关于中学档案数字化管理现状分析及路径探讨

郭军玲

摘 要：本文结合实际，对中学档案数字化管理现状进行分析，发现其中的问题，并提出中学档案数字化管理发展的三条路径，总结数字化档案管理工作中应注意的要点，希望本文能够为中学档案数字化管理工作的发展提供帮助。

关键词：中学；档案管理；数字化管理

引言：档案数字化管理指的是利用信息技术实现对档案资料的收集、存储和应用，这是目前档案管理工作发展的主要模式，也是中学档案管理建设的基本目标。讨论中学档案数字化管理现状，发现其中的问题并寻找有效的发展路径，对中学档案工作的进步大有裨益，值得我们进行深入的思考和探索。

1.中学档案数字化管理现状

1.1 档案数字化管理模式基本建立

档案管理数字化的基础是使用信息技术，目前，我国大部分省市地区的中学已经基本建立了数字化档案管理制度，大多数学校档案管理部门都配备计算机、打印机、扫描仪等数字化办公设备；教师人事档案中涉及到社会人力资源保障、教师个人职称评定等事项的，都已经与学校所在地相关部门联网；学生学籍档案电子化、教师人事档案电子化、学校财务档案电子化基本实现。可以说，中学档案数字化管理模式基本建立起来了。

1.2 档案数字化管理进程发展缓慢

中学档案管理数字化进程相对复杂，但从整体上来讲，档案资料录入程序以及结果信息化、档案调取自动化、档案资料利用多样化以及资源共享，是数字化发展的主要指标，但是实际上，很多中学学校档案管理工作人员存在着能力方面的不足，例如，对档案管理系统接受速度慢、不能主动应对管理系统中出现的问题，甚至有些工作人员对数字化管理存在抗拒态度，降低了档案管理工作效率；学校档案管理缺乏相应的制度、硬件、软件存在漏洞，使档案管理工作中的额外操作增加，数字化管理进程发展缓慢；犹如，对学校档案利用程度不足，不能对师生档案进行全面分析，对学校发展相关事宜的资料录入形式单一，不能如实反映事件的本质等。这些问题的存在，使数字化管理的优势难以发挥出来。

2. 中学档案数字化管理的发展路径

2.1 以档案管理工作者能力为核心实现数字化管理发展

档案管理工作包括三个基本的程序，即档案资料的收集、存储和调取利用，在这些环节中，档案管理工作人员的个人能力，对档案工作进程影响很大。不能够主动发现档案资料价值、没有信息化档案意识的工作者，在数字化管理发展进程中能够实现的工作价值是有限的，而一个对档案管理工作有高度的敏感性，能够主动搜集资料、主动应用档案资料的管理工作者，其对数字化档案管理工作发展的促进作用也非常明显。对照目前中学档案管理工作发展实际情况，提高管理者工作能力，是实现数字化管理发展的首要路径。中学学校应做到以下两点：第一，对现有的档案管理工作者职业能力进行考核，有发展空间的，安排培训学习等活动，提高其职业能力，对工作态度消极，不能积极主动配合数字化管理发展的，应进行调岗；第二，将档案管理工作部分外包，或者招聘专业的数字化管理人才参与到中学档案管理工作中来，对工作中存在的失误进行及时整改。

2.2 以档案管理资源投入为核心实现数字化管理发展

中学档案数字化的服务对象主要为社会、教育主管部门、教职工、学校、学生与家长等五个方面，为他们提供档案目录检索、资料查找、借阅、归还、资源、复制、编研等档案服务工作，师生和学校管理做好服务。因此，利用档案数字化查询速度快、自动化程度高等强大技术优势，为社会各界做好服务工作是档案管理数字化发展的目的。这不仅需要档案管理工作者的工作能力作为基础，还需要大量的硬件和软件投入，以及数字化档案利用相关的资源投入，只有这样，中学档案才能真正发挥出价值。中学加大对数字化档案管理的资源投入，主要包括以下三个方面；第一，加大硬件投入，淘汰老旧的计算机、淘汰可能造成工作误差、网络传播风险的其他硬件设施，更换适合档案数字化管理工作的硬件设备；第二，加大软件投入，积极购入适合中学学校的档案管理系统，有条件的学校，应建立相应的档案信息网站，实现档案信息资源共享；第三，加大社会资源投入，聘任档案管理技术指导员，针对目前的数字化档案管理工作进行全面分析，寻找提高档案利用率、扩大档案服务范围的有效措施。

2.3 以档案管理服务意识为核心实现数字化管理发展

在信息时代，档案就是最有价值、集中性最强的信息资源，中学档案包含了与中学学校发展的一切内容，而数字化管理的目标，就是实现中学档案资源的高效利用，突出档案管理的服务价值，展示出其对中学学校、教师以及学生的服务价值。因此，提高服务意识，展示服务作为，是数字化管理发展的路径。首先，中学学校的领导和全校教师应充分重视档案管理工作，学会对档案内容进行积极主动的查询和应用，档案管理工作者也应该具有创新意识，为全校师生主动提供档案服务，如根据学生的学习成绩档案资料，分析某一个班级的学习状态以及班主任的班级管理能力，为班级发展提供科学的资料基础；其次，档案管理工作人员应主动学习档案数据处理技术，定期展开档案资料分析讨论会，充分利用档案资源，从全局角度出发，为学校师生以及校园发展计划献策献计。

3. 中学档案数字化管理过程中应注意的问题

3.1 提高档案管理工作的宣传力度

为了使中学档案资料信息收集工作更加顺利，提高档案资料的收集管理效力，使档案管理工作拥有坚实的基础，就必须改变中学师生以及学校管理层对档案工作的认知，进行档案管理工作宣传十分必要。具体可以从以下三方面进行：第一，以讲座的形式，向全校师生宣传档案管理工作的重要性，通过讲座上距离以及播放相关短片的形式，提高师生对档案管理工作的重视程度，提升资料收集工作的效力；第二，制作宣传手册，发布给班级、教研室、办公室，帮助教师和学生们理清档案资料的填写程序并说明其实际价值，因此师生重视；第三，主动对已有档案进行分析，主动向学校领导汇报档案管理工作，主动引起领导重视。

3.2 做好保密工作

部分學校在推进档案数字化管理的过程中常常不重视安全问题，容易在档案管理软件或硬件设施维修过程中出现档案信息材料丢失会损坏的情况，对档案的开发利用工作带来极大的损失和影响。基于此，在对各类信息数据的密级上应当予以严格界定，我们要科学应用计算机的加密技术，对档案材料进行数据加密，同时正确处理好保密工作与档案材料开发利用工作的关系，档案管理人员必须要做好档案室的防高温、防潮、防病毒等工作，在认真对待档案管理工作的基础上，真正能够科学处理好其与档案利用的关系，确保档案信息的安全。

4.结论

综上所述，中学档案数字化管理已经有一定的基础，但是，数字化管理发展进行仍旧较慢，数字化水平不高，程度不足。中学学校应该立足三个核心，提高档案管理工作人员职业能力、加大资源投入，发展互联网思维，以此作为档案数字化管理发展的基本路径，在这个过程中，应重视档案管理工作的宣传以及档案保密工作，以便为数字化管理的发展提供良好的环境。

参考文献：

[1]陈青云.中学档案数字化管理现状及路径分析[J].兰台内外，2017（10）：131-132.

[2]王婷婷.关于中学档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2014（03）：106-107.

[3]杨亚平.中学档案管理的数字化发展路径探析[J].办公室业务，2017（09）：105-107.

[4]黎莹.信息化背景下中学档案管理的发展路径研究[J].办公室业务，2018（02）：12-113.

[5]陈传荣.中学档案信息化建设面临的问题及对策[J].才智，2016（05）：102-103.