小微企业OA协同办公系统开发研究

李娟

摘要：办公自动化解决了传统办公的时空局限性，将复杂的工作流程进行简化，使得日常办公更加方便快捷，实现信息数据共享。办公自动化是衡量其一个企业是否具备信息化办公的标准。该文详细设计的小微企业OA协同办公系统是基于工作流程的思想。小微企业OA协同办公系统按照面向对象的设计原理，设计步骤如下：需求分析设计，结构化程序设计，详细功能设计以及系统实现。在该文设计中，小微企业OA协同办公系统的采取Browser/Server体系架构设计，并结合J2EE技术和SQL Server 2008数据库的应用程序架构。该文实践开发小微企业OA协同办公系统，并验证其可行性，完成了系统的功能模块开发与测试工作。经过多次测试与改进后，小微企业OA协同办公系统的应用具有实际意义。

关键词：OA；协同办公；工作流；SQL Server 2008数据库；B/S架构

中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）35-0077-02

1 概述

OA（Office Automation）：办公自动化的简称。起源于20世纪中期，开始发展于20世纪的80年代后期。M.C.Zisman对办公自动化概念的定义为：“能够完成数据处理转化为信息化的处理方式，最优之处是完成了业务进行模块化、流程化、自动化。众所周知，公司为了实现对市场的控制能力，也就是源于對销售信息的快速获取能力、数据预处理以及分析能力，公司对市场变化情况表现为强烈反映才是数据交互的本质所在。

所谓协同，就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体，协同一致地完成某一目标的过程或能力。而所有有助于协同的软件都可以称作是协同软件。在传统办公模式中，每项工作流程需要手动完成，各个部门之间的日常办公都受到极大限制。而正当信息化普及的前提下，信息化将进一步加速公司内部之间的数据交互与共享操作，使得企业日常办公更加高效快捷。面对着当前社会竞争的压力加大的趋势，各个行业之间存在互相占领市场，如果企业想要生存，就必须通过信息化手段为企业提供转机，最理想情况下能够增加企业的经济效益。

基于工作流的OA协同办公过程中，这是一种以知识共享管理办公时代的建立体系，并不断地传递和处理数据，这种工作流所具有的主要特点包括：

1） 协同办公应具备数据处理能力：在局域网中共享数据信息资源。在协同办公过程中，它们并不仅仅简单的数据可以传输，甚至可以实现挖掘到深度网中的数据资源；

2） 协同办公辅助功能：包含多线程文件下载策略、断点续传策略和远程多媒体文件数据共享策略等。除此之外，改进的OA协同办公系统由于软件环境、硬件设备的支持、客户群众多的智能手机接入成为协同办公的主要力量；

3） 综合业务数据管理：企业通过OA协同办公实现知识融合操作。

2 系统需求分析

2.1 总体需求分析

本文实现基于Java的小微企业OA协同办公系统总体需求分析设计，其分析内容包括：总体分析、系统主要功能性分析和安全性能分析。其中系统主要功能性分析是指：完成需求调研和需求最后整理。需求分析为了实现系统而做出的前期工作，系统想要做成什么样的，OA协同办公系统总体设计与OA协同办公系统实现之间存在着一定的关联，通过需求分析进行应用程序定位，即是完成系统实现的基础工作阶段。

针对当前计算机网络普及和发展趋势，经过本文的需求分析设计得出，根据现有局域网网络平台，为了解决小微企业办公自动化水平低，办公效率低下，数据资源无法实时共享，且数据之间孤立存在不同节点。为了解决上述问题，本文将通过以下内容将实现企业自动化办公：

1） 内部数据资源实时共享；

2） 有效使得企业部门之间的业务交流，协同任务办公工作；

3） 实现员工工作日志的管理；

4） 为企业领导层提供决策依据管理功能。

2.2 功能性需求分析

通过对小微企业OA协同办公系统需求分析之后，使得OA协同办公系统功能结构明确划分不同层级菜单目录。下面为小微企业OA协同办公系统的功能需求列表。

2.2.1 员工个人事务理功能模块

员工个人事务主要包括：日程工作安排、个人工作日志管理、系统设置、我的事务等。

1） 日程工作安排：

个人日程管理：编写本人工作安排，系统将在登陆后的个人主页面显示日程安排信息；

该功能用于设置个人日程安排管理，例如：日程安排添加、管理和设置等操作。设置个人重要日常工作安排的提醒功能，它是为了以免错过重要过日常安排。

2） 个人工作日志管理：

个人日志：员工可以按照系统设置的规则填写本人的工作日志。

3） 系统设置：

系统设置个人信息：进行相关信息的设置。修改系统的登录密码：修改本人的登录密码。

4） 我的事务：

在的我的事务是完成对一些申请、审核、批准等操作结果。可以实现我的事务中的数据进行添加、管理和查询。

2.2.2 行政管理功能模块

1） 通知公告：

通知公告为了完成公告内容管理、添加通知公告内容和查询通知公告内容。可以使用通知公告发布各种公文消息，通知公告无需分种类；可以在桌面设置查看提醒的通知公告；

2） 协同办公的公文管理： 其中主要包括收文管理和发文管理两种功能类型。

收文管理完成收文登记、审批；收文查询是根据输入检索的关键词数据进行收文查询。

发文管理完成发文起草、审批；发文查询是根据输入检索的关键词数据进行发文查询；

3） 办公用品管理：

办公用品管理完成基础用品信息进行设置、办公用品入库登记、用品在线领用申请、办公用品领用确认和用品当前库存查询等操作。基础信息设置办公用品是针对办公用品入库登记时操作的功能；当有人进行办公用品申请操作，办公用品管理员会库存情况进行查询，如果满足该用户的办公用品申请数量时则办理办公用品的申领操作，保管员进行领用确认，并更新库存数量。

4） 固定资产管理：

固定资产管理功能模块完成了固定资产基础信息设置操作，当有新的或者淘汰的办公用品时进行固定资产的变更登记操作，将新的办公用品进行入库、旧的办公用品进行移除操作。

2.2.3 人事管理

1） 公司机构设置操作：设置公司人事组织结构，以树状为优先级。

2） 管理员工履历操作：对公司员工履历数据实现管理。

3） 劳动合同数据查询操作：可以按照年月日的查询方式对全部的员工数据进行检索。

4） 人事相关数据的统计分析：人事部门可以实现对本公司的员工数据实现统计分析。

2.3 非功能性需求分析

1） 整体界面要求：

要求小微企业OA协同办公系统的界面按照统一界面风格进行设计，同时，小微企业OA协同办公系统要求多用户同时在线对该系统进行实时数据交互操作。

2） 小微企业OA协同办公系统功能扩展性要求：

小微企业OA协同办公系统的采用远程操作服务器文件更换的方式实现系统的功能扩展，这种功能扩展叫做异步扩展更新。

3） 安全性能要求：

网络环境存在问题，为了达到小微企业OA协同办公系统的安全性能，需要对交互信息加密处理。

3 系統设计

3.1 系统总体设计

小微企业OA协同办公系统的总体设计主要包括OA协同办公系统的网络拓扑图设计、OA协同办公系统的数据分布设计和OA协同办公系统体系架构设计。

1） 小微企业OA协同办公系统的网络拓扑图设计：根据OA协同办公系统的需求分析，总体设计要根据企业所使用的终端数量、网络参数设置和选购服务器、网络拓扑结构图的数据流向等等。

2） 小微企业OA协同办公系统的数据分布设计：基于OA协同办公系统的B/S体系架构与数据存储设计相关，另外，OA协同办公系统的性能优劣取决于数据分布设计，良好的数据分布设计有利于业务数据分析处理。

3.2 系统的数据库设计

根据前面的小节介绍数据库的概念设计，本章节中完成数据库ER实体属性关系表结构设计。

1） 公文数据表结构设计。根据概念设计的公文表实体对应的字段：公文管理编号公文管理名称、公文管理类型、公文管理标题、公文主送内容、公文发文机关、成文时间与日期等。

2） 员工数据库表结构设计。根据概念设计的员工实体属性对应的字段：员工单位内编号、登录验证密码、员工真实姓名、联系方式、员工出生日期、所在部门编号、所在岗位和备注等。

3） 办公用品申领数据表结构设计。根据概念设计的办公用品申领实体对应字段：序号、申领办公用品编码、申领办公用品名称、办公用品所属类别、办公用品规格型号、计量单位、申领数量、办公用品单价和总价等。

4） 部门数据表的相关属性，根据部门实体概念设计所对应字段：部门编码、部门名称、部门主管人、上级部门等。

5） 个人日程安排数据表结构设计相关内容，根据概念设计的个人日程安排实体属性对应字段：表中序号、安排标题、个人安排类型、当前日期、安排开始日期、安排结束日期等。

6） 工作日志数据表结构设计主要包括的表字段：日志编码、工作日志形成日期、日志标题、日志主要内容、用户姓名等。

3.3 系统的功能结构设计

小微企业OA协同办公管理系统主要包括：个人事务、行政管理、人事管理以及系统设置管理等几个主要功能。图1小微企业OA协同办公管理系统功能结构图。

4 系统实现与测试

4.1 应用程序的软件和硬件介绍

4.1.1 系统的硬件开发环境

1） 处理器：I7；2）内存空间大小：8GB；3）硬盘存储容量：1000GB；4）OS：Win7；

4.1.2 系统的软件开发环境

1） 开发软件：MyEclipse 10；2）应用程序编程语言：JAVA；3）运行环境：Tomcat；4）DBMS：SQL Sever 2008。

4.2 系统测试及其测试结论分析

4.2.1 系统测试目的

为了保证小微企业OA协同办公管理系统运行期间的可靠性，测试工作需要根据所实现OA协同办公功能模块对数据的安全性、功能性和性能进行考虑。OA协同办公模拟真实环境下看能否满足用户需求。本章中完成了小微企业OA协同办公管理系统的测试计划，并针对本次的测试任务进行分析总结。小微企业OA协同办公管理系统测试目标：

1） 整体测试目标：小微企业OA协同办公管理系统整体测试需要无严重错误出现。

2） 响应性测试：小微企业OA协同办公管理系统性能测试要求系统的响应时间需要在规定范围内。

3） 性能测试：实现多用户多任务并发查询数据的任务。

4.2.2 系统的测试方案

系统的测试方案内容：

1） 启动小微企业OA协同办公系统软件程序后测试页面美工是否一致，满足要求。

2） 确定每个事件能够正确响应。

系统测试报告得出结果：一切正常。

4.2.3 测试结论及其测试分析

小微企业OA协同办公系统的测试结果及其分析，当测试工作达到预期效果之后，逐渐地完成了系统功能的有效性测试。以下就是小微企业OA协同办公系统整体测试结果：

1） 系统已经测试次数；2）应用程序消耗的CPU资源比；3）选择测试工具；4）发现是否具有严重性的缺陷错误；5）测试事件响应时间；6）针对存在缺陷错误修改天数；7）未修改应用程序的缺陷。

5 本文总结与展望

本文研究工作： 1）针对应用系统，要符合实际需求才行；2）研究相关技术，分析技术之间组合的可行性；3）实现了系统全部的功能模块，并预留系统接口。

小微企业OA协同办公系统需要改进之处：

1） 针对小微企业OA协同办公系统开发需求分析时间短，分析不同充分导致系统设计存在缺陷。

2） 小微企业OA协同办公系统实现功能模块的同时，少不了为页面添加动态加载js函数，页面加载时间过长会导致用户体验变差，尽可能使用异步加载的方式解决此问题。

参考文献：

[1] 洪东斌. 基于工作流的办公自动化系统的设计与实现[D].大连： 大连理工大学， 2008.

[2] 李民强，龚忠友. 现代办公自动化系统与设备[M].北京： 中国人民公安大学出版社， 2001.

[3] 张卫. 企业OA建设现状及发展趋势[J].办公自动化综合月刊，2008（9）.