基于现代人力资源管理视角的人事档案管理工作

邱银燕

摘 要： 人力资源是高校资源中的重要内容之一。目前，随着我国社会经济的发展，我国各高校已经建立起一套适应现代社会经济发展的人力资源管理方式。但是大多数高校的人事档案管理工作还处于探索阶段，存在着许多问题，无法对高校综合发展和我国社会进步提供有利帮助。在新的市场经济的刺激下，人力资源管理无论是对社会，还是对各大学校的影响，都是毋庸置疑的。在本文中，我们从人力资源管理视角出发，对我国高校目前存在的人事档案管理工作存在的问题进行分析，并提出相应措施。

关键词：人力资源；人事档案；问题；措施

无论什么时代，科学技术都是第一生产力，而技术的提升与发展都需要人类的智慧来促进，现代社会经济发展越来越快，尤其是在知识经济迅猛发展的时代，在我国的各地高校中，人力资源逐渐成为各学校努力竞争努力发展的核心资源。

在这种社会环境下，各大学校都需要科学合理地对人力资源进行管理，从而提高教职工的工作热情，促进高校的进一步发展。因此，充分并且深入地对现在社会中人事档案管理中存在的问题进行分析并提出有效解决策略，已经成为高校人力资源管理部门首要解决问题。

现代人力资源管理的概念

现代人力资源管理主要指的是现代社会发展的过程中，人们通过运用各种科学的现代化方法，对人力（与一定的物力相结合）进行统一的组织、培训以及调配，并对其思想、行为以及心理等方面进行适当的诱导和协调，使其能够充分地发挥自身的主观能动性来为高校和社会服务的过程[1]。我们也可以这样理解，只有做好了人事管理工作，才能真正地体现出人力资源管理的价值和作用，才能使每个人各尽其才，推进高校的进步。

现代人力资源管理视角下认识档案管理工作中所存在的问题

档案开发程度低

目前，我国高校人事管理中存在的首要问题是档案的开发程度较低。就目前情况来看，大多数高校的人事档案管理工作者并没有完全利用好每位员工的人事档案，最大的问题就是有着重藏轻用的传统思想。把应聘人员的完整资料归档整理好后，就不在参考翻阅。并没有很好地用来进行人才选拔和岗位培训，因而失去人事管理的意义。

档案材料不够完备和规范

我国高校人事档案管理存在的另一重要问题就是档案材料不够完备和规范。在许多人事管理工作中，档案的真实性和规范性都存在着很大的问题。例如许多人的档案内容雷同，过于模式化，相似性過高，甚至有抄袭造假的嫌疑，且材料过于分散影响阅读。另外，许多的人事档案中，材料的内容大多为一些政治历史材料，真正涉及相关专业的业绩以及特长等方面的资料较少，很大一部分鉴定考核成绩的资料中，自我赞扬的术语占据大多数，还有很大一部分内容也是几乎雷同的希望之词[2]。

人事档案管理水平较低

目前我国人事档案整体管理水平较低。目前我国高校主要将人事档案交由人事劳动部门进行管理，并没有聘用专业的档案管理者对其进行统计和考究。这样的情况使得相当一部分人事资料在很长的一段时间内没有得到合理的统计和分配。再加上有些高校的档案管理部门设备相对简陋，在收集资料的过程中未能对档案的完整性和真实性进行鉴定，许多材料一旦被搁置，其真实性也就无人能知了。还有一个严重的安全隐患，就是非专业的外来人员对档案的整理过程，使得档案可能存在凌乱无序以及泄密等问题，最终可能会使人事档案管理的整体水平降低。

现代人事档案管理工作高效开展策略

促进人事档案管理的现代化进程

随着我国社会主义经济的高速发展，高校经济化建设也不断加重，应聘人员的结构也在不断向多样化的方向发展。在这样的背景下，传统的手工人事档案记录、简陋的人事设备已经完全不能满足当代高校的人事需求，传统的纸质媒介不仅增加了保管难度，而且在查找提取分析等方面，也都存在着极大的困难，严重降低了对这些资料的利用效率，并影响了员工前程发展以及学校的运作。所以，人事档案管理者也必须加快更新当下的人事档案管理系统，促进档案管理的现代化进程，以提高整体的工作效率。具体采取的措施为： 将人事档案进行信息化管理，将传统的纸质媒介转化为网络媒介，采用各种各样的方法，利用计算机技术将现代化手段充分应用到教学工作当中去，不但节省资料存储空间，而且可以实现信息的快速收集、查询、传递，还提高了高校对各种资料的利用效率和使用准确率。

建立科学的人事档案分类系统

如今各学校对档案内容的要求越来越高，要求最大限度地充实人事档案，以便于学校对各位教职员工有更加具体的了解。因此，在进行人事档案管理收集信息时，要能够实时更新补充，以保证内容的有效性。这项工作也能够体现出人事档案管理者的整体思想高度以及政治态度，同时也能体现出工作人员的工作能力以及学识兴趣。当然，建立档案分类系统，也要具体考虑信息的定量与定性，以使得信息得到最大化地利用并提高其应用价值。

加强对人事档案工作团队的建设

在科教兴国的政策下，知识经济发展越来越快，人力资源管理的信息化与现代化已成为一种必然趋势。然而我国目前大多数高校的人事管理工作中都存在着一定的问题，其中最重要的一项就是人事档案的管理工作者，其整体的职业操守和管理素质不高。面对这一问题，档案管理部门应该尽快加强对人事档案工作团队的建设，尽量提高整体工作人员综合素质和工作能力。这样，才能保证高校档案管理现代化的稳定发展。要做到这一点，首先我们要从以下方面入手：积极引进高素质、高能力的综合性新型人才，以改善整个团队的工作能力；其次，也应该注意岗后培训，在员工入职后，定期对工作人员进行文化知识和专业技能的教育和考核，并在此方面加大投资力度，不断增强其整体的合作与服务意识，使其能够适应新的工作要求。

完善人事档案管理制度

在现代人力资源管理系统不断发展和完善的背景下，相关的人事档案管理工作者也要不断地完善自身的档案管理制度[3]。具体的措施有：紧跟时代潮流，对于不太适应目前社会经济发展以及高校发展的制度，应该立即进行改革，在进行资料收集时，速度要快，资料要齐全，以保证档案的收集价值，也为后面的使用提供了准确性和规范性。同时，在完成档案管理的相关工作时，要秉承着科学严谨的工作态度，根据相关的制度，对人事档案管理部门的工作人员进行严格的整体素质的培训，使得其在工作中能够充分发挥积极作用。当然，也可以制定适当的奖惩机制，对人事档案工作做好相关安全保密工作。

结语

综上所述，在社会主义经济快速发展的当代社会，人力资源逐渐成为各大高校关注的焦点。人事档案不仅是我国人才主要信息来源，同时在社会公共信息中占有重大比列。其通过社会人际网，对各类人才进行分类，成为国家或高校选拔人才的重要方法之一。在高校竞争如此激烈的今天，人事档案管理者更应该转变观念，采取有效措施，促进档案管理的现代化发展，从而进一步促进高校经济的发展。

（作者单位：福建中医药大学）

【参考文献】

[1]严春芳.基于现代人力资源管理视角的人事档案管理工作[J].物流工程与管理，2014（02）.

[2]王海唐.浅议现代人力资源管理视角下人事档案管理的变革趋势[J].机电兵船档案，2015（04）.

[3]熊雪莲.浅议基于现代人力资源管理视角的人事档案管理变革趋势[J].中国管理信息化，2016，19（14）.