《企业档案工作规范》解读

第六章 企业档案工作制度建设

二、企业档案管理制度建设

6.2.4档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

统计工作的内容：档案数量的统计，包括档案的收进、移出、销毁、实存等方面的情况；档案业务工作质量的统计，包括档案的归档率、完整率、准确率等；档案开发利用工作情况的统计，包括借人次、借阅量、查全率查准率、利用率、准确率统计工作应当坚持目的性、准确性、连续性、全面性、系统性和及时性。同时档案部门还应加强对统计数据的系统性分析，以掌握企业档案工作的变化和规律。

6.2.5档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。

本条对企业档案利用制度提出要求。企业档案部门要健全档案检索体系，建立檔案信息集中管理的开发模式。企业在开发档案信息的过程中，要对企业核心技术档案、知识产权档案和涉及商业秘密档案的开发利用进行审查。要处理好利用和保密的关系。

档案信息开发利用主要形式：从企业文化、企业产品宣传等方面开展档案、情报、信息编辑、汇编专题资料等工作；利用档案制作多媒体宣传品；建立企业精品档案展室；依托网络技术，开展档案信息的网上服务。

企业档案信息资源的开发与提供利用，必须严格执行保密制度，在遵守保密制度和不损害国家、企业和个人利益的前提下，积极提供和开发档案信息，为企业各项工作服务。

6.2.6档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。

企业档案保密制度，应从确保企业档案实体和信息的安全提出具体要求。

应要求档案管理人员必须严格遵守保密守则，包括离职后不得泄密。涉密档案加强保密措施，严格履行借阅手续和控制知悉人员，指定档案阅读地点。

6.2.7电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

本条对企业建立电子档案管理制度提出要求。电子文件的归档应遵守两个原则：一是电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档；二是同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。

电子档案管理制度应明确规定电子文件的收集范围，收集积累要求，收集、积累办法，电子文件的整理，电子文件的归档范围、归档时间，有效性和完整性鉴定，保管期限划分，归档要求，电子档案利用使用拷贝件、保护电子档案载体等要求及应注意的问题。

6.2.8档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。

本条对建立健全档案管理系统操作制度提出要求

三、企业档案业务规范的制定

6.3.1文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

本条是对企业文件、档案整理提出的要求。文件、档案整理原则是遵循文件、档案形成规律，保持文件、档案的有机联系，便于保管和利用。

整理方法应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）等的要求执行。

档号编制应按照《档号编制规则》（DA/T13-1994）要求，选择适合企业档案分类的标识方法，与企业档案分类方案配套使用。

档案装具是档案室存放并保护档案的装置或容器。主要有箱、柜、架、卷皮和卷盒等。无论何种装具，都必须对档案无损害作用，并且制作经济，使用便利。档案装具无论是购买还是定制都应符合《档案装具》（DA/T6-1992）标准要求。

6.3.2档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。

制定企业档案分类方案的分类规则是：同位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽母项；同位分类必须按同一标准进行；分类必须按层次进行不能跳跃。

制定分类方案要根据企业档案实际情况，遵循分类规则编制“类目表”，以指导具体的分类工作。

类目表：是根据本企业（系统）档案的种类和数量情况，编制一个由大类、属类、小类构成的，具有从属关系（纵向）和平行关系（横向）的不同层次的类目体系。

分类方案是由类目表、标记符号、说明与注释、索引组成。

企业档案分类体系的类目设置。工业企业档案一级类目的设置按照《工业企业档案分类试行规则》规定，一级类目有：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

企业档案二级及二级以下类目的设置，同样要依据企业管理职能分工，结合档案的内容和特点来进行具体划分。参考《工业企业档案分类试行规则》。

（未完待续）endprint