浅析大型国企国际化经营中档案管理工作

赵娟｜文

本文通过大型国有企业“走出去”国际化经营过程中档案管理的探索实践，归纳了大型国有企业档案管理，研究分析了国际化经营中档案管理工作现状和存在问题，提出了思考和建议。

从世纪之初的“走出去”，到如今的“一带一路”战略扬帆远航，越来越多的中国企业走出国门，尤其是大型国有企业，开始主动参与全球经济活动。随着海外业务不断拓展和国际化经营战略稳步实施，很多企业已经初步形成国际化经营格局。作为大型国企集团管控的一项重要工作，企业档案管理工作也跨出国门，越来越多地涉及包括企业在境外设立的分支机构、全资公司、合资公司在内的各种机构（以下统称“境外子公司”）。

因此，国企档案管理工作也面临着严峻挑战：档案管理工作如何更好地适应企业生存发展的需要，如何更好地为企业国际化经营服务。

国际化经营中档案工作现状和问题分析

1.组织建设总体到位，国内业务基本合规达标，但境外业务还不规范

大型国企基本都能把档案工作作为一项重要的基础性工作来抓。按照企业档案分级管理的总体要求，多数企业本部二级单位以及境内的分、子公司均能够贯彻落实档案集中统一管理的原则，各类档案收集完整、归档科学，档案案卷质量符合规范化、标准化管理的要求。

但对于境外子公司来说，档案管理业务和库馆建设方面还存在一些差距，国内遵循的档案集中统一管理原则在境外难以实现。许多国企境外子公司机构从简，档案管理既无专职部门，也缺专职人员和专业库房。境外子公司档案工作普遍缺乏一套真正符合自身实际管理体系。

2.境外子公司档案工作处于管理真空状态，企业总部缺乏有效监管

绝大多数国企总部都设有档案管理专职部门，但并未能完全行使其对整个企业档案工作的管理和监督职能，对于企业本部以外的档案管理没有做出统一的要求，并且也缺乏有效的监督机制。

目前很多国企的现状是，对于境外子公司的档案工作缺乏有效的监督管理，从档案管理的角度来说是处于“真空状态”，其工作随意性较大，使得企业发展过程中的很多资料丢失。

关于“滕子京谪守巴陵郡”的来龙去脉，以往人们多根据范仲淹一系“君子党”的言说系统做判断，实际上我们不妨从王拱辰的角度来看看这一案子的发生，北宋安焘为王拱辰写的墓志铭里写滕宗谅在庆州挥霍无度，“人情怨愤，无敢言者”，王拱辰了解到此事后，“遂具劾奏。朝廷方遣使薄责，而宗谅尽火其籍以自盖。公论奏益急。时执政大臣有欲薄其罪者，乃止削官、降虢州。公奏不已，又贬岳州”。墓志铭中干扰司法公正的“时执政大臣”，就是范仲淹。由于“君子党”的文学话语遮蔽，我们在历史上是很难听到王拱辰发出的声音的。［14］

3.我国有关国企境外档案管理的法规建设还在逐步发展健全中

目前我国政府主管部门针对国企境外档案管理出台的主要法律法规主要有：2005年国家档案局《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，提出了原则性要求和指导性意见。2009年国家档案局和国资委联合出台《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》，要求企业总部档案部门应加强对境外档案工作的指导监督与管控。2012年国家档案局《企业文件材料归档范围和保管期限规定》，要求各企业督促所属境外子公司贯彻实施该规定，为企业在国际化经营中维护各项权益提供保障，同时也为国企档案管理部门提供了境外档案工作指导监督的依据。2014年国资委发布《中央企业档案工作规定》，要求央企应加强境外档案管理。在遵守属地国法律法规的前提下，每年要定期将归档文件目录报送国内母公司，同时将重要归档文件原件或备份件送回国内母公司。

从以上情况可以看出，我国档案法规中涉及国企境外子公司档案管理的条规较为粗放不具体，境外档案工作的指导监督较为薄弱，致使国企在国际化经营过程中的境外档案工作管理松散无序。

4.各国对档案管理要求不同，国企境外档案工作受所在国的法律限制

各国对档案管理有不同的要求。如俄罗斯规定：凡是包含的有关矿产资源方面的信息，属于国家所有，其使用严格按照俄罗斯矿产资源法、档案法等法律法规进行，而且不允许将地质档案材料带出国境；英国政府规定：与企业税务有关的档案材料最少要保存6年以上，以备政府税务部门检查。

鉴于境内外档案工作在法律、制度、语言、文化等方面的差异性，境外档案管理需兼顾中国和所在国的法律规定，这给国企境外子公司档案监管带来难度和挑战。而企业在制度体系建设时，往往疏于研究境外档案工作的发展规律及其个性化特征，致使国企境外档案工作管理水平徘徊不前。

思考与建议

1.加强企业档案管理制度建设，把境外子公司纳入企业档案工作管理体系

企业应从依法治档的高度，按照《档案法》和相关档案法律法规的原则性规定，依照市场经济和国际化经营的要求，以企业资产关系为纽带，建立起完善的档案工作机制，明确境外档案工作应由企业档案归口主管部门指导监督的原则，切实将境外子公司纳入企业档案工作管理体系。

由于境外子公司经营管理、性质规模等方面具有较大的差异性，国内一些常用的监督指导方法是不适用的。这就要求境外子公司要结合属地国的法律法规以及自身具体情况开展档案管理制度建设，形成档案管理长效机制，保证档案工作的顺利开展。

2.加强境外子公司档案宣贯教育，强化境外子公司管理层和员工的档案意识

要从根本上改变境外子公司各级管理人员档案意识薄弱、档案管理知识匮乏的现状，就要加强境外子公司档案培训工作，将档案工作列入境外子公司管理人员培训内容，提高各级管理人员依法管理档案的意识和境外子公司专兼职档案人员的业务素质。

企业总部档案部门可积极运用企业内部工作网站、电子邮件以及各类即时通信工具等途径，搭建好档案工作联络体系，加强工作动态掌控，开展制度宣贯和业务交流，提高队伍素质，带动档案业务水平的提升。同时，通过借鉴学习国外档案管理经验来提高境外企业档案意识和管理水平。

3.因地制宜中外结合，对境外子公司档案采取相对集中与分散保管相结合的管理方式

按“统一规划，分级管理”的属地集中统一管理原则，各境外子公司应在“确保档案完整安全、方便利用”的前提下，对档案实体采取相对集中与分散保管相结合的管理方式，维护档案的完整、准确、系统与安全。

涉密档案、永久长期档案应由专（兼）职档案人员集中保管，按时向总部档案工作归口管理部门报送备份的电子文件。所在国法律允许的，也可运回国内集中保管；非涉密短期档案和业务资料由承办部门保管；承办人员定期向专（兼）职档案人员移交需集中保管的档案或及时移交办理完毕的需归档的文件材料。

4.加强境外子公司档案管理信息化建设，开发利用档案信息资源，为国际化经营服务

云计算和大数据是当前信息化发展重要手段，信息化战略已渗入包括档案管理的各个环节。档案管理只是手段，利用档案，发挥档案信息资源的优势才是真正的目的。

因此，应在保证企业档案信息安全的前提下，加强驻外机构档案信息化建设，充分开发利用境外档案信息资源，提高档案服务的时效性，为企业跨国经营服务。

结语

境外子公司档案作为真实的原始记录，刻画着企业国际化进程的历史步伐，反映了企业国际化经营的真实面貌。企业在国际化经营过程中，应结合自身发展，兼顾档案工作实际和国际惯例要求，建设符合境外子公司运作规律和管理特色的档案管理模式，从防止国有资产流失、国家核心经济秘密外泄，防控企业经营风险的高度上来推进国企境外子公司档案监管工作，构建企业覆盖全球的档案管理系统。