包头市小学学生档案管理系统分析与设计

武浩然

摘要：国家的档案资源是非常重要的资源之一，是国家的文化的重要的体现，其中的学生档案也是国家档案的一部分，但是却没有受到很大的重视，特别是小学学生的档案管理存在漏洞，学生的档案信息不明确，档案的查询市场存在着错误，学校对档案的管理也不重视。该文就以包头市小学学生档案管理为例，对包头市小学学生档案管理系统分析与设计进行了研究，首先阐述了学生档案系统需求分析设计，其次阐述了总体需求分析设计；接着阐述了系统的总体设计，最后阐述了系统实现与测试。

关键词：包头市小学；学生档案管理系统；设计

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）35-0118-02

在新的时代背景下，国家的科学技术突飞猛进的发展，相应的各行业对人才的需求也就越来越高，随着九年义务教育的普及，越来越多的学生受到了更好的教育，但是众多的学生信息对学校的管理工作提出了更高的要求。学生的档案是从入学就一直跟随学生的一直到中学甚至大学，所以学生在小学时候的档案管理工作至关重要，传统的学生的档案管理工作都是人工操作的，耗費大量的人力和物力，给档案管理的工作人员带来很大的工作压力，同时也不能满足学生档案对精确性的要求，特别是在互联网飞速发展的时代，大数据的应用更为小学生的档案管理系统提供了更多的可能性。

各个地方的小学，应该明确现在发展的趋势，转变工作人员管理学生档案系统的时间，用最少的时间得到最好的工作效率，学生的档案管理工作是一项复杂的工作，学生的信息要求准确录入系统中进行科学化的管理，适应知识经济对人才的发展要求。

1 系统需求分析设计

1.1 总体需求分析设计

学生的档案系统在之前都是要靠管理人员手动的录入学生信息，工作量非常的大，而且对于工作人员来说，一直重复机械的录入数据，对他们的工作心理也是很大的挑战，工作人员再认真，他们出错的几率还是很高，但是随着计算机的普及和互联网使用的提高，如果用计算机来完成学生档案的管理工作，那么将会节省很多的人力物力资源。并且工作的准确率高，也大大提高了工作人员的工作效率。

根据加强对学生档案系统的管理的总体目标的要求下，这个系统的设计应该完全的体现计算机的发展优势，能利用计算机完全的对这个系统进行管理，使系统对计算机完美的集合，解决工作人员手动操作所带来的困境。学生的信息在档案管理系统必须能进行录入、修改、查询和打印。很多的学生在转学甚至其他的一系列的活动时，有时候会需要打印自己的学生档案，如果这个系统不能实现对学生档案的打印，那么，将会是一个存在很大漏洞的学生档案管理系统。小学学生档案管理系统每天要承担大量的浏览量和任务，必须做好系统的维护，如果系统经常出现瘫痪的情况，那么，这个系统的开发也就没有意义。系统的界面应该具备简洁大方的特点，给用户带来好的使用体验。

1.1.1 系统技术架构

在生产和生活的各个领域和行业内都有与其相适应的管理系统的存在，这些管理系统的设计与应用无一例外的都要和这些行业的特点相适应，是行业特点在系统上的体现，这个系统的设计必须满足企业对公司各种业务的管理，小学生学籍管理系统的设计也必须的遵循这一原则，本小学学生档案管理系统是在最新的功能强大的Windows2010操作系统的平台下进行设计与应用的，与Windows 2000和Windows2007相比，优越性明显，并且它的特点也是非常的明显的。

计算机的发展使计算机也生产出很多的不同的形式，但是小学生学籍管理系统不关你是在笔记本还是台式的电脑，只要是支持32位数字运算的电脑上都不会出现软硬件不兼容的情况，进行顺畅的使用，方便用户在不同的空间内选择方便的终端使用本系统。系统的实现最重要的就是它的信息性，本系统在信息输入之后，能自动的完成所有数据的审核，存储等功能，不需要人工进行保存，甚至能进行自动的备份，避免系统的管理者因为疏忽大意造成的数据的丢失。并且系统的初始界面会有帮助按钮，里面收录了各种使用本系统会出现的情况，并有完整的解决策略，用户在不熟悉本系统操作的时候，也不用担心不能解决实际问题。

1.1.2 系统功能结构

学生档案管理系统的功能主要是为了满足学校对学生档案的管理和调阅，为了使档案的管理者能在使用本系统的过程中感受到本系统的层次性，因此本系统在设计的时候划分了不同的功能区，每个功能区又包括相应的几个小的子功能区，这些小的子功能区在大功能区的管辖下提供服务，和大的功能区组成一个严密的系统，为学生的档案管理工作提供服务。

系统的主要的功能模块就是对学生信息的录入、修改和删除信息。学生在入学之后，对于学生的家庭住址、年龄、联系电话、学校以及班级情况都要详细的统计之后录入学生的档案管理系统，但是在这个过程中，对系统的管理员来说这是一份非常繁重的工作，难免会发生错误，当发生错误的时候就要催信息进行删除和修改，这都是系统的最主要的功能。详情请见系统功能图：

1.2 功能性需求分析设计

学生的档案管理系统对学校正常的工作进行至关重要，随着互联网技术的发展，数据库运用的成熟，硬件的使用和软件的开发都已经不是问题，本文开发的这款系统，和原来的系统相比，并没有增加太多的新的技术内容，在经济上是完全可以承受的范围。

互联网技术的日新月异，互联网人才也越来越多，现在的数据库的开发与应用已经不是几十年前的时候， Visual Basic 数据库系统经过长时间的开发与应用，界面清楚，操作简单，因此，开发学生管理系统技术上可行。

1.3 非功能性需求分析设计

学生档案的管理系统的设计主要是为学校的教务处和管理处提供服务的，学校的教务处和管理处每年都需要都学生的档案管理系统中抽调学生的信息来支撑本部门的工作，同时也会对学生的档案管理处有新数据的反馈，而这些数据的反馈最终都是要录入学生档案的管理系统中去的，每年针对学生管理处和教务处的各种不同格式的数据，本系统都能进行自行的转换，

数据获取部分的模块必须保证可扩展性。这个系统面向所有的学生档案工作的管理人员，系统的界面必须是简单操作的，不能太过于复杂，增加工作人员的工作，应当尽可能为他们提供友好的用户界面，保证操作易用、简单。

2 系统的总体设计

2.1 系统总体设计

学生档案的管理系统的总体设计是面向学校档案的管理人员来进行的，但是包头市小学学生的档案管理系统进行了创新，因为这个系统大都是学校内部的管理人员才能看到，但是这个系统对于家长和学生也都能看到，家长可以根据学生的学好查询到自己家孩子的信息，进行核对，如果出现信息错误的情况，可以及时的向工作人员进行反映，在工作人员的帮助下，修改信息，但是为了系统不出现混乱的情况，除了学校的管理人员，其他的人就算进入系统也不具备修改信息的资格，这可以说是创新了学生档案的管理系统的设计。

2.2 系统的数据库设计

Visual Basic6.0 并不是目前最快捷的数据库的技术，但是却是目前最简单的易于操作的系統，为了弥补这个系统可能出现的漏洞，选用了 Access 表，在系统的设计中，数据库的设计是一个重点内容，数据库的设计师运用计算机和互联网技术，对数据进行科学的存储和管理，甚至进行智能的分析的步骤，达到对系统的的设计支出对数据处理的要求，

学生档案管理系统的学生的信息库在数据库的支撑下，保持高度的一致性，从逻辑结构到物理结构，减少了空间的浪费。为实现本系统的通用性，学生信息库被视为是可变的，用户可根据实际情况进行修改。系统中的各功能如修改、查询等都是针对该表进行的操作。

2.2.1 数据存储架构设计

小学生的档案管理对学校是一项繁重的工作，随着电子计算机的发展，设计一款小学生的档案管理系统很有必要，本系统经过系统的分析和设计以及实验等过程，逐步地完善其功能，并且因为操作简单等优点，具有很高的应用性，随着本系统还是存在着缺憾，但是对以后小学生的档案管理的设计还是有很高的借鉴价值。

数据的存储主要主要是包括系统中的用户、权限以及角色的不同建立不同的数据表，但是系统的数据库并不像我们想的那样，还要负责档案业务以外的数据的整理和存储，档案信息的部分不仅包括学生的的主体的基本信息，比如学生的年龄，性别，班级以及联系方式等，还包括每个学期老师对学生的的评语和学生成绩的统计，数据库对数据的存储体现在数据被录入系统之后的各个环节内，比如数据的导入、打印和数据的汇总等等，当档案信息更新完成后，系统的数据库会自动的保存以备打印，查看。

2.2.2 数据分布设计

作为门户网站的管理系统，档案管理系统中定义了一些第一时间就要处理的程序，这些程序为系统提供好的应用程序环境，比如有增加系统的文章，取消系统的文章，还有自动更新滚动模块等，这个系统的设计的使用用户主要还是学校对学生档案的管理人员，但是也针对学校以外的人开放，良好的应用程序是系统运行的先决条件，本系统经过测试，应用程序运行的环境没有异常。

学生的档案管理系统自动地将数据分散到数据库中，然后再根据用户对系统的指令调出所需要的数据，但是这些数据的保存并不是杂乱无章的，而是根据不同的数据库列表进行划分，比如系统的管理人员的中心列表，学生的档案表、用户的基本信息统计表等，这些都是数据库建立的最基本的要求，所有的数据库的设计并完善也应该严格的遵循提供数据的任务，否则数据库的设立就没有了意义。

2.3 系统详细功能模块设计

小学生档案管理系统经过分析和设计正式投入使用，在使用之前，对系统进行了详细的测试，系统能够完全进行信息的

录入、修改和删除等步骤，当家长或者学生发现自己的档案信息发生错误之后，用系统联系管理人员之后，也都能很快的收到反馈，解决问题，Visual Basic6.0为了方便用户的查询，该系统设置了新建用户功能，因此，系统管理员可以根据情况迅速建立所需用户档案，及时了解每一个注册学生的情况。另外，该系统采用 Visual Basic6.0 界面即可视化界面，使用户使用起来更加简捷、迅速。

包头市小学学生档案管理系统的设计分为浏览功能、数据处理功能、查询功能、用户管理功能和系统功能五大管理模块。其中的浏览功能包括自然功能浏览和学生的社会关系浏览；数据处理功能包括录入、修改、删除，其中的录入功能又包括对自然信息的录入核对社会关系信息的录入，查询功能包括自然信息的查询和社会关系信息的查询，自然信息的查询有按学号查询、按姓名查询、按班级查询等不同的方式，社会信息的查询包括按学号查询和按姓名查询两种不同的查询方式，用户管理功能分为用户的维护、修改密码等，系统的功能包括关于和退出两大模块。

3 总结与展望

小学生的档案管理对学校是一项繁重的工作，随着电子计算机的发展，设计一款小学生的档案管理系统很有必要，本系统经过系统的分析和设计以及实验等过程，逐步地完善其功能，并且因为操作简单等优点，具有很高的应用性，随着本系统还是存在着缺憾，但是对以后小学生的档案管理的设计还是有很高的借鉴价值。

参考文献：

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