印刷设备企业存货管理的门道

赵艳丰

在我国印刷机械行业的公司报表中，存货占有相当大的比重（大概占流动资产的50%以上），对于以生产制造为主营业务的印刷设备企业来说，存货的重要性毋庸置疑。储备一定量的存货能使生产得到正常有序的进行，能为企业的销售提供较大的机动灵活性。但是过量的存货又会在流动资金中占用比重大，增加企业的生产成本和管理费用，降低利润率，制约企业进一步发展。本文以H公司为案例，来谈谈印刷设备企业存货管理的门道，指出其中的问题并提出改进方案，希望给业内人士带来启示。

存货管理的问题汇总

1.存货采购环节的问题

H印刷设备有限公司是一家专注于全自动丝印机研发生产的民营企业，虽然成立时间并不长，但是凭借良好的广告效应，在业内已经小有名气。H公司与供应商的采购多以短期合作为主，在国内还没有形成稳定的供应商，也没有建立一个完善的资料库对供应商的企业规模、产业结构、客户群、业绩评价、生产能力、业务水平、质量系统等信息进行分类统计，缺乏对同类型的供应商进行优劣对比，所以难以选出最适合维持长期合作的供应商。

另外，H公司在挑选合作供应商时，更注重他们上报的最终价格，如果供应商愿意接受较低的订购价或者许诺提供相应的价格折扣，那么公司与之签订供货合同的可能性将大大提高。H公司管理层往往忽视对供应商的业绩评价，忽视其业务结构是否完善、生产能力是否与之销售目标相协调，忽视供应商的质量、售后服务系统是否齐全。而正是因为这些因素通通欠考虑，H公司就经常会碰到供应商交付的产品出现质量不合格，或交付时间存在滞后性等问题，这会大大制约企业的正常生产经营，造成重复采购，增加存货成本。

2.存货入库环节的问题

①存货的复核工作不到位

在H公司的物料采购、验收入库的工作过程中，有极大可能出现订单上和购货发票上的存货单价不一致的情况。在此环节中，仓储员理应核对存货采购的单价、数量、金额与发票上记载是否一致，但实际操作中，仓储员往往忘记核对存货单价是否与发票上的一致。若订单单价的输入有误并未能及时发现，导致发票结算不及时，则会形成暂估价，暂估价占比越大就会导致后期的变更数量越多、金额越大。这种复核工作的不到位，极大增加了相关部门的工作量。

另一方面，H公司的产品投诉率偏高，2017上半年就高达10起，较高的产品投诉率揭示了存货质检复核工作的不到位。质量纠纷案的不断发生，让H公司的管理层伤透脑筋，比如客户投诉新购得的丝印机设备在正常运行中存在异响的情况，经多次咨詢后，问题却仍未得到解决，这给企业带来了严重的信誉危机。随着大批潜在客户的损失，将不利于企业存货的销售、降低存货的周转率。所以，是否注重产品的质检复核工作，关系着印刷设备企业的信誉。

②存货入库不及时

仓储部在例行存货盘点时，存在当天有废弃的物料在作业区却未按期交付的情况，进行询问，工作人员解释为等待第二天再收库，如此就加大了盘点的工作量，增加了人工成本。可见H公司在入库管理方面存在很大的漏洞，入库管理的不及时毫无疑问会加大存货的保管安全风险，加大存货盘查的难度。

③存货验收分工不明

在H公司内部审计过程中，存在采购员与验收员包揽对方工作的情形，职责分工不明。在实际访问中发现，因为验收员家庭住址距工厂较远，相当一部分货物是晚上到达，基于平时建立起的友好亲密关系，验收员就会“拜托”采购员代为验收，采购物资经采购员自己验收即可入库。采购人员既参与采购又负责验收，未做到权责分离，极容易出现采购员以权谋私、质量作假的风险。

3.存货仓储环节的问题

H公司并没有类似WMS之类的仓储管理系统，仓库的管理都是凭老员工的经验，新员工需要3～6个月才能完全熟悉仓库的存货情况，所以整个仓库的运营效率特别低，经常找不到生产材料和相关机械零件。

作为一家设备生产企业，H公司储货仓库多为普通通风式仓库，存货摆放方式多为就地堆垛式。仓库里有些材料是极易生锈的，尤其是在雨水丰富、湿度较高的春季、夏季，靠墙放置的物料和工量刃具都有一定的生锈迹象。所以在空气湿度较大的季节特别需要注意存货防潮，以防生锈。笔者实地考察还发现，有部分货物的包装纸盒易受潮、软化，不能承力导致货物倒塌的情况时有发生。与此同时，在公司生产的高峰阶段，管理员基本要隔很久才会进行盘点清查，这样存货自然不能得到很好的监管，存在着产品性能和质量方面的隐患。

另一方面，H公司的员工年流失率高达30%，每年有接近1/3的人员离职，这是令人不能接受的，在没有仓储信息系统的支持下，大量的新员工需要长达数月的时间进行熟悉，且在熟悉的期间内很多人因为无法适应高压的工作，往往又选择离职，整体仓储作业一直处于恶性循环中，致使存货量居高不下。

4.存货出库环节的问题

①忽略市场风险

H公司常常由于忽略市场风险导致销售预测偏差，作出错误地投资决策，导致企业运营受影响，存货量也由于销售预测的偏差而一直处于高位。印刷机械行业属于比较成熟的行业，各大规模的生产企业不计其数，客户的选择对象很多，因而他们会对同类型产品比质比价，以期花最少的钱得到最大的收益。因此，H公司必须敏锐地把控市场需求，作出精准的需求预测，设计生产出符合客户要求的产品，否则容易出现存货囤积。

②缺乏对客户资源的整合利用

随着H公司规模的扩大，客户和供应商也随之增多，有来自国内的，也有来自国外的，同一客户还有可能是原材料的供应商，这些情况都会导致客户和供应商的关系管理混乱。

H公司并未对客户资料，比如客户的消费习惯、销售市场、资本能力等进行分类归纳，缺乏整合利用的意识。若不能对这些资源进行有效管理，就很难设计出满足客户需求的产品，由于产品卖不动而导致呆滞存货的大量累积，势必占用企业资源。endprint

存货管理的改进方案

1.存货采购环节的改进方案

合格供应商的选择是企业存货管理的基础，笔者建议H公司对收集的供应商信息进行全面整合，具体包括供货的验收合格率、价格、生产能力和技术、信誉、服务质量、准时交货率等因素，以确定候选合格供应商，并且运用科学的指标体系，评选出最优供应商（如表1）。

H公司应与评级优选出来的供应商建立长期稳定的合作关系，签订长期供货协议。这样做不仅有利于采购的及时性，避免缺货成本的产生，保证生产的正常有序进行，而且便于协商议价，获取更低的采购价格，降低存货成本。

2.存货入库环节的改进方案

①加强存货入库复核工作

对于的订单存货单价与结算发票不一致的问题，多是由于仓储员的人为因素造成的，建议H公司加强对仓储员的培训力度，并且加大监督力度，强化仓储员对订单单价的关注度，并监督其执行，减少结算价格与暂估价相悖离事件的发生概率。

②监督废物料的及时入库

对于废物料滞留生产车间的问题，H公司应加强对废料的管理，要求废料每日需按时上交，坚决杜绝当日废料留待次日处理的情况发生，把责任落实到每一个车间主任的头上，并加入其月底绩效考核中。管理部门也要采取加强巡视车间的办法，随时掌握生产车间滞留物料的情况。

③存货管理制度的执行

依靠高层管理者的监督力度和管理态度，H公司若能执行严格的权责分离，将会大大减少员工之间串通舞弊的机会。企业还应建立奖惩制度，以期减少人为因素造成的存货毁损，鼓励大家按章办事。

3.存货仓储环节的改进方案

印刷设备企业若想经营得好，引入信息化管理至关重要。H公司必须改善目前信息化水平低、作业效率低的现状，引入WMS仓储信息管理系统，使得企业存货量得到良好控制。笔者建议H公司招聘专业具有丰富经验的仓储管理专才，聘用业内专业的管理咨询公司进行调研、规划、改造和指导，以尽早实现现代化的仓储管理模式，提升企业竞争力。

H公司的存货摆放实行的是就地堆垛式。就地堆垛式的存储方式有以下几方面的缺陷：第一是堆放在下层的存货易受到上层存货的挤压，导致外观或质量受损；第二是不利于存货先进先出法的实施，越先入库的存货往往被摆放在越里层，随着存货越储越多，如果想把最里層的存货移出，将面临着很大的工作量。笔者建议采用重型货架，能有效解决这些问题。

面对部分材料易生锈的现状，建议H公司对材料进行涂防水漆处理，保持仓库通风性，在仓库摆放吸水防潮的干燥剂，尽量降低仓库的潮湿度。企业的仓储管理员也应该提高职业素养，对存货进行定期抽检查验，杜绝不良品投入生产环节。

另一方面，为了减少员工离职，H公司需要全方位提升员工的归属感，增强团队凝聚力。企业应每3个月进行一次内部知识培训，每半年组织一次外部培训，增进员工之间的感情，提高员工的作业技能。还应设立年度和季度员工奖项，如新员工进步奖、最佳团队奖、个人先进奖、优秀主管奖，每季度和年度末根据考评规则评选出各项奖项，给予2000～5000元的奖金。

H公司还应每年根据内部考核情况，对全年表现优秀的员工进行内部晋升，普通员工可晋升为资深员工，资深员工可晋升为主管，主管可晋升为副经理等。这样让有能力有上进心的员工得到发展，减少员工的流失。在决定招聘某一岗位时，首先考虑内部员工的晋升，当内部员工无法达到任职要求时，才考虑外聘。

在高层经理的KPI指标考核内，规定员工的流失率，让管理者重视员工关系的管理，想办法减少员工的流失，这样管理者与员工间就有更多的沟通互动，总结分析流失原因，找到恰当的解决方案。员工流失的减少，必然会提升仓储系统的作业效率，减少存货的囤积。

4.存货出库环节的改进方案

①加强市场分析

针对每年淡季和旺季的时间表，H公司应及时调整物料采购计划，在旺季里应大批量订货以满足生产需求，在其余的月份则安排小批量订货以免造成存货过剩的风险。

H公司还需要建立与最终用户的沟通渠道，定期收集和整理客户的需求信息，对最终市场的需求状况进行分析和评价，同时积极了解同类型企业的市场状况，以便进一步修正客户所提供的需求预测信息。

②重视定制销售，开拓国际市场

在印刷机械行业产能过剩的大背景下，能最快最有效地降低企业存货的手段就是积极响应客户需求。如果企业还是停留在旧时的统一标准化生产阶段，不实行客户定制，则注定会被市场淘汰。印刷设备企业若想提高市场占有率，其有效途径在于采取区域销售与分级分销相结合的销售模式。实际中，为了避免分销商间的冲突，企业可以把分销商的区域划分、客户来源、产品种类进行明确化，采取区域经理责任制，为客户定制销售打下基础。

客户定制销售不但能提升销售额，为存货提供有效的销售渠道，还能迅速反馈产品的使用情况及意见，有利于帮助企业紧随客户需求，花最短的时间，开发出更加适销对路的产品，减少因产品设计不合理、过时落后而造成的存货囤积量。

另外，印刷设备企业不应只把眼光局限在国内，毕竟销售潜力有限，H公司应把销售目光扩展到海外，积极地做出口外贸生意。企业应加深与国际同行的交流合作，促进国际上实力代理商的加盟，在重点市场寻找新的销售热点。在销售模式方面，对于不发达国家，他们的销售模式还不够成熟，市场还没能满足形成代理制的条件，可以采取自销模式。而对于发达国家来说，代理制已成为主流的销售渠道，应充分利用。总之，印刷设备企业若能全面有效地利用国际资源，把握国际销售市场，将为减少存货囤积带来福音。endprint