数字化技术在事业单位档案管理中的应用

任国玲

摘 要：现在我国社会经济都得到了充分的发展，很多事业单位的档案管理水平也越来越高，其所应用的很多新型档案管理技术也给工作的开展提供了很大的便利，数字化技术的应用近年来受到了广泛的关注，但在实际应用中还仍然存在一定的问题。本文结合数字化技术在事业单位档案管理工作中存在的问题，之后总结了一些可行的管理方法，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

关键词：事业单位；数字化；档案管理

在事业单位的发展过程中，档案管理工作发挥着重要的作用，也是事业单位各项工作得以开展的基础。但是现在随着技术的发展，原有的档案管理方法对于这项工作来说已经是力不从心，数字化技术的应用也已经日渐广泛。但是目前由于技术应用的不完善、工作人员技术水平不足等等都给数字化技术的应用造成了一定的影响，所以如何对这项技术的应用进行优化，提高应用效果，就成为了摆在新时代的档案管理工作者面前的一个难题。

1 数字化档案管理

采用电子文档的技术来整合纸质档案信息当中的相关内容，就是数字化档案管理。其采用计算机来整理和转化档案信息，进而进一步实现档案材料的标准化，同时更包括了数字和图片、食品等多个类型的媒体档案信息，将其储存在硬盘设备上。不难发现，数字化管理在我国档案管理工作当中已经成为了一个发展趋势，在未来，数字化技术在档案管理工作中的地位也将越来越重要。

2 现阶段事业单位数字化档案管理工作中存在的问题

2.1 办公设备不足

很多事业单位档案管理工作当中并没有足够的办公设备来开展相关工作，现在也已经给档案管理工作造成了一定的阻碍。尤其是对于一些处于偏远地区的事业单位而言，想要充分而全面地落实数字化技术并不是非常容易。数字化档案管理工作的开展其首先需要基于办公档案管理设备来开展，但很多事业单位现代化办公设备的匮乏导致工作人员开展工作的方式仍然非常传统，并且给事业单位的长期发展造成了一定的影响和阻碍。

2.2 管理制度的残缺

办公设备的不足也会在一定程度上给数字化档案管理工作的开展带来不便，同时我们也要认识相关制度和规定当中存在的问题。很多事业单位的管理方式还仍然较为老旧，档案管理中给很多规定、理念也并没有随着技术的革新而取得进步，这些问题的存在对于技术的进步和推广普及来说都是非常不利的。除此之外，由于相关管理制度的那个中存在的弊病，也会给后续管理工作的开展以及优化形成阻碍，管理人员也无法及时对这些问题进行处理，这些问题应当引起重视，及时采取必要的措施来加以处理。

2.3 管理人员技术素质的不足

管理人员自身的综合素质也会对数字化管理的效果造成直接或间接影响。但是数字化管理需要较高素质和较高水平专业技能的管理人员，否则无法发挥出应有的作用和技术自身的价值来。然而现阶段很多事业单位档案管理工作人员的技能水平和自身的综合素质无法达到技术应用的需要，同时管理培训意识不足，加之没有形成相应的激励机制，奖惩制度的不健全也将严重影响工作人员的积极性，无法真正发挥出数字技术在档案管理工作中的价值。

3 事业单位数字化档案管理的优化对策

3.1 注重文书处理

为了提高事业单位数字化档案管理的效率，大力推进事业单位档案文书处理过程和归档数字化。在事业单位档案管理中，最基本的工作就是文书处理，文书处理的效果对事业单位档案管理的质量和水平息息相关。随着现代信息技术不断更新的趋势，事业单位每天需要处理的档案量也在不断增加，档案管理工作人员利用计算机技术将每天收到的档案信息归档处理，在事业单位内部传阅过程中要严格遵守批办流程，设置合理的传阅时间和催办时间。假如出现传阅的没有完全完成处理的文件在规定的时间内没有进行信息反馈的情况，这时就可以利用信息技术，提醒相关工作人员进行处理，有效的预防档案堆积、档案处理不及时，保证事业单位档案管理工作的正常进行。数字化档案管理方式，不仅减轻档案管理人员的工作量，同时还缩短了信息传递时间和信息反馈时间，大大提高了事业单位档案管理的效率和质量。

3.2 注重单位办公自动化

为了提高事业单位管理的综合效率，整合数字资源，应将数字化档案管理与单位办公自动化系统相融合。目前，自动化办公系统在事业单位中应用已经十分广泛，自动化办公系统的优势越来越凸显。在实现事业单位档案数字化管理的背景下，将自动化办公系统与档案数字化管理系统有机的结合在一起，共同发挥两者的优势。为确保数字化档案管理的有序进行，在设计档案管理方案的过程中要注意增加相关的资料查询功能，这样可以为各种资源之间的衔接創造基础，所以，当前首先需要完成的工作就是对办公自动化软件系统进行升级处理，开发两个系统相互兼容端口，针对数字化档案管理的要求，事业单位还需要不断更新网络管理制度。比如，将档案查询功能引入到办公自动化系统中，同时开发档案管理系统的查询权限，使两个系统的有效结合得到保障，实现数字化档案管理系统和办公自动化系统之间的无缝连接，使事业单位档案管理的综合效率不断提高。

3.3 构建健全管理体系

事业单位数字化档案管理成为计算机技术普遍的必然结果，同时不可否认事业单位数字化档案管理是一项比较复杂的系统工程。在构建事业单位数字化档案管理过程中，需要做好整体构建数字化管理体系的工作，以及开发软件系统，并不断升级该软件系统的工作，此外还需要做好硬件设备采购、录入档案、资料备份以及查阅档案等工作。事业单位档案管理受档案资料多的影响，工作任务重，为了保证档案管理的安全性，事业单位数字化档案管理系统应该采用双服务器的备份方案。除此之外，还要注重数字化档案管理工作的细化，将数字化档案管理细分为操作系统管理、档案密级管理、系统维护管理、性质种类管理等，不断提高事业单位数字化档案管理的质量和效率。事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的性能和可靠性，则档案管理绩效优异。

4 总结

经过前文总结，我们不难发现，其实现在很多事业单位档案管理部门已经开始了解和认识数字化技术的应用要点。但档案管理工作这项内容精于细节，所以这就需要工作人员结合实际情况找到最为合适的工作方法，并且制定可行的技术方案，更新现有的就似乎，从而不断提高管理效率和管理质量。但是目前仍然有部分事业单位不够重视数字化技术的应用，所以在接下来的一段时间里，事业单位档案管理部门需要及时对数字化技术进行总结和分析，并且对其中出现的问题进行及时处理。

参考文献

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