档案管理的数字化建设与安全保密实施策略

张艳

摘 要： 本文首先分析了档案管理的数字化建设存在的问题，包括档案管理软件的通用性不强、档案管理数字化的安全性有待提高等。接着从提升对档案管理数字化建设的认识，对档案数字化建设进行技术创新等方面提出了档案管理的数字化建设与安全保密实施策略。

关键词： 档案管理；数字化；安全保密

随着信息技术的发展，传统的档案管理已经不能满足社会发展需求，档案管理的数字化势在必行，这也是实现档案管理现代化的重要举措。纵观当前我国多数单位的档案管理状况可以看出，档案管理的数字化建设还是存在一定的问题，安全性不能被控制，甚至出现了病毒攻击导致的资料泄露等状况。因此，要注重数字化建设的安全保密工作，实现档案管理的科学化发展。

1、档案管理的数字化建设存在的问题

首先，档案管理数字化意识问题。对于档案管理工作来说，在信息化时代，实现档案资料的数字化、自动化能够为档案管理信息化提供了强大的信息支撑。在档案数字化管理过程中，新型的档案管理软件实现了管理内容的数字化，但是，部分单位对档案管理的数字化建设认识不到位，甚至不重视这项工作，导致管理软件之间的通用性不强，难以实现信息资源共享，影响了档案管理工作的成效。

其次，档案管理数字化的安全性有待提高。通过现代信息技术够把档案的信息与档案载体分离开来，运用网络系统把关键的信息共联，这样一来，信息的深度就得到了提升，实现了档案信息共享与在线服务。纵观当前的档案管理工作，由于档案管理的规范化建设还存在漏洞，导致档案管理数字化的安全问题被提升日程。因为电子档案管理系统主要是通过用户名和密码进行安全性能防范，虽然相对比较方便，但是一旦出现密码泄露或者丢失，就会对档案资料的安全性产生威胁。

再次，档案管理的数字化建设制度不完善。事实上，在档案信息安全防护工作中，管理制度的重要性不言而喻。但是尽管如此，还有一些单位并没有建立行之有效的档案管理制度，出现了计算机网络非法运行和非法窃取问题得不到有效解决。在部分档案信息丢失之后，并没有建立有效的追踪工作，这就使得数字化管理网络安全问题停留在表面，并没有真正的解决。

最后，档案管理工作人员的信息化素养问题。作为档案管理工作的实施者，档案管理工作人员是管理工作中最为活跃的要素，其综合素質对档案工作的质量产生直接的影响。在信息化环境下，档案数字化管理过程中，要求档案管理人员具备良好的信息化素质，运用办公自动化软件处理档案资料。但是部分档案工作人员会按照自己的经验来进行工作开展，工作人员工作方式与习惯的不同会导致档案管理比较混乱，随意性大，效率低下，档案管理人员的业务水平有待提升。加上现在很多档案管理人员在计算机技术上的水平都不够达标，工作素养有所缺失，这也是档案管理数字化工作需要注意的问题之一。

2、档案管理的数字化建设与安全保密策略

2.1提升对档案管理数字化建设的认识

在互联网背景下，档案管理的数字化建设要先从思想上认识到位，注重工作效率方面的提升，还要关注对收集到的相关信息数据的深入挖掘，确保档案信息库的有序性与科学性。在信息化时代进行档案数字化建设，用预先设定好的路径，管理人员通过互联网进入档案信息系统入口就可以完成数据的收集、记录与传递，进而对系统中各项自动化的任务进行分析，简化了档案整理程序，提高了工作成效。可以建立档案目录检索库，开展相应的信息检索服务，结合档案相关法律法规制定下发的档案著录细则，对所有的自主档案进行编目整理，进而建立相应的数字资源库，开发合适的档案目录检索系统，通过输入关键字就能查找出相应的档案信息。

2.2对档案数字化建设进行技术创新

基于长期保存需求需要把传统档案信息转为数字化的形式，通过计算机网络进行联结，组成系统化的档案信息库，具有复制性、便利性以及稳定性的特点，也减少了传统档案管理中漏记、误记等现象，实现精确查询的目标，增强档案信息的共享性，确保了档案信息共享与在线服务，实现档案资料信息资源无损利用。总之，要改变传统的档案管理模式，对档案进行数字化管理，要确保档案管理的安全性与完整性，把传统纸质档案转化为数字化电子档案，并对每个档案进行安全设置，方便档案调取和利用，也能确保档案的安全性。除此之外，还可以通过设置条形码或者二维码等方式来检索档案信息，提升文书档案信息的应用成效与工作成效。明确档案管理技术创新的意义，建立数字化管理意识，积极应用新的技术和手段，让计算机技术为档案管理提供帮助。

2.3建立完善的数字化档案管理制度

随着档案数字化管理模式的转变，要提升数字化建设成效与安全保密成效，需要建立完善的工作制度与方案。制度在文案管理中的作用就是引导和约束，随着档案业务的发展，制度也是要不断完善的。要明确档案数字化管理的目标，统筹兼顾阶段性目标与总体目标之间的关系。结合单位的具体实际与软件、硬件方面的实力，以数字化、科学化发展为理念，制定有效的工作制度，明确存在的问题，制定具体的操作标准与细则。总之，制度建设才能实现系统化的工作管理模式，规范档案管理的收集与整理工作，还包括信息的上传、传递等，从而形成科学化、标准化的档案管理模块，提高档案数字化建设工作的水准。

2.4提升档案管理人员的数字化素养

要做好档案管理数字化建设工作，要求档案管理员的自身专业素质过硬，具备数字化管理意识，掌握计算机知识，还要具备很强的沟通协作能力，更需要他们在工作过程中不断更新自己的知识，做到专精博通。尤其是要具备专业化的档案管理知识，保持好档案室的环境卫生和安全工作，不要让档案发霉或被虫咬，为数字化转变打下坚实的基础。严格履行档案借阅制度，不能让人随意查阅档案资料。此外，档案管理人员还要有社会知识的积累，特别是计算机技术以及社会科学等方面，能够让知识变得更加多元化。在工作中提升自己，有集体观念，在档案管理工作中体现自己的价值。因此，单位管理人员要定期组织档案管理人员进行计算机技能测试与职业能力测试，针对测试中不足得到地方制定培训方案，从而提升其工作能力与工作效率。

2.5提升档案数字化管理的安全管理成效

首先，强化档案管理工作人员用户权限管理和访问控制。在档案数字化管理安全防范过程中，权限管理与访问控制是其中的重要环节。强化用户权限管理与访问能够有效的识别计算机网络信息安全隐患。通常都是在网络信息入口之处设置相应的访问控制环节，通过认证和识别用户的身份，非本用户难以进入到档案信息管理界面，只有通过识别之后合法的用户才能进去。其次，利用防火墙技术做好网络隔离。为了提高档案数字化信息数据的处理成效，需要技术人员在防火墙方面下功夫，监控和选择信息源，之后根据需求获取有效数据资源。在对获取的档案信息进行加工和整理的时候，工作人员要进行综合考量，对数据信息进行分类管理。所以，在档案信息存储的时候，要尽可能的把信息往内部管理倾斜，定时检测档案内部管理与外部管理存在的安全隐患，通过防火墙技术将其清除。

结论

综上所述，档案管理的数字化是档案管理的必然发展趋势，要不断提升管理技术与管理人员数字化综合素养，对档案数字化建设进行技术创新，提升档案数字化管理的安全管理成效。

参考文献

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