对档案统计信息化建设的思考

张晓红

档案统计是档案管理工作的重要环节，具有承前启后的作用，是做好档案综合管理的必要条件。信息网络时代对档案统计工作提出了更高的要求。与此同时，统计信息技术的发展使档案统计的信息化成为可能，只有更好地开展档案统计利用工作，更大程度地发掘档案的潜在价值，更加全面地提供档案信息服务，从而实现档案统计信息化管理的跨越式发展。

一、档案统计信息化是档案工作发展的必然趋势

档案是一种重要的信息资源，档案信息化管理已经成为档案工作发展的必然趋势。档案信息化建设是档案工作发展的需要，也是单位发展的需要。通过开发档案信息资源，才能实现其最终的是提供利用目的。传统的纸质档案管理方式采用的是人工保管和调阅利用，不仅占用了大量的库房空间，提高了管理成本，而且档案资料在保存和使用时较易受到损坏，查阅档案的效率也比较低；实现档案信息化以后，不仅查阅档案的效率将得到很大的提高，档案管理人员也将有更多时间用于档案数据整理工作，还可通过网络实现档案资源共享。 信息化档案统计通过计算机网络，为单位所有人员提供全面、权威的专业资料以及相关规范、标准等各项知识，拓宽行业视角和知识面，起到很好的帮助、指导作用，有效地促进单位的发展。医院档案统计信息化建设尤为重要和紧迫，现在医院在工作过程中通过计算机为每位患者建立电子档案，产生了大量的文字、图表等文件，如何完整地保存和高效地查阅和利用，将直接影响到以后的后续服务。

二、要加大档案信息化建设力度

单位档案是单位活动的真实记录，对单位的发展具有重要作用。以计算机、网络和存储技术为核心的现代信息技术发展，已经极大地影响着经济发展、人民生活和社会发展过程。信息化已经成为单位现代化的重要标志和单位生存、发展的重要保障。信息化对传统的档案工作理论、技术、方法带来严峻挑战。 医院病历档案管理要借助信息技术实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化和文件管理动态化，也就是建设电子文件管理系统。电子文件管理系统是办公自动化系统与档案管理信息系统合二为一的文件管理系统。这种系统是针对某一个或若干个电子文件，从电子文件的生成开始，到电子文件的运转处理，到一部分电子文件转化成为电子档案，到电子档案的管理与提供利用，到对电子档案进行迁移或销毁为止，能够通过网络对文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统的档案检索系统不再是一个独立的系统，而是作为电子文件管理系统的一个子系统。也就是说电子文件管理系统对数字档案信息的管理不仅限于存储和检索，而是发展为能够跟踪和管理文件整个生命周期，实现电子文件收集、管理、处置、信息检索及投递利用的管理系统。电子文件和电子档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，要加强对电子档案管理的政策、技术、方法、标准的学习和开发研究，建立适应单位信息化发展要求的档案管理模式。

三、如何做好档案统计信息化建设

作为单位的档案，要围绕单位的大局和中心工作。在实际工作中如何推进单位的档案统计信息化建设，我认为可以从以下几方面考虑。

（一）明确档案统计信息化建设的目标

单位档案统计信息化建设的目标在于实现各类档案网络数据共享查询，并实现各类档案管理信息的综合统计，提高档案信息为单位各项服务的能力。目前，重点要建设以数字信息化、网络化和信息共享为主要内容的数字档案室，加快基础信息数据库建设，引进先进的档案管理模式，并结合单位的发展，单位档案统计管理的需要，不断充实、不断完善；建设统计信息和文档一体化平台，为网络电子文件管理系统的实现打下良好的基础。

（二）档案信息化建设的任务和方式

单位档案管理多是采用手工作坊式的操作。各种归档材料从形成、归档、整理、保管到利用都是手工来完成。单位档案统计信息化建设就是要改变这一状况，建立文檔一体化系统，将传统档案室变革为数字档案室。为此，档案管理模式必须向网络化、计算机化方向发展，通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储及其他存储模式等先进手段，对数字档案进行集中统一管理。要加强加快综合管理信息统计一体化平台的建设，快速高效地实现档案信息的再利用，发挥档案的最大价值。利用计算机系统档案管理工作的管理能力将会极大地提高，利用网络档案管理工作的管理范围将会扩大，通过网络计算机管理系统实现文档一体化管理是比较方便而可行的方法。随着单位电子办公管理系统的发展，归档的规范，将形成越来越多的电子文件。电子文件归档与电子档案管理流程显得更加重要，加强电子档案的管理和利用已成为单位档案工作不可或缺的重要环节。只有把纸质载体、模拟信号的档案转化为电子形态的数字化档案，才能有利于档案统计信息快速统计和准确服务。当然在单位档案统计信息化过程中一定要加强网络安全防护工作。

四、档案统计信息化建设促进了档案管理方式的规范

档案的规范管理在一定程度上提高了管理效率，可以缩短档案管理工作时间，扩大工作空间，改善工作程序，加快工作速度，对单位生产经营管理的高效运行有很大的促进作用。档案统计信息化建设带来了观念的更新和形象的转变，使档案工作的内容更加丰富，技术含量极大提高，档案工作重心也转移到与信息化相关的工作上。这些深刻变化，必将对今后单位的档案工作和单位的发展产生深远影响。

总之，通过档案统计信息化，我们可能会发现档案统计利用的某些规律，如利用者的喜爱，也许还能够合理预测趋向。医院业务部门应该积极主动地将这些统计成果运用到服务工作中去，及时调整服务重点或者提前做好服务计划，为整个医院科学发展提供有效服务。