“邮件合并”在批量制作带照片证件中的设计与实现
2018-01-08蒋建琼
摘要:“邮件合并”是Word中一个非常适用便捷的功能,它能快速、准确的解决许多重复性工作,使人们的工作更加高效和快捷。该文通过介绍批量制作带照片的全国大学生英语四级准考证案例,系统阐述邮件合并的功能,制作要点和操作步骤。
关键词:邮件合并;批量处理;证书打印
中图分类号:TP393 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2017)36-0135-03
在学校的日常办公中,经常需要批量制作工资条、准考证、获奖证书、录取通知书、毕业证书等量大且繁琐的工作,这些工作都具有2个共性:工作量大、格式一致,数据字段类型相同,但字段的内容不相同,每个记录单独成文。
就拿打印全国大学生英语四级准考证这个工作来说,每年几千份的打印量,如果按照传统的做法把准考证的模板打印上千份后,再手工逐张填入考生的信息,这个工作量是相当大的,还容易出错。如果通过Word 2010的邮件合并功能就能高效快捷的完成带照片的准考证的制作。
1 邮件合并功能综述
邮件合并最初是在批量生成邮件文档时提出来的[1],它是word主文档与源文件有机结合生成的新文档。源文件的功能是在主文档中插入了一些域,域相当于程序设计中的变量,这些变量在邮件合并中可以用其值来代替,是能够自动地按照给出的一批收信人的信息,成批生成相应的邮件,所以完整的使用“邮件合并”功能通常需要三个步骤:一是创建主文档;二创建数据源;三是“邮件合并”生成新文档[2]。
2 邮件合并的步骤
2.1 创建主文档
主文档就是文档的通用部分,即文档中固定的内容和格式部分,创建主文档也就是创建一个新的Word文档,根据需要排版设计成所需的通用文档,就拿准考证来说,准考证号、考生姓名、证件号码、考场、座位号等都属于固定不变的格式。主文档可以新建,也可以借用已有的Word文档。排版的时候要预留出插入数据源的位置和空间[3]。
2.2 创建数据源
创建数据源,可以用Excel电子表格文档,也可以用Word文档,文本文档,或数据库文档等。在创建数据源时,文档的第一行,通常是字段名,在邮件合并时又叫域名,这些字段名不能为空,也不能是特殊符号例“*”、“?”、“:”等,如果字段名为空或是特殊字符的话,在插入邮件合并时域将无效,无法创建邮件合并文档。
2.3 邮件合并新文档
返回到主文档,单击“邮件”选项卡,选择“开始邮件合并”功能区,选择“开始邮件合并”下的“邮件合并分步向导”,根据文档右侧的“邮件合并”任务窗格,依次操作,将数据源中的域插入在主文档中的对应位置合并成新的文档即可。
3 制作英语四级准考证邮件合并实例
以下以制作全国大学生英语四级准考证为例,详细介绍邮件合并的操作要点和步骤。
3.1 批量制作带照片的全国大学生英语四级准考证
在每年全国大学生英语四级考试之前,学校的教务处都要制作每位考生的准考证,使考试能顺利进行。
实现的方法和步骤:
1) 资料的收集。考试前教务要收集每位考生的电子照片,并且把电子照片命名,并且将电子照片、主文档、源文件三个文档存在同一目录下,便于今后的管理和使用[3],本实例我们将三个文档统一放在E:盘下“大学英语四级准考证设计”文件夹中。
2) 制作考生“大学英语四级准考证.docx”主文档。打开word 2010,设计一个如图1所示的准考证样式文档,录入文字,下划线、文本框,并对格式进行设置调整即可。
3) 建立数据源。
1 建立存放照片的文件夹。本例中我们将在E:盘下创建一个“大学英语四级准考证设计”文件夹,在该文件夹下再创建一个“学生照片”文件夹,将所有的图片均存放在“学生照片”文件夹中如图2所示。
2 启动Excel 2010 建立“全国大学英语四级考试准考证表.xlsx”如图3所示,录入考生的准考证号,考生姓名,考试地点,考场等信息。
4) 启用“开始邮件合并”功能开始制作准考证。
1 选择数据源。在主文档“大学英语四级准考证.docx”中单击“邮件”选项卡,选择“开始邮件合并”功能区中的“开始邮件合并”,选择“邮件合并分步向导”,此时文档右侧将会弹出“邮件合并”任务窗格,依次单击“下一步:正在启动文档”,“下一步:选取收件人”,当单击“下一步:撰写信函”时,将会弹出选择“选取数据源”的对话框如圖4所示,此时选择E:\大学生四级准考证设计\全国大学英语四级考试准考证表.xlsx,选择“全国大学英语四级考试准考证表,.xlsx”后单击“打开”,选择表格,如果表格不在“sheet1”,选择其他工作表后单击“确定”。
2 插入合并域。单击“第3步,共6步”中“下一步:撰写信函”,在“第4步,共6步”中选择“其他项目”
3 插入照片域。单击“插入”选项卡的“文本”功能中的“文档部件”,在“文档部件”中选择“域”,在“域”对话框中,选择“链接和引用”类别,在“链接和引用”类别下选择”IncludePicture”的域名,在“域属性文件名或URL”文件框中输入“pic”[4](文件名可以任意取)如图6所示,单击“确定”后,回到主文档。
按“Alt+F9”快捷键,将切换到文档的代码模式如图7所示,选中”pic”(包括双引号也要选中),再选择“邮件”选项卡的“编辑和插入域”功能区中的“插入合并域”,在“插入合并域”中选择“考生照片”操作步骤如图8所示。最后再按快捷键Alt+F9将文档切换回到常规模式。在常规模式下依次选择文档右侧“邮件合并”的任务窗格的向导,“下一步:预览信函”,“下一步:完成合并”。选择“编辑单个信函”命令,在弹出的“合并到新文档”对话框,选择“全部”单击“确定”,将生成的新文档存为“全部准考证.docx”。如果考生照片没有正常显示,只要按Ctrl+A选中全部文档,按下F9键重新刷新即可看见如图10所示。如果还是没有显示,将文档关闭了再打开,逐个单击图片位置,逐次按F9逐个刷新,图片便可以显示出来。
4 邮件合并的注意事项
1) 根据需要设计好主文档。
2) 源文件中照片的路径一定要是照片存放的绝对路径,文件名也必须和真实命名的文件名一致,包括大小写都必须一致,必须是带“\\”的路径格式。例如:“E:\\大学英语四级准考证设计\\学生照片\\周如.JPG”。
3) 带有照片的邮件合并文档,如果开始只有一张照片或者照片不显示,一般按Ctrl+A选中整个文档,按F9刷新就可以显示。如果还是没有显示,请把文档保存关闭再打开文档,逐个单击图片位置,逐次按F9,逐个刷新图片。(也就是说,选中一张图片位置,按一次F9刷新一张图片,依次刷新完成)
5 结束语
本文通过制作全国大学生英语四级准考证实例,详细地介绍了word 2010中邮件合并的操作要求和步骤,对于批量制作带照片的录取通知书、准考证、成绩通知单等都有很好的现实指导意义。
参照文献:
[1] 王平霞,郝志廷.Word中邮件合并的应用实例[J].安徽电子信息职业技术学院学报,2013,12(3):13-14,20.
[2] 柳光凯,杨浩宇,蒋建琼.大学计算机基础项目化教程[M].北京:北京希望电子出版社,2017(8):165-166.
[3] 陈永新,王海燕,赵晓红.计算机基础中word2003邮件合并功能的应用拓展研究[J].电脑知识与技术,2015(2).
[4] 高妍.邮件合并批量照片设计技巧[J].大陆桥视野,2015(24):259.