学校档案信息化管理水平的提升措施研究

帅爱华

摘 要：随着互联网在生活各方面的不断深入，学校档案管理也应向着信息化发展，这是档案工作者未来工作环境、工作状态的必然趋势。互联网的融入能够让学校档案管理更强调效率性、科学性以及规范性，让档案管理工作更具高效性。本文首先分析了现阶段学校在管理档案工作中表现出的弊端，并在此基础上以信息化管理为切入点，研究了档案管理的优化措施。

关键词：档案管理；信息化管理；优化措施

随着现代化教育的不断推进，在学校档案管理工作中信息技术正逐渐渗透至工作的方方面面，为档案管理工作质的飞跃带来了新的希望[1]。根据目前学校档案管理水平而言，仍存在不少弊端，例如重视程度不足、管理水平落后、数据库建立不完善等等，影响了档案管理的信息化发展[2]。本文以学校档案管理为主线，研究了信息化管理的优化策略。

一、现阶段档案管理存在的弊端

（一）体制不健全

学校的档案管理涉及到方方面面，信息量大、种类繁多，必须在体制上健全化，完成对档案信息的科学分类并确保信息的真实性。以对学生的档案管理为例，涉及到多层面信息，需要学生所在年级学院、后勤部、教务处、财务部、团委、就业部等多方面均提供真实信息，确保部门之间的独立性以及信息的真实性[3]。目前，学校在此方面的管理更偏向粗放型状态，导致档案内容未全面填写，存档、采集数据等方面缺乏统一标准，审核阶段过于宽松，材料接收偏向随意性，档案存在频繁丢失情况。

（二）管理方式过于传统

现阶段仍有不少学校在档案管理方面沿用了传统模式，即使用纸质文件来管理各类档案。随着档案工作要求的不断提升，学校面临的档案类别及数量将有爆发性增长，传统纸质档案已经无法保障信息的全面性。加上纸质档案在接收、存储、管理等方面的弊端，易出现损毁情况[4]。另外，纸质档案导致信息无法实时共享且缺乏全面性，用人单位在接收学生时难以在第一时间了解学生在校表现等情况，无法充分发挥档案的功效。

（三）专业人才储备不足

目前档案管理人员不仅需要具备基本的档案文件管理意识，还需要熟练应用电子计算机来实现档案的电子化管理。目前不少学校在档案管理人员安排上更偏向于教师担任，缺乏档案管理专业人才。在这一点上，其原因可归咎于学校重视程度不足，造成档案管理工作缺乏足够的硬件设施及资金投入，档案管理信息化建设呈现出迟缓发展状态。

二、信息化档案管理的优化措施

（一）重视人才储备

作为人才培养基地，学校在档案管理方面也应重视人才的储备，确保档案管理聘用高素质综合性人才。除了基础教育工作之外，还应加大档案管理者的职业道德教育以及职业能力培训。具体而言，可根据学校实际情况以及现阶段档案管理工作呈现的弊端，有针对性的开展一系列培训工作，培训必须具有持久性以及规划性，切不可要求档案管理工作者通过一次培训提升自身能力。档案工作管理队伍必须热爱档案管理并具有较强的责任心，在扎实的档案管理知识储备基础之上结合先进档案管理技术，不断丰富自身知识储备以及档案管理技能，让信息化档案管理状态真正实现。

（二）完善管理体制

现代化建设在档案管理中的融合离不开校方的重视以及相关管理体制的完善。校方在建设档案管理队伍时必须明确专业性，区分专职与兼职人员，定期组织会议了解阶段性档案管理存在的问题、面临的挑战以及发展趋势。加大信息化建设中的投入，包含计算机、组织培训、各类数据库管理软件等，并将档案人员的培训费用以及软硬件的购置、维护费用均列入工作预算之中，让档案管理体制更为健全化。除此之外，由于档案在信息化状态下可容纳更多资源，因此可强化数据库利用率，让档案的涵盖信息更为全面。工作人员应树立档案管理意识，高度重视档案信息的全面性与真实性，在资料审核时严格把关，确保归档于数据库的资料均真实有效。

（三）落实基础建设

信息化档案管理的发展离不开基础业务建设。首先应确保在电子档案管理过程中每位管理人员均了解其操作，避免出现数据库内容不真实或电子信息遭到损坏情况。工作人员在管理档案过程中严格遵循操作规程及归档制度，阶段性审核电子档案是否存在错误和遗漏情况，重视档案的形成、积累、收集、鉴定、归档过程。其次，在数字化档案工作进程过程中应根据学校具體情况，从档案的重要程度以及查阅频率着手，将档案分为不同类别，以便于对档案的高效率管理。最后应重视数据库建设，包含学生信息数据库、教学资源数据库、后勤储备数据库等等，对数据库中资源明确分类、方便查找，提升检索快捷性。

三、结束语

综上所述，信息化时代下学校档案的管理朝着数据化、电子化方向发展已经成为了必然趋势。校方应重视档案管理技术水平的提升以及专业人才的储备，了解现阶段档案管理工作呈现的弊端以及落后性，有针对性地强化学校档案工作，提升档案管理有效性。

参考文献：

[1]武云霞，于艳.档案信息化：学校创新发展新动力——南京市琅琊路小学创建省5A级数字档案室纪实[J].档案与建设，2017，No.342 06：76-77.

[2]刘岩.“互联网+”背景下高校学生档案信息化管理途径解析[J].办公室业务，2017，No.274 17：54.

[3]陆芳.基于数字技术发展背景探究高中学校档案工作信息化管理模式[J].办公室业务，2013，No.180 19：168-169.

[4]张仙玉，李鹏.本科教学评估视域下高校教学档案信息化管理探析[J].佳木斯职业学院学报，2016，No.166 09：488+491.endprint