关于公证行业无纸化办公的畅想

霍智勇

天津市泰达公证处，天津 300000

一、无纸化办公在公证行业中的可行性分析

无纸化办公是指在不用纸张办公，在无纸化办公环境中进行的一种工作方式，无纸化办公需要硬件、软件与通信网络协力才能达到的办公体验。而具体到公证行业，无纸化办公不仅仅需要硬件、软件与通信网络协力，还需解决由无纸化办公产生的电子签名的法律效力问题。

(一)《中华人民共和国电子签名法》对于电子签名的规定

《中华人民共和国电子签名法》第二条规定了电子签名的定义及相关概念；第三条规定民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文，及不适用的情况。

根据上述法律法规规定，故除了上述规定涉及的公证事项不能通过电子签名办理公证程序外。其他的公证事项从理论上讲，是可以通过电子签名的方式无纸化办理公证程序。

(二)无纸化办公在公证程序中的具体应用

《公证程序规则》将公证程序细化为申请与受理、审查、出具公证书、公证登记和立卷归档等几大程序。公证业务软件的设计原理和运转模式都是可以适用于无纸化办公的。在公证员和公证人员保证自己账号的私密性的前提下，完全可以做到通过公证软件将我们日常工作的每一个步骤无纸化。而且还能将上述每一个步骤都责任到人。

在申请与受理的程序中，《公证程序规则》虽规定申请人应当在申请表上签名或者盖章，不能签名、盖章的由本人捺指印。但完全可以通过无纸化办公的硬件将申请人的电子签名或电子指印，签署在电子化的申请表、谈话笔录、受理通知单上。或者还是签署在纸质上的上述材料然后将该材料、受理过程中当事人提交的其他材料直接通过电子扫描仪器扫描到我们的办公软件或其他载体上。同时办证过程也可以通过录音录像的方式将办证的视频资料留存。通过以上的方式来完成无纸化办公的第一步。

当公证机构的审查人员无论是通过公证软件上传的电子材料的方式还是通过传统的承办公证员将材料送到审查人员面前的方式看到所需要审查的材料时，他都可以通过上述材料判断当事人的人数、身份、申请办理该项公证的资格及相应的权利；当事人的意思表示是否真实；申请公证的文书的内容是否完备，含义是否清晰，签名、印鉴是否齐全；提供的证明材料是否真实、合法、充分；申请公证的事项是否真实、合法。

出具公证书、公证登记程序可以通过将出具的公证书和公证登记簿电子扫描或excel表格化的方式电子化。笔者在此就不做过多地展开。但立卷归档这一程序却是决定着无纸化办公成败的关键，笔者将在下文中着重地讨论这个问题。

二、公证档案电子化归档的相关法律规定

根据《天津市公证档案管理办法》第二条规定了公证档案的定义。从定义上看来，公证档案的定义重点在于记录而不是在于是否采用实物方式记录。

(一)公证档案立卷归档的无纸化办公方式

公证档案立卷归档程序的无纸化办公方式我认为可以分为两种方式，传统归档方式和电子化归档方式并存和仅留存电子化归档。所谓传统归档方式和电子化归档方式并存，就是档案分别通过“纸质+电子”方式保存。这样的好处就是不改变现行归档方式，但是附加的电子归档方式却额外加重了档案工作人员的工作负担。

仅留存电子化归档方式就是将公证程序中形成的公证档案文件直接扫描，然后以电子方式进行单套存档，不需要以“纸质+电子”方式保存，形成公证档案在线归档、保存、移交和利用的长效机制。在各大企事业机关均有电子化归档方式的实践，如浙江省政府办公厅组织、省档案局承办的全省“最多跑一次”事项电子化归档工作。

(二)公证档案立卷归档的相关法律规定

我市公证行业的公证档案的立卷归档要按照《天津市公证档案管理办法》和《中华人民共和国档案法》的规定实行。若电子化归档成为常态，那么《电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)》也将成为电子化归档的重要依据。上述法律法规对于公证档案的归档移交进行了详细的规定，其中很多的相关内容如《天津市公证档案管理办法》第十五条明确的都是传统方式装订、归档。

但相关法律法规却也为日后电子化归档留下了伏笔，如《天津市公证档案管理办法》第七条公证机构要建立科学的公证档案管理制度，制定本单位公证档案收集整理、归档移交、保管利用、鉴定销毁、安全保密及声像、实物和电子文件等档案管理制度和办法。而上级单位对于电子化归档的立法，对于电子化归档、信息化建设都有极强的指导意义。

其实笔者觉得现行的微信中城市服务中的公证服务和涉外公证自助受理机这两种工作模式已经是公证行业无纸化办公的雏形。公证行业的无纸化办公不但能为社会减少纸张的浪费，还提倡了环保办公的理念，也预示着现代科技时代的来临，将有助于高效办公。但“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”，公证行业的无纸化办公毕竟还仅仅是一个概念，在很多的方面都需要完善、改进和立法的推动。但“念念不忘，必有回响”，只有敢于创新并付诸于行动，梦想才可能一步步实现。