信息系统在某医院考勤管理中的应用

2018-01-16于莉莉山东省济南市济钢医院山东济南250132

医药前沿 2018年21期

于莉莉（山东省济南市济钢医院山东济南 250132）

医院员工考勤是员工工资奖金发放、年终奖金发放的依据，是医院管理最基础的工作，同时也是员工职称、职务晋升、年度评优考核等工作的主要参考信息。某医院的考勤管理，经历了手工到信息化的发展过程，正在逐步完善。

1.手工填写考勤汇总模式

2015年4 月以前，医院考勤上报均为手工模式。每个员工每年一张考勤表，分1～12月，每个月月底，科室考勤责任人负责填报本科室员工的当月考勤，再填写一份科室汇总表报送人事科，由于不同身份员工工资发放的口径不同，汇总表还要按照员工身份（在编和派遣）分开报送。

手工填写考勤模式的弊端：

1.1 不好统计

每月根据纸质考勤表录入中夜班及加班数，极容易出错。为避免出错，需要反复的检查录入结果，每月月底需要专门用两个工作日录入考勤，这就造成工作效率低下。

1.2 不好查询

考勤录入，发放工资后，会有员工科室或者个人对考勤有疑问，或者工作原因需要查询，就要翻阅历史考勤，工作相当耗时耗力。

1.3 浪费人力

首先，耗费科室考勤负责人的人力，不仅需要手工填写个人考勤表，还需要手工填写科室汇总表，填写完后再将汇总表送至人事科。其次，耗费人事科的人力，人事科要根据报送的纸质考勤手工录入电子表格，不同身份员工的考勤要录入不同的表格。

1.4 浪费物力

纸质考勤需要耗用纸张与打印机，与无纸化办公的目标相背离，也增加了医院成本。

为提高工作效率，在信息科的支持下，医院上线了信息考勤系统。

2.信息考勤模式

2015年4 月，信息科在HIS系统中新增了“收入成本奖金报表”，将员工的基本信息导入系统，系统中的员工根据“身份”分类为“合同”、“派遣”、“临时”、“返聘”、“见习”等五类，以便统计。

2.1 科室考勤录入

每个科室按照分配的账号密码进入后填写并上报考勤，绩效部门根据考勤情况以及科室成本收入等情况分配奖金。随后科室再登录系统，根据分配的奖金数填写并上报奖金，随即完成一个月的考勤奖金填报。系统共计设定了“小夜班、大夜班、全夜班、加班、事假、病假、旷工、哺乳假、产假、婚假、探亲假、带薪休假”等12个出勤情况，基本涵盖了各种出勤形式，大大方便了考勤统计。

2.2 人事科考勤数据统计

科室填报完考勤后，人事科以信息科分配的管理员账号登录，导出所有科室数据进行工资数据填报。如有科室反映填报错误，人事科可以退回相应科室的考勤，以便科室重新修改填报。

2.3 人员科室变动调整

科室在新的考勤月份数据形成以前，可以对调出人员进行科室调整，新的考勤月份形成后，需要报人事科进行人员科室调整。

2.4 人员状态调整

人事科可以进入系统进行人员增减维护。点击“新增”按钮，输入人员姓名、科室、身份证号码、身份、状态（在岗或离岗），即可完成新增操作；人员减少操作，点击需要减少的人员姓名，进入人员详细信息界面，将状态改为“离岗”即可完成。

3.考勤管理信息化的优势

3.1 便于统计

人事科根据科室填报的考勤，导出Excel表格，可以统计各项考勤数据，利用复制粘贴操作，避免了人工录入容易失误的情况。纸质考勤时需要两天完成的工作，半天就可以完成。管理人员可以更好的进行其他工作，大大提高了工作效率。

3.2 便于查询

科室每个月申报的考勤数据均存于考勤系统中，查询时，选择相应月份，可以随时查询。例如，年底发放年度考勤奖时，需要查阅统计员工一年的考勤，人事科用管理账号进入考勤系统后，选择相应的月份，即可导出当月考勤，随后利用Excel表格进行病假、事假、产假等各项假期统计，不需要再翻阅纸质考勤，为各项工作提供了便利条件。