新形势下计算机技术在档案管理中的应用

田园

摘 要 信息技术发展与计算机技术广泛应用背景下，档案管理的信息化建设要求不断提高，在开展档案管理工作时，将计算机技术合理应用其中，能够显著提高档案管理整体水平，为其更好发展起到一定促进作用。对此，文章首先对计算机技术的重要作用予以分析，然后研究当前档案管理面临问题，最后阐述新形势下计算机技术在档案管理中的应用。

【关键词】计算机技术 档案管理 应用

档案属于各企业宝贵财富，同时也是记录社会活动情况的主要方式。伴随社会进步与科学技术快速发展，使计算机技术得到广泛应用，尤其是在档案管理中的应用，可以在某种程度上促进企业档案管理的发展。然而，由于各影响因素的存在，导致档案管理出现信息安全、档案保存等问题，需要在深入研究计算机技术的基础上，将其合理应用于档案管理，以便于更好解决当前问题。

1 计算机技术在档案管理中重要作用

（1）档案管理工作中，利用计算机技术以手工录入、扫描方式进行信息转换，使其全面录入计算机中，进而对信息进行自动处理，保证档案信息可以快捷压缩至计算机内，然后以光盘的方式进行存储。

（2）就传统档案管理来讲，对于计算机技术的应用，主要是以文字处理和表格处理等为主，且具有独特优势，对此，利用计算机技术构建计算机系统，以便于档案管理工作的顺利进行，使其检索具有自动化特点，同时发挥其在入库排架工作中的重要作用，从而更好提供管理与决策等服务，同时达到系统化档案管理的目的。

（3）利用计算机扫描与光盘存储等功能，在减少总空间的同时，还有利于对其进行保存，使档案管理效率得到明显提升。另外，计算机技术的应用，还能够向档案管理提供技术支持，为实现数字化档案管理起到一定促进作用。

2 目前计算机技术在档案管理中面临的问题

2.1 档案保存问题

计算机技术高速发展，使电子文档存储环境逐渐复杂化，若是仅实施文字处理，电子文件的处理程序可以基本满足，同时在技术环境方面要求较低。然而，伴随信息技术日益复杂化，文件信息能够存放于不同数据库内，加之信息技术快速更新，使其标准不断增加，导致部分电子文档逐渐和环境相偏离，最终无法进行相应读取。

2.2 管理标准缺少统一性

因为行业和部门在进行档案管理时，其管理体系和方法存在较大差异化，使管理标准随之出现许多不同。在实际事务中，各单位间缺少及时沟通和协调的情况较为常见，极易造成档案管理相关标准无法统一，同时我国信息技术的迅速发展，往往会导致档案管理工作面临较大挑战。

2.3 信息安全问题

虽然网络可以向人们提供较大便利，但同时也会引发一系列问题，如档案信息可靠性与安全问题的出现，使网络存在诸多不安全、不稳定因素，最终阻碍了档案管理工作的开展。与此同时，网络安全因素还包括：黑客与计算机病毒等，基于计算机用户的持续增加，网络危险性会随之不断增加，需要引起人们的高度重视。

3 新形势下计算机技术在档案管理中的应用

3.1 加大计算机技术的普及力度

由于相关因素造成的影响，管理部门中计算机专业人才呈现严重匮乏现状，甚至出现专业人员所占比例不断下降。因此，目前需要通过相关措施的实施，积极聘请计算机人才，例如：从各高校招聘部分优秀畢业生；针对当前工作人员开展专业知识、技能培训工作等，使其正确掌握计算机有关知识内容。我国进行档案管理时，对于计算机技术的应用属于起步阶段，需要相关企业单位加大计算机技术的普及力度，将其应用落到实处，以促进档案管理的现代化和智能化发展。

3.2 提升档案管理工作标准化

若要确保档案管理工作的顺利进行，则应按照计算机技术应用情况与特点，对当前极易出现问题进行总结和分析，例如：档案网络管理、数据著录与信息输入等方面，对其问题进行逐一列举，以此进行管理标准、制度的制定，使其更加针对性与科学化，在提升档案管理标准化的同时，还可以强化计算机技术的应用，以发挥计算机技术独特作用。

3.3 档案信息的安全管理

结合相关实际经验发现，计算机技术的发展，除了会对档案管理提供便利之外，还会产生安全问题，对此，档案信息管理过程，应该按照资料级别对档案信息进行安全管理，例如：一级保密信息不联网，对于二级保密信息进行局部联网，而三级保密信息则可以正常联网。除此之外，还应该构建完整档案相关法律规定，强化管理人员法律宣传，使其具有较强法律意识。现阶段，我国已经颁布《中华人民共和国档案实施办法》、《档案法》等，使档案管理部门执法力度显著提升，并成为档案管理工作的重要衡量标准。

3.4 防止出现文档分离情况

若要防止档案管理过程发生文档分离情况，则应进行档案管理时，对文档一体化进行贯彻落实，避免出现重复工作的情况，进而提升档案管理整体质量。对于档案管理人员来讲，需要进行文档文件的总体规划，正确应用计算机技术，在构建档案一体化、连续性管理模式的同时，保证文档分离问题得到有效解决，以促进档案管理工作的持续发展。

4 结束语

本文以计算机技术为出发点，首先对其重要作用进行分析，以此研究档案管理中计算机技术应用面临的问题，通过措施与建议的总结，以保证计算机技术合理应用于档案管理，进而发挥其最大价值。除此之外，为了确保计算机技术得到有效运用，还需要重点注意计算机技术普及和档案管理工作标准化等，使档案管理更好适应当前新形势发展需求。

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作者单位

南阳医学高等专科学校 河南省南阳市 473061endprint