地铁备件管理过程中的成本管控

杨 静

（南京地铁运营有限责任公司，江苏南京 210000）

地铁备件管理过程中的成本管控

杨 静

（南京地铁运营有限责任公司，江苏南京 210000）

根据地铁行业备件管理现状，剖析目前存在问题，提出备件管理过程中成本管控的方法和高额备件、进口备件的特殊管理方法。

备件；地铁；成本管控；经验

10.16621/j.cnki.issn1001-0599.2017.09.01

1 地铁备件管理的现状及存在问题

地铁设备种类繁多，备件繁多，供应商众多，地铁公司属于资产密集型企业。如果按系统功能来划分，可分为信号、通信、车辆（电客车）、供电（含接触网）、工务（轨道、房建、土木）、机自专业（电扶梯、给排水及水消防系统、空调通风、气体灭火系统、环境监控）、票务（闸机、售票机）、机械动力设备及工程车辆等。由于涉及的专业设备众多，例如，同一线路，不同专业使用不同的设备；不同线路，同一专业使用不同的设备等。根据数据统计，地铁公司设备所需的备品配件的消耗费用占企业设备维修费用50%～60%，备件库存占用资金每年可占到企业全部流动资金的45%～50%。

1.1 备件特点

地铁备件具有的特点是：种类多，供应商多，信息多。众多的备件，单纯依靠传统管理已不能适应需求，目前国内线路多的地铁公司的备件管理大都采用了信息化管理，较为常见是企业资产管理(Enterprise Asset Management，EAM)，该系统由多个管理模块组成，如资产管理、采购管理、库存管理、检修管理、工单管理、预防性维护管理、作业计划管理、报表管理等。这些模块相互作用，共同规范固定资产、备件管理等工作。

1.2 备件管理模块

备件管理属于EAM系统中的一个模块，它以备件的全寿命周期为主线，将备件的各个环节串联起来，从备件分类、采购、系统录入，到备件入库、领用、仓库调拨、二级库盘点、可维修件的送修、备件的报废等。目前，各部门均可使用EAM系统，在公司局域网上可共享整个平台。备件各项数据的查询十分方便快捷，日常的库存透明化，物资名称、物资编码、库存位置、库存数量、所属部门等关键信息均可一目了然，方便专业之间的共享。

1.3 存在问题

（1）备件库存过高，周转率低。企业在以保证良好运营需要为第一要务，加之宁多勿少的管理思路，造成生产维护用的备件库存成本居高不下。经常可以看到一些备件库存严重积压的现象，而且有不少处于闲置状态，时间久了备件性能下降、只好报废处理，给企业造成巨大浪费。

（2）备件紧急采购次数多，缺货率高，质量不稳定。当备件数量和种类不断增加时，备件供应商的数量也随之增加。有的供货商提供的备件质量不稳定；有的是拖延交货期，甚至是去年订的货，今年都不能入库的情况，如此种种，对备件的供应带来许多不良后果，甚至导致设备维修计划不能按期执行。

导致缺货率高的内部原因：一是设备故障发生的随机性，使设备维护人员错误的预测故障的发生趋势，例如，某一种板件，运营之后一直很稳定，故障率很低，于是库存储备较少，但是某一年突发性的毁坏了很多块，如此便导致缺货。二是设备使用部门在提交备件需求计划时更多的是凭借经验，数据支撑较少，对备件的消耗预见性不准确，从而导致临时性的紧急采购计划增多。

（3）备件信息管理工作执行不顺畅。地铁公司备件种类繁多，约有2万种，备件信息录入者是由几个人（通常是专业的工程师录入自身专业的备件），而信息的使用者却是众多的。工程师在录入的时候，一般只考虑本专业技术方面的因素，而不会考虑到其他专业的需求，造成信息不完整，信息界定不准确，一物多码等状况。

设备信息化管理推行过程中存在的问题：①备件基本信息不完善，导致使用不方便，增加工作量，导致员工排斥该系统。②很多员工不具备全寿命周期管理的概念，导致备件的寿命周期环节中断。

（4）EAM系统的局限性日渐暴露。随着地铁线路的增加，备件数据在不断增加的同时，但EAM系统的处理速度却明显下降。当数据超过2万条时，轻则多余的数据无法导出，重则经常出现死机的情况。由于系统的局限性，难免出现数据的中断。

（5）报废备件、物资处理不及时。近10 a来地铁行业发展迅速，行业的垄断不断被打破，行业内的厂家为谋求发展，不断进行技术变革与更新，地铁的各类设备、备件升级换代速度非常快，一般3～5 a就推出一个新型号，旧的设备、备件就此淘汰了。地铁运营公司需要做与之对应的设备技术升级改造，之前采购的一些备件已经淘汰或不能使用。因为企业里的各种专业设备种类多、基数大，几年下来，各专业累积的这些备件、物资数量不断增加，因没有及时处理，而影响了库存管理。

（6）专业人员流动大、技术信息流失多、备件调试困难。鉴于地铁行业发展迅速，设备供货商与地铁方的技术人员流动都很大，许多关键信息随着技术人员的流动而流失，为后期的工作开展留下隐患。一些供货商忙于其他城市新线的建设，而对已建设的地铁线路的资料保存不完整，不规范，例如，设备、备件信息，以及软件的新版本等信息。随着时间的流逝，地铁在后期就可能出现新购的备件调试困难的情况。

2 备件管理过程中的成本管控

目前，地铁公司人员在备件信息查询、备件申请、备件采购、备件验货等过程都会仰仗EAM系统，其中备件的基础信息使用频率最高。所以，完善备品基础信息库，准确采购等，都是备件管理的基础内容。搞好备件成本的管控，对降低设备的维护成本有着重大的意义。

（1）备件合理分类，对不同类别的备件储备不同数量。通过控制备件库存量，可以降低库存成本。备件库存成本的构成主要包括3项：①库存持有成本。为保有和管理库存备件而需要承担的各项费用开支。②库存获得成本。是指企业为了得到库存备件而需要承担的费用。主要体现为订货成本，包括与供应商之间的通信联系费用、货物的物流运输费用等，订购的种类越多，运输次数越多，订货成本就越高。③库存缺货成本。是指由于库存备件供应中断而造成的损失。对地铁行业来说，与行车相关的备件的缺货成本极大，这是地铁公司不能承受的。地铁相关备件分类与库存量，见表1。

实行设备分类的结果就是，市场有众多供应商，可以实施即插即用。例如，通用性的备件可以降低库存，减少库存成本。这类备件的缺货成本在地铁公司内属可承受范围之内。典型代表就是地铁设备中的录像机、摄像头、内存条、显示器等。

表1 备件分类与库存量

（2）根据供应商特点，灵活采用存储模式，降低库存。为了保证设备运行，地铁公司不得不储存大量的备件。一些关键性备件，价格昂贵，但是故障率低，在仓库久置失效的情况十分常见。而供应商拥有大量的库存，针对市场特点，部分备件可以采用VMI模式存储，即用户借用供应商储存的配件的模式。地铁公司与设备供应商签订备件紧急提供协议，对于价格昂贵，故障率低的备件，地铁公司只配置一个安全的库存量供应急使用，而不用配置库存的余量。每年地铁公司付给设备供应商一定的备件保障费用（此费用远低于备件的费用），只有当故障发生时，需要更换备件的时候才支付必要的费用，其余的年度只需要支付备件的保障费用即可。

（3）加强库存管理，同类项合并，旧件合理淘汰，减少库存。由于地铁的备件是按专业系统划分，很可能造成一物多码的情况，不光占用了更多的库位，甚至由于专业系统不同使同样的物资一部分处于待料状态，而另一部分却长期滞留仓库。加强库存管理，有利于降低库存成本。

地铁公司的设备技术升级改造后，之前采购的一些备件已淘汰不能使用，需要及时进行报废处理或转售等，以减低库存。国内地铁已运行多年，设备报废问题将日渐明显。但地铁设备又是国有资产，未经多重审核与验证，不能随意报废。所以降低库存的任务虽然紧急，但作为设备管理的最后一个环节，设备、备件的报废工作需要严肃对待。报废工作主要包括：制定科学合理的报废流程；制定严谨的报废标准；严格执行设备报废审批程序；加强报废设备的管护；建立报废设备台账。

借鉴各行业设备的报废标准，首次提出地铁行业的废旧物资报废的标准：①超过规定使用年限的老、旧设备或备件，主要结构和零部件严重磨损，设备主要技术参数下降到最低要求之下，无法修复或不具备维修价值（一次维修费用超过设备原值的40%）。②因意外灾害或重大故障遭受严重损坏的设备，无法修复使用。③设备或备件继续使用将严重影响环境，引发安全问题或危害健康，进行修复改造又不经济。④设备或备件继续使用，耗能过高（超过国家有关标准的20%）。⑤因产品换型、工艺变更而淘汰的专用设备，不宜修改和利用。⑥技术改造和更新替换下来的、不能再次利用的设备或备件。⑦按国家相关行业政策规定应予淘汰的设备。

（4）实行源头采购与通用性采购，减少采购成本。通常来讲，商品流通的环节越多，附加的成本越多，直接寻找生产厂家采购，减少中间环节，采购成本会大大减少。所谓通用性采购，就是在设备选型的时候，不同线路的设备，尽量选用同一品牌的设备。设备的通用性，不仅有利于故障排除，各地铁线路之间的备件也可以相互供应，减少故障处理成本。而且可以减少库存的数量和品种，降低库存成本。

目前采购的渠道主要分为3类，一是从原供货商直接采购，二是寻找同种品牌的代理商采购，三是同类型设备不同品牌的采购。第一种情况，从原供货商直接采购，主要针对一些服务器，需要进行系统与软件的安装调试，其他代理商与品牌都无法实现其功能。为解决关键信息流失问题，地铁方必须要求设备提供商也进行设备全寿命周期管理，包括软件版本，设备及备件信息必须充分，存档及时并予以备份。

（5）加强供应商管理，保证备件的供应速度与质量。地铁供货商众多，提供的备品配件良莠不齐，其中不乏国际性的大公司。所以加强供应商的管理与监督，管控备件的质量，完善合同中备件的质量、售后等环节，对备件的成本管控意义重大。

对供应商的评估，目前最主要的方法就是“加权评分法”或综合评分法，加权评分法是指规定衡量供应商的各个重要标准（如产品质量、价格、售后服务等），并根据公司的目标设定各项标准的权重，根据调研与已有的数据，分别给出各个供应商的加权得分，选择得分最高的作为通过认证的供应商，并进行适当分级，针对不同的供应商采取不同的交易策略。

供应商认证的流程：成立供应商认证小组，确定供应商评估的主要评估指标，识别与筛选供应商，对供应商进行深入的调研（目前数据与历史数据相结合），对供应商进行加权评分，将认证情况反馈给供应商，供应商的认证追踪。供应商的短期评估指标主要包括备件质量、备件价格、交货时效、整体服务水平（售前与售后）、履行合同的能力。长期评估指标包括供应商的财务状态、供应商内部组织与管理、供应商的核心竞争力等。

（6）加强设备维护数据的管理与分析，保证备件申购数量精确。目前每年的备件预算时，主观推测因素较多，缺少数据支持，因此备件数量申购不合理，导致仓库内滞留有不少板件未尽其用，占用公司大量资金与人力资源。根据备件的更换记录等多种数据综合分析，板件的故障有一定的规律可循，如果能够及早预测板件的故障情况，让采购数量更接近于消耗量，既能降低备件的多余库存，也可降低成本。另外，为保证地铁设备良好运行，有些故障率很低甚至为零的备件也需要适量储备一些，尤其是涉及安全方面的关键件。

综上所述，加强设备维护数据管理，不仅有助于降低每年采购的成本，而且有助于保持数据信息的完整性与连贯性，让新接手的管理人员能够迅速进入工作状态，减少备件管理人员在岗位流转过程中造成的信息流失与中断等问题。

3 高额、进口备件的处理方式

加强对高价格备件的管理，对降低备件库存具有非常好的效果。高价格备件主要指地铁所用的服务器、进口设备、核心设备等。服务器，大多安装有厂家独自的信号控制软件，由于厂家的技术封锁（技术保护），所以价格较高。进口备件，维修的周期长、价格也很昂贵。目前，可维修的故障件从国内送国外厂家修理到返还，时间一般要＞6个月，且返修件的质量无法保证，目前已出现多次返修的板件仍不能正常使用的现象。在高价值、可维修备件的维修成本管控上，地铁公司可从3个方面来解决。

（1）解除软件与硬件的绑定，硬件分开单独采购。目前地铁行业发展很快，市场竞争激烈，各个厂家为保自身优势、保留核心技术的内容，并将自己的独家软件与硬件绑定销售，以达到创收的目的。而作为设备的使用方，地铁公司可通过对自身科技人员的培养，鼓励科技创新，解除软件与硬件的绑定，实施硬件单独采购等。因为软件提供商只有一家，而硬件的提供商不只一家。所以通过竞争性比价，可以以市场价采购到需要的硬件。

（2）实施替代品研究及国产化研究。由于进口备件的特点是价格昂贵和采购周期长，有些产品在国内、行业内可以找到类似产品，但是由于厂家的技术封锁，往往接口不一样。所以，加强进口备件的替代品研究，进行国产化改造，既可以减少缺货风险，还可以降低成本。

（3）对进口、高价格的可维修件，鼓励自主维修。随着科学技术的发展，目前的电子设备、电子元器件的模块化、集成化做得越来越好，故障点也越来越容易被识别。例如，哪个模块坏了，就更换哪个模块，设备的总体功能就可以迅速恢复。现场故障更换下来的故障件，经过相关的修复，还可升级为备件使用。

在替代品的研究、解除软硬件绑定的研究以及自主维修的开展等方面，如果单独靠员工的个人兴趣，很难达到预期效果，公司必须在制度与资金上予以大力支持。实施方法：①大力发展自主维修。在文化层面上，公司鼓励实行科技创新和技术发展，成立专项的攻关部门，制定专门的奖励措施；在技术层面，需要搭建相应的实验、测试平台，选拔出相关的技术人员；在资金层面，给与充分的支持，需要采购或动用相应的测试设备与备件时，在资金层面和制度层面给予全力支持。②实行内外结合，广泛借助社会上的科技力量。鉴于近几年地铁行业迅猛发展，各种技术力量已不断涌入该行业。所以地铁公司可通过招标的方式，多渠道、多方式的与相应厂家、公司签订科技攻关协议，地铁公司提供相应产品的技术指标和功能参数，共同开发出所需产品。地铁公司负责测试、验收相关的备件，以达到事半功倍的效果。

［1］郭智敏，严洪森.备件库存控制方法研究［J］.计算机集成制造系统，2003，11（9）：1028-1032.

［2］赵敏.备件的库存模式与控制策略研究［D］.华中科技大学学位论文，2004（4）：5.

［3］薛许坤，成虎.城市轨道交通全寿命周期设计理论及应用［J］.城市轨道交通网，2013（1）：14-18.

［4］于福利，贾俊芳.浅谈城市轨道交通运营成本的控制［J］.现代城市轨道交通，2009（2）：53-54.

［5］王汝杰，石博强.现代设备管理［M］.北京：冶金工业出版社，2007.

TH707

B

〔编辑 王永洲〕