盘点档案界“高频词语”（三）：档案信息

任汉中

在上世纪80年代，人类开始步入信息社会。为适应这一大趋势，档案界的理论研究和管理实践逐步引进“信息”这一现代化的要素，不再拘泥于档案定义、归档、文书立卷、档案工作环节、档案编研、库房管理等研究内容，一些缺乏档案实践经验的高校档案专业教师借信息理论与技术迅速占据档案学研究领域学术高地，以档案管理实际经验为基本研究素材的档案基层人员也因此失去学术话语的主导权。

“档案信息”一词的合成出现在30多年前，丁志民的《档案信息观》一文开启了档案学的“潘多拉魔盒”，档案界以档案信息为题的学术文章以几何级数增长的速度迅速占据各种学术平台，至今势头不减。在档案管理实践中，“档案信息化”的热潮也一浪高过一浪，“档案信息”一词因此成为档案界的高频词语。

起初，大家对档案与档案信息之间的差别还有顾及，周晓英在《档案信息论》一书中提到：“其一，档案是档案信息的存贮载体。其二，档案是档案信息的来源。其三，档案是档案信息的传递工具。其四，档案中所记载的内容可以转化为档案信息。”并没有在档案与档案信息之间画等号。但不知从何时起，档案与档案信息之间的差别渐渐被淡忘了，研究重心也发生了转移，不仅将档案信息等同于档案，而且将档案信息取代档案成为研究的对象，一些学者的研究的兴趣不再是站在档案的基础上研究如何运用信息的理论和方法而丰富完善档案学体系和解决档案管理的实际问题，而是试图从信息和信息管理的角度去要求或规范档案，使档案趋同于信息，用信息管理取代档案管理，以至于在档案学刊物上“信息”占据绝大部分版面，而“档案”则似乎有被边缘化的趋向，在档案实践中，档案业务主管部门干脆无视档案实践中的实际问题和现实基础而着力谋划“档案信息化”的前景和未来，忘却眼前的苟且，直奔诗和远方。

在现代科学发展过程中，各学科之间交叉、融合、借用是发展趋势，但我们应该坚持的是不忘初心。现代信息技术的运用为档案的形成、存储、管理和传播带来发展的契机，同时没有科学理论指导的技术更新也可能给我们带来危机。档案是社会信息系统的控制机制，承担着不可替代的社会功能和历史责任，档案的不可再生和不可替代的特性也容不得我们在管理方式上有任何闪失，不能使之等同于可以任意传播的一般信息。在维护历史真实面貌的社会责任的压力之下，为维护档案的完整与安全，我们应该对档案信息有理性的认识，对档案信息化管理持谨慎态度，在当前的技术条件下，对一些特别重要的档案仍然使用纸质载体和传统管理方式也许更为稳妥。

对于档案工作者来说，档案是一种实体，也正是这种实体构成了我们的管理对象，才有了档案管理工作。传统档案是由档案内容、档案载体、档案的原始痕迹等要素所构成，这是不可分离的整体，才使档案具有原始、真实、可靠的基本特征，成为可长久利用的信息资源库。档案内容从这个整体中分离出来，脱离了其他要素的呵护，可称为档案信息可大量复制在不同的载体上迁徙、传播，但已失去了档案的信用等级，不再具有档案的凭证功用，如党和国家领导人为雷锋同志的题词经常见诸各种媒体，可被视为档案信息，但不可视为档案，而作为档案只是那些收藏在档案馆的原件。在现代信息技术条件下以电子、光学、磁或者类似手段生成的档案，也是由相应的软硬件、技术条件、元数据、存储载体等维持其可靠性，档案信息也只是其中的一个部分。因此，档案与档案信息不是一回事，我们应该以整体的观点去对待档案，而不是只看重档案的某一部分而忽视其他部分，以偏概全，将会使我们在理论和实践上进入误区。

基于以上认识，档案信息管理只是档案管理的一个工作内容，而不是全部，信息管理并不能取代档案管理。从古到今，档案管理的对象是档案实体，档案信息管理只有在档案实体管理的基础上才能赋予实施而发挥档案的作用，也就是说，皮之不存，毛将焉附。传统档案就不必多说了，即使在实施信息技术管理的过程中，也离不开硬件的维护、软件更新、载体的安全保护和替代等实体管理内容，离开了这个基础，档案信息也许无法存在或者无法再现。在档案管理者业务范围之内，实体管理仍然是重中之重，在档案实体管理提供保障的条件下，档案信息管理等其他业务才可能实施，而且相关业务还可以外包。在档案管理工作中，档案实体管理才是不可替代的。因此，并不存在档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

现代信息管理技术的方便、快捷，确实为档案信息管理开辟了一条前景光明的道路，也是不可逆转的发展趋势，但我们也应该量力而行。在档案法制体系还不健全，以及信息化技术管理的安全性和经济性得不到有效保证的条件下，急于实施档案信息化管理是会面临极大风险的。因为档案是一种不可重生的信息资源，稍有闪失，就会造成无法弥补的历史遗憾。在这方面我们已经有过沉痛的教训，难道我们还不应该引起足够的重视吗？在当前传统档案仍然占据档案馆藏的主导地位的情况下，也应该秉持充分尊重原基础的工作原则，仍然沿用传统的管理方式。而没必要让一些档案馆并没有感受到迫切的利用压力的情况下，一窝蜂地对传统纸质档案进行信息化技术处理，而处理过的档案也会因之失去了其原始要素，信息等级远不及其原始状态，由此而形成的两套制不仅凭空增加了管理的工作量，而且经济上也得不偿失，性价比极低。经过信息化处理的档案信息也大多没有实现网络全文检索、查阅，实质上是有信息化之名，而无信息化之实。而当前正在流行的异地存放方式若得不到有效的日常维护，也别指望能使我们一劳永逸。

毫无疑问，信息社会的高速发展让我们感到焦虑，但我们更应该认识到档案工作基本任务是捡拾历史的碎片，记录时代的脚印，维护历史的真实面貌，这决定了档案工作历来是一种滞后型的辅助性工作。档案历来是一种实体，档案管理是以档案实体为工作对象的一项工作，档案实体是生发档案信息的基础，没有档案实体条件的存在，档案信息也就失去了基本来源。档案信息不是一种物质实体，也不是一种能量，它必须借助一定的载体和能量而存在和运作，档案信息管理无法取代档案管理。在信息化的浪潮的冲击之下，我们不能先乱了阵脚，迷失了方向，还是要坚持自己的准确定位，在信息技术日新月异的情况下，有必要持谨慎和保守的态度。

（作者單位：湖北大学历史文化学院 来稿日期：2017-10-18）