“邮件合并”在批量制作带照片证件中的设计与实现

摘要：“邮件合并”是Word中一个非常适用便捷的功能，它能快速、准确的解决许多重复性工作，使人们的工作更加高效和快捷。该文通过介绍批量制作带照片的全国大学生英语四级准考证案例，系统阐述邮件合并的功能，制作要点和操作步骤。

关键词：邮件合并；批量处理；证书打印

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）36-0135-03

在学校的日常办公中，经常需要批量制作工资条、准考证、获奖证书、录取通知书、毕业证书等量大且繁琐的工作，这些工作都具有2个共性：工作量大、格式一致，数据字段类型相同，但字段的内容不相同，每个记录单独成文。

就拿打印全国大学生英语四级准考证这个工作来说，每年几千份的打印量，如果按照传统的做法把准考证的模板打印上千份后，再手工逐张填入考生的信息，这个工作量是相当大的，还容易出错。如果通过Word 2010的邮件合并功能就能高效快捷的完成带照片的准考证的制作。

1 邮件合并功能综述

邮件合并最初是在批量生成邮件文档时提出来的[1]，它是word主文档与源文件有机结合生成的新文档。源文件的功能是在主文档中插入了一些域，域相当于程序设计中的变量，这些变量在邮件合并中可以用其值来代替，是能够自动地按照给出的一批收信人的信息，成批生成相应的邮件，所以完整的使用“邮件合并”功能通常需要三个步骤：一是创建主文档；二创建数据源；三是“邮件合并”生成新文档[2]。

2 邮件合并的步骤

2.1 创建主文档

主文档就是文档的通用部分，即文档中固定的内容和格式部分，创建主文档也就是创建一个新的Word文档，根据需要排版设计成所需的通用文档，就拿准考证来说，准考证号、考生姓名、证件号码、考场、座位号等都属于固定不变的格式。主文档可以新建，也可以借用已有的Word文档。排版的时候要预留出插入数据源的位置和空间[3]。

2.2 创建数据源

创建数据源，可以用Excel电子表格文档，也可以用Word文档，文本文档，或数据库文档等。在创建数据源时，文档的第一行，通常是字段名，在邮件合并时又叫域名，这些字段名不能为空，也不能是特殊符号例“*”、“？”、“：”等，如果字段名为空或是特殊字符的话，在插入邮件合并时域将无效，无法创建邮件合并文档。

2.3 邮件合并新文档

返回到主文档，单击“邮件”选项卡，选择“开始邮件合并”功能区，选择“开始邮件合并”下的“邮件合并分步向导”，根据文档右侧的“邮件合并”任务窗格，依次操作，将数据源中的域插入在主文档中的对应位置合并成新的文档即可。

3 制作英语四级准考证邮件合并实例

以下以制作全国大学生英语四级准考证为例，详细介绍邮件合并的操作要点和步骤。

3.1 批量制作带照片的全国大学生英语四级准考证

在每年全国大学生英语四级考试之前，学校的教务处都要制作每位考生的准考证，使考试能顺利进行。

实现的方法和步骤：

1） 资料的收集。考试前教务要收集每位考生的电子照片，并且把电子照片命名，并且将电子照片、主文档、源文件三个文档存在同一目录下，便于今后的管理和使用[3]，本实例我们将三个文档统一放在E：盘下“大学英语四级准考证设计”文件夹中。

2） 制作考生“大学英语四级准考证.docx”主文档。打开word 2010，设计一个如图1所示的准考证样式文档，录入文字，下划线、文本框，并对格式进行设置调整即可。

3） 建立数据源。

1 建立存放照片的文件夹。本例中我们将在E：盘下创建一个“大学英语四级准考证设计”文件夹，在该文件夹下再创建一个“学生照片”文件夹，将所有的图片均存放在“学生照片”文件夹中如图2所示。

2 启动Excel 2010 建立“全国大学英语四级考试准考证表.xlsx”如图3所示，录入考生的准考证号，考生姓名，考试地点，考场等信息。

4） 启用“开始邮件合并”功能开始制作准考证。

1 选择数据源。在主文档“大学英语四级准考证.docx”中单击“邮件”选项卡，选择“开始邮件合并”功能区中的“开始邮件合并”，选择“邮件合并分步向导”，此时文档右侧将会弹出“邮件合并”任务窗格，依次单击“下一步：正在启动文档”，“下一步：选取收件人”，当单击“下一步：撰写信函”时，将会弹出选择“选取数据源”的对话框如圖4所示，此时选择E：＼大学生四级准考证设计＼全国大学英语四级考试准考证表.xlsx，选择“全国大学英语四级考试准考证表，.xlsx”后单击“打开”，选择表格，如果表格不在“sheet1”，选择其他工作表后单击“确定”。

2 插入合并域。单击“第3步，共6步”中“下一步：撰写信函”，在“第4步，共6步”中选择“其他项目”

3 插入照片域。单击“插入”选项卡的“文本”功能中的“文档部件”，在“文档部件”中选择“域”，在“域”对话框中，选择“链接和引用”类别，在“链接和引用”类别下选择”IncludePicture”的域名，在“域属性文件名或URL”文件框中输入“pic”[4]（文件名可以任意取）如图6所示，单击“确定”后，回到主文档。

按“Alt+F9”快捷键，将切换到文档的代码模式如图7所示，选中”pic”（包括双引号也要选中），再选择“邮件”选项卡的“编辑和插入域”功能区中的“插入合并域”，在“插入合并域”中选择“考生照片”操作步骤如图8所示。最后再按快捷键Alt+F9将文档切换回到常规模式。在常规模式下依次选择文档右侧“邮件合并”的任务窗格的向导，“下一步：预览信函”，“下一步：完成合并”。选择“编辑单个信函”命令，在弹出的“合并到新文档”对话框，选择“全部”单击“确定”，将生成的新文档存为“全部准考证.docx”。如果考生照片没有正常显示，只要按Ctrl+A选中全部文档，按下F9键重新刷新即可看见如图10所示。如果还是没有显示，将文档关闭了再打开，逐个单击图片位置，逐次按F9逐个刷新，图片便可以显示出来。

4 邮件合并的注意事项

1） 根据需要设计好主文档。

2） 源文件中照片的路径一定要是照片存放的绝对路径，文件名也必须和真实命名的文件名一致，包括大小写都必须一致，必须是带“＼＼”的路径格式。例如：“E：＼＼大学英语四级准考证设计＼＼学生照片＼＼周如.JPG”。

3） 带有照片的邮件合并文档，如果开始只有一张照片或者照片不显示，一般按Ctrl+A选中整个文档，按F9刷新就可以显示。如果还是没有显示，请把文档保存关闭再打开文档，逐个单击图片位置，逐次按F9，逐个刷新图片。（也就是说，选中一张图片位置，按一次F9刷新一张图片，依次刷新完成）

5 结束语

本文通过制作全国大学生英语四级准考证实例，详细地介绍了word 2010中邮件合并的操作要求和步骤，对于批量制作带照片的录取通知书、准考证、成绩通知单等都有很好的现实指导意义。

参照文献：

[1] 王平霞，郝志廷.Word中邮件合并的应用实例[J].安徽电子信息职业技术学院学报，2013，12（3）：13-14，20.

[2] 柳光凯，杨浩宇，蒋建琼.大学计算机基础项目化教程[M].北京：北京希望电子出版社，2017（8）：165-166.

[3] 陈永新，王海燕，赵晓红.计算机基础中word2003邮件合并功能的应用拓展研究[J].电脑知识与技术，2015（2）.

[4] 高妍.邮件合并批量照片设计技巧[J].大陆桥视野，2015（24）：259.