浅谈综合档案馆数据库与检索系统建设

摘 要：加强综合档案馆数据库建设，促进综合档案馆信息检索系统的完善与优化，为促进档案管理与综合利用开发提供理论参考。

关键词：档案管理；数据库；检索系统

数据库与信息检索系统建设是综合档案馆建设的重要内容，也是实现综合档案开发应用的重要基础，笔者拟结合工作实 践就如何加强综合档案馆数据库建设以及信息系统的完善与优化谈几点看法。

1加强综合档案馆数据库建设

1.1优化馆藏，完善档案信息资源结构

各级综合档案馆馆藏信息资源的一个突出问题就是信息资源类型较为单一。综合档案馆馆藏资源的丰富程度将直接影响到档案信息数据库的质量，进而影响到整个档案信息检索系统功能的实现。因此，在进行馆藏资源建设时，应扩大档案信息资源的收集面，对于关系民生、民情等人民群众切身利益的档案信息资源优先收集整理和开发利用，具有典型意义的事件、人物的档案，优先进行数字化处理。不同的档案馆可以根据自身的情况选择不同的数字化加工标准，发挥馆藏档案信息资源的最大价值。

1.2重视数据库质量，突出特色数据库建设

综合档案馆在档案信息数据库建设时，应首选能突出馆藏特色档案信息资源进行全文数字化处理，因为“特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在” ；选择本馆利用率较高的核心档案信息资源进行数字化，并且开发种类齐全的档案信息资源，包括政治的、经济的、科学的以及民生等方面，在提供目录数据库利用的同时，建立强大的档案全文数据库及多媒体档案信息资源数据库。另外，针对某一专题研究或某些专业利用者的利用需求，建立相应的档案专题数据库，最大限度的满足用户对档案信息资源的利用需求。

1.3加强档案信息数据库标准化建设和档案数据库研究力量的整合

“数据库建设的标准化、规范化是实现信息资源共建共享和文献信息检索自动化的重要基础和前提之一。” 各级综合档案馆档案数据库质量的参差不齐、技术创新的不足也体现了档案数据库科研力量的匮乏。档案数据库的建设不能只是档案部门的“单打独斗“和“闭门造车”，而应该是档案界工作人员、信息技术公司相关学术团体以及政府部门的学者等众多力量进行整合。将这些力量中深厚的理论研究、丰富的实践经验、强有力的技术支持和多元的社会视角等优势凝聚起来，对档案数据库的组建、应用和安全维护等实际操作层面的建设进行指导。

2促进综合档案馆信息检索系统的完善与优化

在建立了强大的档案信息数据库之后，完善的检索服务系统是直接为利用者提供档案信息资源利用的根本途径，借助便捷的检索系统，才可以使利用者迅速地查找到所需的档案信息，满足用户的信息利用需求。

2.1档案信息检索途径的多元化

档案信息检索系统中除了要有分类检索、主题检索，题名检索、人名检索、组织机构检索等多种检索途径外，还应该在信息检索方式上更加完善，要有简单查询模式、模糊查询模式和高级查询模式等多种检索方式，以方便利用者在使用各种关键字的情况下利用简单查询、模糊查询以及高级查询等模式查询到所需档案信息资源，确保检索结果的查全率和查准率。

比较完善的档案信息检索系统还应该在信息检索的深度与广度上有所拓展。首先，从信息检索广度角度讲，检索系统的涵盖面要广，既可以进行站内检索又可进行站外检索，加强各级综合档案馆之间横向和纵向的相互联系。在设计信息检索系统或档案信息数据库时，应留有与其他档案机构对接口，换言之，信息检索系统应具有较强的可扩展性和兼容性，这样才能涵盖更多更全面的档案信息资源，确保利用者方便快捷地查找到所需的档案信息资源。其次，从信息检索深度角度讲，检索系统应该满足利用者在检索时能够最大限度地利用关键字检索到档案信息资源的全文或部分原文信息。通过增加一次档案信息可以使用户直接利用到档案原文，突出了档案原始记录性这一本质特性，通过增加三次档案信息，可以帮助用户节约查找档案信息的时间和精力，为利用者提供更为全面而详实的档案信息，既扩展了检索系统的检索深度，一定程度上也体现了本馆档案编纂工作的水平。

2.2 档案信息检索权限设置要严密

综合档案馆应及时区分开放文件、档案的范围，及时审查调整直至解除期满档案的密级，开放一切可以开放利用的档案信息资源，并加速这类信息资源的数字化进程，让其在现代化信息技术条件下，发挥更大的作用。另外，对这类档案信息资源的开放程度要扩大，只要是可以开放利用的档案，就不仅只提供目录和索引，还应尽可能地提供全文查阅。

对于档案检索系统而言，在检索权限设置过程中，要明确哪些档案信息资源不需要设置权限都可以开放利用，哪些档案信息资源仅对一些特定的利用者进行公开利用，所以这需要设置严密的检索权限。“检索权限包括访问权限及数据库管理权限等，访问权限是一般利用者通过检索系统进行检索时对于带有一定密级或者其他重要性的档案信息资源，需要有一定的访问权限，利用者可以通过申请，等待资格进行审核，确认真实无误后方可获得使用权限登录检索系统进行查询利用”。

2.3 加强综合档案馆门户网站建设

用户界面设计应突出“以用户为中心”。目前，公众更多的是通过档案信息网站进行查询、利用、获取档案信息资源，这是现代网络环境下档案信息资源开发利用的最普遍、最主要的方式。“当今的网站世界依然盛行“眼球经济”，用户的高访问量、高回头率是网站建设成功与否的重要标志。” 然而，各级综合档案馆的信息检索界面普遍存在栏目设置千篇一律，字体、色彩缺乏美感，信息容量小、更新速度慢，信息媒体形式单一、用户参与度低等问题。“一个信息检索系統，如果对用户来说，取得信息比不取得更伤脑筋和 更麻烦的话，就不会得到利用。” 检索界面是用户获取信息资源的操作环境，它是否友好、方便、人性化直接影响到用户信息利用的程度。综合档案馆的用户界面设计的定位应该以便民、利民为目的，这就要求档案馆更加注重对用户的分析，这对于能否设计出符合用户惯常使用习惯的友好的检索界面至关重要。

重视网页质量，重视信息技术人员的参与。综合档案馆信息检索的页面是档案网站与用户交流的第一窗口，检索页面质量的高低将直接影响用户的利用活动。网页界面设计是一项比较繁琐细致又很有技术含量的工作，同时也需要有一定的审美能力，特别是对于综合档案馆的页面设计而言，既要使用不同的文字、图片、背景颜色及措辞等使页面图文并茂，又要突出档案信息历史真实性和现实观感，还要体现出档案馆网站自身独特的风格和个性。

参考文献：

[1]王阿陶.我国数字档案馆与数字图书馆的比较研究[D].硕士学位论文，四川大学，2007，67

[2]冯登峰.网络环境下档案信息资源开发利用的制约因素与对策[D].硕士学位论文，安徽大学，2010，23

作者简介：

李雪（1984—），女，山东平度人，硕士研究生学历，馆员。