企业合同全流程管理

文/中兴财务云

传统的合同管理模式已严重制约了合同管理工作向纵深发展，给企业管理工作带来了诸多难题。因此，借助网络信息技术，构建合同管理系统，加强合同的动态控制管理、提高履约率已成为企业合同管理工作发展的当务之急。

企业合同管理是企业为规范合同涉及的各项事务，结合合同法律理论与企业经营流程，对企业合同进行的有计划的组织、领导与控制的活动。企业合同管理目标包括防范合同风险、规范合同管理、维护合法权益、力争公司利益最大化。合同管理是落实企业风险管理和内部控制的一项核心管理业务，但传统的合同管理模式主要依靠手工和纸质工具，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致合同管理效率不高。具体表现在如下方面：

文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，但在不同的人员想阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。

进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通Word/Excel管理已很难满足公司发展需要，并且想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据与合同进度密切相关，同样存在障碍。

信息汇总困难：采用手工或Word/Excel管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集不能及时，汇总工作需要耗费大量时间。

缺少预警机制：手工合同管理模式缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划、掌控现金流。

由此可见，传统的合同管理模式已严重制约了合同管理工作向纵深发展，给企业管理工作带来了诸多难题。因此，对合同事务加强管理和监督，借助网络信息技术，构建合同管理系统，加强合同的动态控制管理、提高履约率已成为企业合同管理工作发展的当务之急。

合同管理系统包括采购合同系统和销售合同系统，分别满足公司从采购到付款以及从订单到收款的全流程管理，在整个财务系统中处于核算层的财务运营系统部分。作为财务前端扩展系统的一部分，合同管理系统可与对应的发票管理系统进行对接，实现合同信息到票据信息到财务报账信息的无缝传递。如图1所示。

在合同管理系统闭环式的管理模式支持下，通过系统内嵌的合同管理流程、标准合同条款和范本管理、合同执行监控、结构化的合同数据管理、合同付款资金需求预测，可以有效规避合同管理风险，提升公司管控能力和工作效率。

合同管理系统流程

合同管理系统支持合同文本起草、审批、登记、归档、废止等一系列的管理活动，系统目标是通过基于合同条款与合同模板等信息组织方式实现合同的快速起草，降低合同编制对于业务部门人员能力的要求，同时完成合同文本全周期的管理、控制。如图2所示。

（1）合同起草。负责合同编制的合同起草人员，在合同管理系统中可直接进行合同起草编制；对于非合同编制主体的单位，业务人员可将获取的合同初稿在系统中进行报审。

（2）合同审签。进入合同审签阶段后，提交的合同会分别推送至系统预设的合同承办部门相关人员处，相关业务人员负责在系统中对提交报审的合同进行审核、审批管理。

（3）合同审核与登记。合同在系统中完成审签后，合同管理人员需对合同关键信息再次进行核对，核对无误后在系统中完成合同登记，并通过系统通知合同起草人员下载、打印合同文本，并加盖公司合同专用印鉴。

图2 合同管理系统流程示意图

（4）合同备案。对于已经完成审核登记、加盖合同印鉴后，合同起草人需要在系统中提交合同至相关审签单位做电子备案或系统外原件备案。需要注意的是，对于合同审批登记后但未执行前，经合同双方商议可对合同中的条款进行变更，但是修订后的合同需要重新走审签、审核与登记和备案流程。

（5）合同执行。在合同管理系统中，业务人员根据合同实际执行情况进行系统配置信息和财务信息的执行，跟踪信息更新。配置信息包括到货、初验、终验、转资，财务信息包括预付款、到货款、初终验款、罚款等税费计算等。对于过有效期或其他原因导致无法执行的合同，需要在系统中进行合同失效处理。

（6）合同归档。对于已经失效或已完成执行的合同，需要在合同管理系统中进行合同归档处理。合同发起人检查合同执行情况和状态，并及时关闭合同，同时提交补充原始凭证进行合同线上和实物的归档操作

合同管理系统功能介绍

合同管理系统一般包括合同标准管理、合同流转管理、查询与统计管理和合同配置管理四项功能，具体功能部署如图3所示。

（1）合同标准管理。合同标准管理主要是通过对合同条款、模板以及变更等统一化、标准化的管理，实现全集团范围内的法律、财务条款与经验资源共享，同时通过标准化管理降低企业范围内法律、财务、业务层面的风险，降低对合同管理人员的技能要求，从整体上提高合同管理的质量与效率。

条款模板管理是指对构成合同的最小单位即“标准合同条款”和不同类型的合同模板管理，其业务要素包括条款说明、编号编码、类型、有/失效日期、所有者、状态记录等。系统支持根据不同的条款和模板设置不同类型业务的合同范本，以使业务人员能够快速起草标准化的合同文本。合规性管理指对于合同管理过程中需要遵守、遵循条款的定义与处理，其业务要素包括合规性信息、信息使用时间、使用方式、提醒方式等。对于合同管理系统中指定的控制点，当用户存在不合规操作时，系统可给出提示信息。政策法规管理指对于与合同编制、管理相关的政策法规、法律条文、企业规范、企业标准、标准技术文件、规章制度、记录约束等方面材料的集中化管理。标准变更管理指对于已经发布在用的标准条款或模板进行变更申请、变更受理、变更审批和变更处理等一系列动作。系统中所有的变更申请均在电子审批流中进行审批并记录审批意见，审批通过后，标准条款或模板将重新发布。版本发布管理指对标准合同条款和模板进行版本变化的跟踪记录，对于新版本提供单项或批量发布机制。

（2）合同流转管理。合同流转管理主要指合同信息在合同管理系统中按照既定的企业各类合同管理流程在各相关人员处进行电子流转的过程，其功能包括合同文本管理、合同变更管理、合同执行管理、合同预算管理、纠纷与处理管理。

图3 合同管理系统功能框架图

合同文本管理是指合同管理系统对合同文本起草、审批、登记、归档、废止等一系列的管理活动。合同文本根据系统既定的路径，可被系统自动推送至相关业务人员进行处理，其处理的结果状态均会在系统中实时显示。合同变更管理指对于合同执行过程中发送的合同条款变更、合同管理解除、合同关联信息调整等情况的处理。合同变更申请、审批情况一般可被自动跟踪记录，并对超时处理进行提醒，合同变更申请单统一编号，按照顺序自动生成。合同执行管理支持基于对各类合同约定经济事项的合同执行情况的管理，如从合同视角的关键字对于合同在指定周期内所发生的所有合同执行计划与实际支付、收入信息的查询。合同预算管理指从预算科目等关键字维度对相关合同执行情况进行控制的功能，如企业仅能在某项业务的预算范围内签订合同，超出预算则无法签批通过。纠纷与处理管理指在合同管理系统中对合同执行处理过程中出现的违约情况进行事项记录、管理，如对于违约申请单的报审及自动根据合同关键条款计算违约金额度，合同执行后货品接收或工作验收，执行过程中存在的遗留问题进行管理跟踪等。

（3）查询与统计管理。查询与统计管理主要包括合同信息查询、统计报表管理、专题分析管理三个子功能点。

合同信息查询包括对采购类、销售类、项目类、服务类、权益类等各类合同信息的查询，系统可支持合同的定制、在线查询，即根据合同关键字段等条件定制查询对应信息。在查询信息展示层面，系统可支持列表、明细信息、数据分层展示、信息导出等多种方式，并按照访问权限进行数据内部控制。当合同管理系统与其他系统进行对接时，其合同信息还可被其他业务系统调用。统计报表管理指对于合同相关数据形成年、月、季、旬、周、日等不同分类的统计报表。系统可按照合同编号、金额、产生/结束日期、类别分项、状态信息、经办人员等条件自动或人工提交请求生成报表。系统支持基于业务单元的分类报表汇总生成上报类报表，以主表、从表、明细表等多种方式进行报表展示。专题分析管理指根据合同管理系统内置的管理功能对各类合同信息进行专题分析，具体可包括资产资本化分析、预算执行分析、合同执行分析、合同考核分析等。系统可支持合同专题KPI指标数据（如处理及时率、合同执行完成率、合同问题率等）的定期生成，并对其进行趋势、同比、环比的分析，对KPI指标使用情况、频次等信息进行记录、统计。

（4）合同配置管理。合同配置管理主要指合同管理系统后台中流程与系统的系统配置功能，具体包括工作流管理、系统数据管理、系统监控管理三个子功能。

工作流管理指在合同管理系统后台中，对合同审核审批、变更等业务涉及的流程定义，系统一般支持流程发起、流程节点（部门、人员）、触发机制的设置，支持基于不同阀值的流程跳转、选择性处理，例如：合同金额大于100万则自动流转至副总及以上领导审批。系统数据管理指对合同管理系统后台各类系统数据的统一管理，包括合同系统自身运作所需的参数（如部门信息、基础编码、生效机制等）管理、系统使用的权限管理、系统数据库管理。系统监控管理包括待办事项提醒、合同执行监控、日志管理，针对待办事项提醒，系统可对预订活动的跟踪、统计进行自动提醒；针对合同执行监控，系统支持对预设的关键合同执行情况达到阀值后的汇总、自动提示机制，从而对关键合同执行情况跟踪管理；针对日志管理，系统支持系统操作、系统运行的日志记录。

合同管理系统信息对接管理

合同管理系统可与其他外部系统集成，即与前端采购或销售管理系统对接，实现合同订单信息的同步从而自动生成关键合同信息；与预算管理系统对接，实现合同预算的自动控制；与网上报账信息对接，实现合同信息的调用及自动报账；与其他业务系统对接，可在业务系统中实现合同的实时调用及查询。如图4所示。

合同管理系统一般与采购或销售管理系统在采购订单（Purchase Order, PO）或销售订单（Sales Order, SO）申请、采购订单或销售订单生成、应付账款（Accounts Payable, AP）或应收账款（Accounts Receivable, AR）三个点存在接口关系。如图5所示。

图 4 合同管理系统框架对接展示图

图 5 与采购或销售管理系统接口关系图

图 6 与网上报账系统接口关系图

合同管理系统与网上报账系统对接，合同管理系统将合同相关的基础信息、应收、应付信息同步至网上报账系统；网上报账系统将后续合同结算信息回写至合同管理系统中更改合同结算状态，从而实现根据合同不同结算时间点的支付关联功能。如图6所示。

预算管理系统将各类业务的基本预算信息，如预算编码、预算事项、预算额度，实时同步至合同管理系统，从而实现无预算额度，无法审批通过合同甚至无法起草合同的控制。合同管理系统可将其合同条款量化成财务数据，同步至预算管理系统中与合同预算形成自动对比分析，从而实现合同条款风险量化的管理功能。

合同管理系统实施意义

通过合同管理系统的建设，实现企业合同从签约授权、录入登记、审批、签订、履约、查询、统计到监控执行全流程的管理与控制模式，实现企业合同“统一授权、归口把关、分工负责”的规范化管理目标，逐步由传统的手工书写合同管理模式转变为网络化、流程化、信息化的管理模式。合同管理系统的实施给企业可带来巨大的意义：

（1）规范基础数据管理。合同管理系统采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状。同时，系统提供自定义字段功能，可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。

（2）提高管理效率。合同管理系统避免了手工管理合同的出现，利用审批流管理，可以方便、快捷地处理企业管理事务；预警平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务；报表管理的灵活定义，为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。

（3）项目合同收益一目了然。通过合同和项目管理整合，以合同为主线，可以查看合同项目的整体收入、成本及毛利，从而加强对项目事前和事中的业务把控。

（4）合同执行有效规范。完整的按照合同执行控制的流程，在合同建立、执行时都可以对合同的单价、数量、金额进行二维控制（既可控制合同建立时的录入点，又可控制合同结算时幅度），保证了合同的规范性和有效性，实现了内部业务的有效控制。

（5）资金支付更加合理。可以按照合同的收付款计划提供合同收付款建议，编制合同对应的收付款预期表，显示合同的未付/收金额和下次计划付/收款时间，可以更加合理地安排资金。