数字化背景下教师人事档案管理探析

文·张文杰

教师人事档案能够反映教师的业务能力，还能反映学校的师资水平和办学实力。无论是对教师而言，还是对学校而言，教师人事档案管理工作都非常重要。在数字化背景下，对高中教师人事档案进行数字化管理已成必然趋势。首先，利用数字化技术、信息化技术，能够提高教师人事档案管理效率。与传统的人工操作方式相比，能够减少管理人员的工作量和工作时间，提高人事档案管理的准确性，从而提高其管理效率。其次，在数字化技术的应用下，教师人事档案管理工作会更加规范，可对师资、教职工业绩考核、教师人事信息等进行深度整合，确保教师人事档案信息的完整性和一致性。在传统的教师人事管理工作中，由于涉及到的内容比较繁杂，管理人员在对教师人事档案进行收录和整理时，很容易因为人为因素出现错误。如果所输入的信息已经存在于系统中，系统会自动给出提示，且系统会对所输入信息自动识别、检查，从而避免所输入信息出错。最后，能够对教师人事档案资源进行长期的保存。传统的教师人事档案是以纸质的方式保存的，在翻阅的过程中可能会被撕坏，长期存放还可能腐烂、变质，在保存过程中也可能造成资料的缺失。但数字化管理是将教师人事档案转化为数字信息，既能方便查阅，又能方便长期保存，且不会对信息质量造成不好的影响。由此可见，实现教师人事档案管理的数字化是必然趋势，也是教师人事档案管理发展的需求。

一、数字化背景下教师人事档案管理问题分析

（一）传统档案管理检索方式繁琐不便

在高中教师人事档案管理中，不少学校仍然采用人工、纸质的方式在管理，这不仅会增加档案管理人员的工作量，还会加大信息检索难度。比如，高中学校的教师人事档案一般是分类存放的，需要查找某位教师的档案信息时，首先要找到其所在的类别，在此类中逐个查找。找到教师的档案后，还需要仔细查阅需要的信息，阅完以后还要将其还原，在这个过程中不仅耗时，还可能会造成档案信息的缺失，存放位置的错位等问题。此外，在需要调用教师人事档案时，还要经过层层审批，环节繁琐。如果其中一个环节出现问题，就会使档案资料的调取工作受到影响。

（二）数字化管理技术不成熟

一些高中学校在对教师人事档案进行管理时，已经开始采用信息管理系统，但由于数字化技术不够成熟，导致系统后期的维护工作比较困难。高中教师人事档案管理工作涉及的内容比较多，如教师的基本信息、工作经历、学历和职称、薪酬水平等，而大部分的资料是由教师自己提供的。在教师填写档案的时候，可能有的信息填写不够规范，有的信息填写不全面，而信息系统中设置的模板是统一的，在将教师人事档案信息进行数字化录入时，会因为缺乏足够的技术支持而导致录入信息错误。有些教师的档案中还涉及到图像资料，技术不到位，会影响图像资料的转换质量，从而使教师人事档案的完整性受到影响。另外，教师的档案信息随时都在发生变化，具有动态性特点，这就要求档案管理人员要及时将新的信息更新到系统中。比如，教师的学历和职称都可能在任教期间发生变化，如果管理人员不能及时对系统进行更新维护，就会导致教师的档案信息不准确，从而影响管理效率。

（三）管理人员的专业化水平低

实现高中教师人事档案管理的数字化，要求档案管理人员要具备专业的人事档案管理知识，并能掌握一定的数字化技术和信息化技术，能灵活的运用这些技术对教师人事档案进行管理。但是，从目前的情况来看，许多高中学校的教师人事档案管理人员都不是档案类专业毕业，对各类技术的使用经验比较欠缺。比如，一些高中学校没有安排专门的人员管理教师人事档案，而是由教务科的行政人员或在职教师兼管。这些兼职人员只能对档案进行简单的整理和查阅，或是利用计算机建立Excel表格将档案简单的记录下来进行汇总，而不能对不同档案进行精细化管理，使得高中学校的教师档案管理工作效率低下。

二、数字化背景下教师人事档案管理系统建立的策略

（一）建立专门的教师人事档案管理系统

要实现教师人事档案管理的数字化，首先需要建立专门的教师人事档案管理系统，将原有的纸质档案转化为数字信息录入系统中。在对系统进行建设时，要合理的划分高内聚、低耦合的功能模块，让系统的各个功能模块能够形成一个闭环，成为一个有效的整体，以满足用户的所有需求。比如，在教师人事档案管理系统中可设置多个模块，即用户登录退出模块、档案管理模块、信息查询模块、数据处理模块、数据导入导出模块、打印模块以及系统设置模块。其中的档案管理模块主要负责教师人事档案的新建、编辑、修改和归档等工作，在排序的时候将档案的编号、教师姓名或入职时间等作为排序依据，也可以作为信息检索依据。档案信息查询模块的主要功能是提供查询服务，用户只需要输入教师姓名、职称、档案号、年龄等信息中的一项或多项，就能够查询到所需教师的档案信息。数据处理模块的主要作用是对报表进行编辑，对数据进行统计分析。在报表编辑器子模块中，可以根据系统中设置的模板，将档案信息生成固定格式的报表，还可以导出到本地。而通过数据统计分析子模块则能够根据不同的条件，对教师人事档案信息进行统计，并以图表的方式展现出来。数据导入导出模块则是将员工的信息按照固定的模板整理到Excel表格中，再批量导入到系统中，或者按照一定的查询条件将查询结果导出到Excel表格中。

（二）通过不同的方式促使档案的长期保存

在对教师人事档案进行数字化管理时，要确保教师档案信息能够长期保存。比如，通过硬盘或者光盘保存的教师人事档案信息是有一定的保存期限。所以，要定期对储存介质进行更新，将其复制到新的介质中，以免由于信息储存介质的理化性能发生变化而影响教师人事档案信息质量。同时，由于数字化技术的不断发展，原始的档案信息在新的计算机应用环境下可能无法被识别出来，所以要适时的对原来的数据格式进行转换，以确保信息不会随着技术的更新而无法识别，从而保证教师人事档案信息的完整性和有效性。管理人员在对教师人事档案信息进行管理时，应采用科学的方法，严格按照管理系统的操作流程进行，以促进人事档案管理的规范化。

（三）提升教师人事档案管理人员的素质

要真正实现教师人事档案数字化管理，管理人员发挥着非常关键的作用。所以，学校要加强教师人事档案管理队伍的建设，培养能够满足数字化管理要求的专业人才。比如，招聘档案管理类专业毕业的人员，利用其专业化的档案管理知识对教师人事档案进行管理。加强对档案管理人员的培训，使其掌握一定的数字化技术、信息化技术、网络技术等知识，在培训过程中，要坚持理论知识与技术操作并重的原则，提升其对计算机的操作水平，从而提高教师人事档案管理效率。此外，学校还应制定完善的奖惩制度，提高档案管理人员的责任心和工作积极性。对于在工作中表现突出的人员，可为其提供继续学习的机会，或者给予其一定的物质奖励。而对于工作不负责任、容易出现错误的人员，则要给予一定的惩罚，并对其进行再次培训，且要在核实合格后才能再次上岗工作。要对管理人员的工作过程进行必要的监督和指导，以降低出现错误的概率并能及时纠正已出现的错误，以减少教师人事档案管理工作的失误。

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