浅谈高职院校OA系统的建设

齐晓娟 刘斌

摘要：随着社会对应用型人才的需要不断增加，高职院校的发展速度和规模大幅增长，这对高职院校的内部管理提出了更高的要求。传统的信息化管理模式已经无法满足院校发展的需要，OA系统的建设和应用迫在眉睫。针对高职院校信息化管理的实际需求，详细分析了OA系统开发的可行性，探讨了高职院校的OA系统开发设计的策略和关键问题，实际运行表明，该OA系统实际使用效果良好，适合在高职院校信息管理中应用。

关键词：高职;OA系统;办公;信息管理;系统设计

中图分类号：TP311        文献标识码：A        文章编号：1009-3044（2018）31-0076-02

时代的发展给高职院校的信息管理提出了更高的要求。很多高职院校根据自身的特点和应用的实际需要，通过利用三层B/S结构、各种先进的数据库、面向对象的程序设计思想，成功打造了自己的OA系统。该系统的成功运用，为教职工提供了方便的查询和互通信息的平台，给学院办公提供了更加统一、高效率、低成本的业务操作模式，为学院有效实现信息化、网络化办公，打下了一个非常好的基础[1]。

1 系统分析

随着信息技术的不断发展和普及，其在高职院校办公管理领域的应用越来越多，很多高职院校也打造了自己专属的信息管理系统，建立了丰富的资源数据库。但是，由于很多高职院校的资金投入不够和重视程度不够，信息管理系统出现了很多不完善之处，很多院校还只是简单利用计算机网络系统进行办公，没有打造专属的网络同步办公系统。当前高职院校办公自动化的现状主要为：一、随着网络技术的不断普及和发展，高职院校的办公计算机大部分都实现了上网的功能。二、教学异地办公的需求越来越多。三、目前很多高职院校虽然在网上开展了一些办公业务，但总体数量还是偏少[2]。四、在实际的高职院校部门管理之中，各个部门之间缺乏有效的联动，经常各自为战，容易形成各种信息孤岛。五、相关的网络办公管理制度没有形成，容易造成各种网络安全问题的发生。

高职院校OA系统功能性的要求。虽然高职院校对OA系统规模的要求并不是很高，但对系统的功能完善度却有着较高的要求。一、院校各部门之间应该能够通过该系统，实现信息的有效互通，顺利完成部门人员之间的信息交流，学院也可以通过该系统，面向大众发布一些信息。二、该系统应该可以有效实现一些院校网络办公业务，增加院校办公的效率，既方便了教职工，也方便了学院管理人员。其应该首先以下的几种功能：一、电子邮件功能。电子邮件是该系統最基本的功能，学院各个部门人员之间，应该非常容易通过该系统，实现对邮件的收发，实现内部信息的有效沟通。二、由于职业院校办公管理的特殊性，在办公的过程中，需要使用到大量的办公文件，这些文件类型往往是不规范的、非结构的，因此在数据库的选择上，应该尽量选择关系型数据库，满足对数据处理及时性和数据量的要求[3]。三、工作流的应用。在实际职业院校的办公管理过程中，很多办公工作是以流程化的形式出现的，其首先由起草人员发起，然后经过相关人员的办理，最后汇入到文件管理数据库中。四、随着时代的不断发展，对办公的同步性要求非常高，需要打破时间和地域的限制，随时参与到办公中，这对办公系统的协同处理能力，提出了较高的要求。五、安全管理功能。随着网络技术的不断发展和推广，我们已经进入了网络时代，我们在享受网络文明时，网络信息安全问题也引起了我们强烈的重视。由于职业院校工作的特殊性，如果在网络信息传输时遭遇到了网络安全问题，就会对学院的管理造成非常大的问题，容易造成管理上的混乱，如果是关键信息被篡改和丢失，将会在教学过程中，造成无法弥补的损失。

2 系统设计

系统结构主要包含传统的网络管理思想，其使用客户Web服务器-数据库服务器来建设高校的OA系统。客户端是需要使用通用的网络浏览器，就可以参与到办公管理当中，必须要使用专业的办公软件，既降低了成本，又提高了实用性。对资源的管理，是通过数据库管理来实现的，其可以有效实现对各种资源的集中管理，并通过采用专业的安全管理方案，来提高对数据资源使用的安全性，对数据的处理非常高效，能够有效对外部数据需求进行响应。

高职院校的OA系统是一个综合的、高效的信息处理网络平台，其可以将学校内部的各种文件资源有效管理起来。其采用的是软件界面管理模式，通过对软件的操作，来实现对信息的管理，使用起来非常方便，对各种资源的管理也非常安全。其主要包含四个主要的部分：个人事务管理、公共事务管理、信息交流和系统管理。个人事务管理，主要是针对每个教职工的，系统会对每个教职工打造电子档案，对他们的信息进行统一的管理。公共事务管理，主要包括各种业务办理模块，也可以自定义各种工作流程。主要包括工作流、人事管理、固定资产管理和工资上报等模块。信息交流模块主要实现企业各部门人员的信息通信，可以通过该模块，来有效实现对各种简单信息的发送，还能传送各种类型的数据文件。系统管理，主要是为了设定系统结构和系统内容。根据高职院校部门功能的需要，各相关部门和管理人员以一定的系统适用权限，实现对各种管理的分类，提高信息管理的安全性[4]。

为了给系统的良好运行，打下一个良好的数据管理技术，采用的是MySQL关系型数据库，其具有网络传输数据的功能，可以非常方便在网络上开展各种数据管理工作，其对数据的处理效率比较高，可以满足OA系统对信息处理及时性的要求。对该数据库的操作也非常方便，该数据库提供了高效的数据库数据处理函数，通过这些函数，可以非常方便实现对数据库的连接、断开和查询功能。

该系统的运行需要建立专门的服务器，系统是由PHP程序语言进行设计的，其开发能力非常强，编程的难度也不高，后期的维护工作也非常方便，只需要简单对程序进行修改，就可以完成系统的升级。整个系统的开发难度也不是非常高，目前市场上已经有非常多成熟的产品，只需要拿过来稍加改动即可。

利用数据监控技术，保证网络数据的安全。该技术是利用软件或者硬件对数据进行实时检查，将其和特征数据库中的数据进行对比，及时发现异常，及时进行反应。网络信息安全监控系统，必须及时对各种异常进行及時、准确反应，并及时对安全事件进行处理，因此网络信息安全监控系统可以分为五大部分，分别是被监控网络、探测器、节点管理器和数据控制中心、系统查询终端。探测器是网络信息监控系统的技术核心，其用来接收网络中传输的信息，主要有抓包和包分析功能。其先对网络数据包进行接收，然后对数据包进行分析，如果发现是可疑的数据包，就会立即报警。探测器主要用于节点的维护，其还具有通信的功能，其在网络中的位置非常重要。档期在管理探测器的过程中，需要接收探测器对数据的分析结果，通过将这些结果进行总结和统计，让进行相关格式的转换，然后将其发送到数据控制中心，同时还将所管理网络的情况发送到数据控制中心。数据控制中心主要用于对各种数据存储和控制，还负责对各种数据进行统计。查询管理终端主要用于对整个监控系统的管理，还包括对数据库的查询、删除、修改和备份等功能。管理终端还负责对报警信息的处理，及时有异常行为的网络操作，避免网络安全事故的发生。此外，为了提高网络信息安全监控系统的效率，系统还会定期进行系统内杀毒，避免病毒给系统的工作造成不良的影响。

3 系统使用效果

该系统非常简单易用，其采用的网络界面管理模式，各办公人员只需要使用浏览器，便可以非常容易登录到该系统中，通过界面式的操作，内容非常直观，降低了对办公人员的要求。由于采用了数据库资源管理的模式，对各种资源的管理非常高效，可以对各种海量的资源进行管理。如果需要对各种资源信息进行查询时，只需要输入相关的关键词，就可以很轻松查到对应的内容，使用起来非常方便。该系统的升级和维护工作也非常方便，对相关维护人员的要求也不高，只需要根据系统的使用要求，对系统程序代码进行相应的改进即可，使用起来比较方便。

4 结束语

随着时代的不断发展，给高职院校的管理提出了更高的要求，为了有效提高管理的效率，可以将OA系统用于办公管理中，有效实现网络化办公，简化办公的流程，实现对各种资源的高效利用和集中利用，为高职院校新时期的发展打下一个坚实的基础。

参考文献：

[1] 王常华，关若飞.高校办公自动化系统建设方案浅谈[J].信息与电脑：理论版，2014（10）：11-12.

[2] 占娜.浅析企业办公自动化系统应用[J].电脑知识与技术，2013（8）：33-34.

[3] 陶玲.企业办公自动化的现状及发展策略探讨[J].电子制作，2013（6）：55-56.

[4] 彭越.办公自动化的现状与发展方向[J].信息与电脑：理论版，2013（1）：25-26.