机关事业单位文书档案管理强化途径

陈亮平

文书档案管理工作是机关事业单位档案管理的核心工作内容，对机关事业单位的整体运行效率产生着重要影响。加强机关事业单位对文书档案管理工作的重视、提升档案管理与其他工作环节的衔接性、优化文书档案管理工作的信息化程度以及强化档案管理工作人员的职业素养是文书档案管理工作的有效强化途径。从这四个层面对机关事业单位的文书档案管理工作进行优化与创新能够对新时期下的机关事业单位工作效率进行显著提升。

机关事业单位是为人民服务的重要社会功能机构，在业务功能不断升级、业务实践范围不断扩展的背景下，文书档案管理工作面临着新的实践工作挑战。特别是在信息化技术在社会当中以及机关事业单位的业务与事务当中的广泛应用，为文书管理工作带来了更加艰巨的工作任务。所以档案管理工作人员应进行自我工作能力以及自我职业素养的提升，进而更加高效地完成文书档案管理工作。

文书档案管理工作的重要性

文书是机关事业单位工作实践内容的重要载体，机关事业单位的业务运行与事务衔接以及相关内容的记录都需要以文书的形式进行体现或承载。对文书进行科学而系统化的档案管理，不仅能够对文书进行保存与记录，同时也能直接提升机关事业单位的业务与事务运行效率，进而间接地推动了机关事业单位对外服务质量。所以对于文书的管理工作是机关事业单位档案管理的重要内容，特别是在一些数字影響资料以及物品资料相对较少的机关事业单位当中，文书档案管理工作是档案管理工作的核心。

文书档案管理工作的强化途径

加强机关事业单位对文书档案管理工作的重视。文书档案管理工作是档案管理工作人员的岗位职责，同时也是涉及到机关事业单位所有相关人员的广范围工作，需要所有文书相关人员与档案管理人员间的有效协调配合。从档案管理工作在机关事业整体运行体系当中的作用来看，只有将档案管理工作与整体系统的运行进行有机衔接才能使文书档案管理工作实现工作效率的最大化，所以需要整体工作体系当中所有相关人员加强对于文书管理工作的重视，并切实地在实践工作当中给予积极的协调配合，进而实现文书档案管理工作效率得到实质性的提升。同时强化每一个机关事业单位工作人员的全局意识，对文书档案工作给予自主自觉的支持，兑现在文书资料的提供、收集以及保管当中的义务。

提升档案管理与其他工作环节的衔接性。档案管理工作与其他各岗位工作之间应就档案存档环节进行有效协调与衔接，使相互之间掌握基本工作流程，进而使文书以及其他一些相关资料能够在形成初期符合档案入档要求，提升档案管理工作效率。尤其是档案管理工作人员与文书工作人员之间的衔接性的提升，需要文书管理人员进行一定程度的相关培训，同时档案管理人员也需要对文书管理工作流程和工作要求进行一定程度的掌握。进而使文书档案管理工作能够形成流畅的工作程序，避免不必要的摩擦与矛盾。使文书档案归档水平得以有效提升。

优化文书档案管理工作的信息化程度。随着机关事业单位在现代社会当中的服务功能增强以及业务实践方式的拓宽，信息化技术在机关事业单位当中发挥着越来越重要的作用。机关事业单位很多重要业务和事务互动都需要在网络平台当中进行实施，进而也会产生大量的电子版本文书资料和档案资料。这些资料的收集与存档具有一定的便捷性，同时也具有一定的难度。这对于档案管理者来说既是信息化时代带来的挑战，也是信息化时代带来的机遇。强化档案人员的信息技术应用水平以及信息数据素养，同时增设具有先进性的信息化档案管理设备。进而使档案获取、收集与入档等工作环节的实践效率实现质的突破，进而极大地提升文书档案管理工作的实践水平。大数据时代背景下，档案管理人员应积极提升自身信息素养。信息素养是指对于机关事业单位内部资料数据的保密与保存，同时也对业务数据的收集与统计。在重要数据资料上应首先应做好收集与统计工作，并利用相关软件对数据进行科学化的研究与整合，进而为相关岗位人员提供重要的参考数据帮助其提升工作能力与工作实效。在信息化技术进行有效应用的前提下，能够及时而全面对文书资料进行获取与存档，进而使机关事业单位在信息化技术的应用下实现了为社会提供优质服务的责任与使命。同时也使文书档案管理工作更加科学化和系统化。

强化档案管理工作人员的职业素养。档案管理工作虽然并非是机关事业单位当中的高难度工作，但是其具有着重要的工作实践价值，对机关事业单位的整体运行效率产生着重要的影响。而档案管理工作的最为关键环节就是档案管理工作人员的职业素养，尤其是对于文书档案管理部分的工作，不仅需要基本的业务能力，更需要具有较高的责任心和团队协作能力。档案工作人员只有将文书资料获取、收集、整理以及入档工作当中所有细节工作以负责任的进行实施，并加强与其他部门工作人员的协调能力，才能使文书档案管理工作实现其工作意义，为机关事业单位贡献出岗位实践价值。特别是先信息化时代背景下，对于网络电子文书资料的数据信息收集与整理，不仅要求档案管理人员具有一定专业水平和责任心，更需要档案管理人员具有较高的信息素养，对信息数据能够进行系统而全面的科学化处理。文书档案管理工作具有一定的复杂性，但是对文书档案管理工作更需要档案管理人员的责任心和优秀的职业素养才能实现工作效率与质量。

（作者单位：广东省河源市重点项目建设服务中心）endprint