高校系部办公室的作用和发展趋势

毕艳茹

[摘要]系部办公室是基层管理系统的衔接环节，对高校教学管理具有协调、组织、调查、监督、决策参谋等作用。随着高校教育改革的深化及普及，系部办公室难以避免的需要结合高校教育改革的发展趋势而自改、优化。文中重点探讨高校系部办公室在信息时代的发展趋势及改革路径，以此来反思系部办公室改革中存在的问题。

[关键词]高校系部；办公室；信息化

系部办公室是高校教学科研服务得以有效执行的基层机构及之一，其具有联系内外、协调、传递信息、沟通系领导和教研室等作用，属于系统化的办公机构。作为高校一现对外窗口，系部办公室在为各个部门提供服务和帮助的过程中需要与高校教学改革同步发展。近些年来二级管理制度在高校教改中的深入应用为系部办公室工作提出了新的挑战。也正因为如此，在当前形式下研究和探讨高校系部办公室的作用及发展趋势，才更具有价值及实践指导作用。

一、诱发系部办公室工作整改的因素

（一）基于教学改革的压力

高校内部结构关系伴随高校教育改革的不断发展和推进而日渐出现新的变化。如高校内部部门分工更为细致，权责分配更为明晰等。与此同时，高校教育投资和办学体制的调整和变化，如招生就业规模的日渐扩大和后勤社会化等，又进一步为高校系办公室工作带来了新的挑战。以此为基础，当前高校系办公室需要强化与后勤不同部门之间的联系与沟通，以保障现有各项规章制度的顺利实施，比如为保障学生用餐秩序、食物营养和用餐卫生等，系部办公室需要强化与餐厅管理人员的沟通与交流，为强化宿舍管理，办公室需要和宿舍管理人员协调学生的作息纪律与时间等。另一层面，系办公室为提升教学管理成效，还需要加强与生生、师生之间的沟通，并协调生生、师生之间的关系。以上各项要求势必为系部办公室工作增加了新内容，尤其是在招生规模日渐扩大的前提下，系办公室的工作压力日渐增大。

（二）基于高校扩招力度加大的挑战

经济的高速发展及社会对人才需求的多样化调整，进一步促进了高校的扩招及教学目标的转移。在精英式教学向大众式教学的方向转化的过程中，地方经济发展要求下的地方高校在需要保障教育公平性的同时，还需要为促动地方经济的可持续发展提供专业辅助。系办公室作为高校教学科研服务的基层机构，高校一线对外窗口，必须要承擔起以上各项权责变化所带来的压力和挑战。需要注意的是，高校扩招力度日渐加大的前提下，一些比较具有统一性的问题，比如高校因大规模的扩招，而降低了招收门槛，相应的招收进来的学生有可能存在整体素质偏低的问题。拟保障原有教学竞争实力，高校就需要调整授课方式，那么相应的系办公室在协调生生、师生之间的关系，辅助高校大学生就业和提升学习成效等层面的工作要求势必又被复杂化。

二、高校系部办公室管理工作的整改方式及途径

（一）以合作为基，协调人员比率明确岗位职责分配

以高校办学规模、结构、形式、层次变化特征和实际情况为先导，以科学化、系统化为改革方向，高校系办公室需要在明确自身所存在的问题以及自选的工作整改要求等的前提下，逐步强化系办公室人员团队的协作观念和整体意识，充分发挥自身优势，结合实际情况调整人员分工和工作侧重点。由于高校系办公室工作具有整体性、鲜明性、系统性的特征，每项工作和每个环节都对高校管理工作具有无可预估的影响。因此调整和优化高校系办公室的管理工作，并提升系办公室工作效率就需要将所有工作人员的工作内容，纳入到统一性的工作体系里，另一方面，合理设置岗位及岗位要求，协调人员比例，明确工作职责，保障工作公平性，进而最大限度地激发工作人员积极性和创造性，降低工作强度不均、职责不明、互相推诿等问题出现的可能性。

由于我国高校系办公室的工作人员数量较少，但是工作量较大，事情繁琐，无边界性的工作内容较多，因此建议从提升系办公室工作人员的团队协作能力入手，增强工作人员团队的协作意识和团队精神，使之均具备互补能力，做到工作分工，但可以相互协助，以便保证工作人员可以协调互助的共同完成遗留工作，最大限度的提升工作整体执行效果。

（二）培养主动意识，提升工作人员综合素质

基于高校系办公室的特殊地位和作用，在以本系部科研工作和教学工作作为服务核心的前提下，为保障最大化满足领导和学生的服务要求，高校系办公室的工作人员必须具有积极主动的服务意识，能主动承担起高校系办公室任务。比如以积极主动的走访学生课堂和宿舍，到教学一线调查，亲自监督各项政策、制度、决议的执行，随时总结工作进度和工作情况，以书面的方式呈送给领导，以便为领导提供具有及时性、真实性的决策依据。

琐碎的院系工作要求高校系办公室的工作人员必须果断干练、办事严谨。高校系办公室的工作人员日常面对的服务人群大都为本院系的教师和学生，除常态工作之外，也有可能遇到突发事件。如何快速高效的应对和解决此类事件，势必以高校系办公室的工作人员工作素养、办事风格、工作经验及创新意识等为前提。尤其是处理琐碎数据信息的工作中，高校系办公室的工作人员更需要保持认真严谨的态度。比如在一些报表的制定中，高校系办公室的工作人员必须为尽量降低错误出现的几率而反复核查。再比如一些总结和报告的措辞用于，高校系办公室的工作人员必须要反复思考，保持语言严谨性和恰当妥帖。

在日常工作中，高校系办公室的工作人员需要主动考虑工作发展方向及学生和领导需求，认真观察、勤动手、动嘴、动脑，努力为学生的实际需求提供多样化解决方案及建议。比如节日前夕，高校系办公室的工作人员需要为学生申请节日活动场地，考试前夕为学生申请安静的学习环境，就业前夕联合企业争取合作，为学生设立校园招聘会，提升其就业机会等。诸如以上的工作内容仅为高校系办公室的工作人员琐碎而复杂的日常事务的一小部分，但是以培养高校系办公室的工作人员积极主动服务意识为先导，以提升高校系办公室的工作人员工作效率为辅助，通过培训等手段来提升高校系办公室的工作人员综合素质，却是高校系办公室面对各方面当前挑战的重要之选。endprint

（三）凸显激励引导作用，引导工作人员自我学习

提升高校系办公室的工作人员工作服务意识、综合素质和专业工作能力的同时，还需要使用各类激励政策来督促高校系办公室的工作人员继续学习，不断完善自身能力。高校系办公室的工作人员日常工作中难免需要与教师和学生打交道，尤其是需要协调生生、师生关系的要求下，更需要提升自身语言表达能力。因此，建议高校系办公室为工作人员提供各类讲座、培训，使之了解并明确自身工作领域中最新的方法手段和工作方向。

除竞争上岗和绩效考核可作为高校系办公室的工作人员工作积极性提升和自主学习意识培养的辅助措施外，必要的精神奖励和物质奖励也可按照高校系办公室的工作人员团队的建设和完善而阶段性的提供。比如院系工作总结大会上的口头表彰，为高校系办公室的工作人员量身打造职业生涯发展计划，为培养高校系办公室的工作人员信息技术的操作能力，而邀请计算机技术教师为高校系办公室的工作人员普及计算机应用技术的应用方式及方法，为高校系办公室信息软件更新，提供操作方式的讲解等。

高校系办公室的工作人员的自学能力培养，同样需要高校为之提供机会和奖励。尽管与其他专业的教师相比，高校系办公室的工作人员的工作更为琐碎，但是从其工作专业性层面而言，依然是需要自我学习来提升自身专业技能的。比如需要提升自身的做报表、总结、报告的能力，需要提升自身语言表达能力和知识储备量等。诸如此类的要求，均是需要高校系办公室的工作人员自行翻阅书籍来学习和努力的。

三、二级管理要求下高校系部办公室管理工作的发展趋向

（一）以教研特色模式构建为导向的决策权力应用趋向

提升系部二级管理的成效和效率，可从强化系部教学的决策权力人手，但是具體操作过程中需要以为系部一级管理层提供更多教育权力为前提。下方西部教学权力，以便于二级管理系统中工作人员可充分发挥自身的主观能动性。受到专业化技术要求和管理手段的影响，系部一层研究教学问题更有利于充分发挥系部的教学特色，对提升系部应有的教学成效具有良好的辅助作用。伴随系部权力下方，以权力客体作为权力主体转化基础的系部自我优化，有可能因此而提升自身的主观能动性。然而对于权力客体而言，其惯性接受指令的思维需要通过强化其权力应用能力而进行优化，只有有效提升系部管理能力，才能最大化发挥出二级管理优势。

（二）以系部教学管理质量提升为导向的管理考核趋向

系部办公室的工作内容中包含辅助系部教学管理工作。后者的有效运作是前者得以生存和持续发展的客观前提。强化系部教学管理监控，可问权力下放到一级层面，并推行教学考核挂了制度，并强化对系部权力应用的监控，这需要成为高校内部管理体系改革的基本途径，并以此来保障系部权力可有效应用。强化系部权力监控可从三个层面入手，其一为强化系部行政监管及财务审计，其二是强化系部教学监管，并为教学成绩的提升提供具有必要性的考核制度，在辅助教学效率提升的前提下，逐步推行考核方案。其三是着手系部管理信息的透明化、公开化处理，以便强化对系部一层权力的监管及随时观察系部办公室工作优化改革的成果、进程是否符合其工作内容调整、定岗定薪的筹划。目前高校管理层在辅助系部管理的要求下需要从宏观层面做好调控工作，比如综合协调并整合不同系部的教学资源，最大化提升资源利用率，为管理优秀的系部制定奖励制度，结合实际情况调整并处理工作成绩不明显的系部架构及工作，从根本上提升系部一层管理成效。

（三）以信息化建设为佐推动系部办公室与教学管理的融合发展

推进系部办公室的绩效考核和人才培养策略是强化系部办公室工作成效提升的首要环节。在信息化管理的要求下，以高校系部办公室的可持续性发展战略的执行为先导，建议针对系部教学管理要求进行对应的人才培养，并以此作为高校系部二级管理工作得以实施的前提。

因此，建议高校定期培训系部管理人员，提升其教学管理能力，提升整个工作团队教学管理水平。在必要的奖惩机制的作用下，为能力突出的工作人员提供一定的奖励，也可以考虑将工作能力强的优秀教师吸纳成为系部教学管理骨干团队中的成员。在信息化建设的大背景下，系部办公室的基础建设与软件配套升级可同步进行。加大信息化基础设施建设力度，保障高校系部二级管理工作中系部办公室可以继续沿用现代化信息技术手段着手管理。继而使高校系部办公室与系部二级管理工作得以有效融合起来，并借助现代化信息技术手段来辅助两者搭建信息化管理平台，不仅可以有效监管系部办公室工作和高校系部管理工作成效及进程，还可以及时处理系部办公室与系部管理融合过程中存在的各类问题。endprint