做好医院综合档案管理的思考及对策

孙娟娟

摘 要：围绕医院综合档案管理日益趋向标准化、规范化、信息化的新要求，本文作者对医院综合档案管理中存在的问题进行了剖析，针对如何做好医院综合档案管理工作，提出了加强组织领导和制度建设，严格档案材料收集和立卷工作，推进档案信息化建设，强化档案管理安全保障等对策，进行了有实践意义的探讨。

关键词：医院综合档案理；对策

医院综合档案是医院在行政管理、质量管理、医疗技术、科研教学等各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及实物等不同载体和介质的真实历史记录，既涉及到医院本身的历史发展传承，更关系到人民群众的健康和医学科学的发展。加强医院综合档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务，也是医院今后发展和做好各项工作的必要条件和依据。

当前，随着医疗卫生事业不断拓展深化，医院综合档案管理日益趋向标准化、规范化、信息化，面对新形势新要求，需要进一步改善档案保障条件，进一步创新档案收集模式、管理手段、服务机制等，进一步加强综合档案的全方位开发利用。因此，加强医院综合档案管理在整个医院管理工作中有着非常重要的意义。

1.现阶段医院综合档案管理中存在的问题

1.1档案管理机构、制度不健全。当前，医院综合档案管理工作普遍存在管理机构不明确、管理制度不健全、管理模式不清晰等问题，一定程度上制约了医院档案管理的现代化进程。有些医院没有明确档案工作的分管领导，没有成立相关的领导小组和办公室，只是将档案管理工作挂靠在医院办公室，或者分散在不同的科室、部门各自管理，没有专人负责综合档案管理工作。涉及档案管理的制度、职责不健全，缺乏检查考核措施。在医院综合目标管理考核中，一般也没有将综合档案管理纳入目标考核。管理模式上缺乏监管制约机制，各部门、科室各自为政，管理标准难以统一，不仅浪费了档案管理的人力物力，而且严重影响医院档案管理的全面建设。

1.2档案材料收集不全面、不及时。医疗工作涉及的领域越来越宽泛，医院综合档案管理的内涵和外沿也在不断扩展，综合档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等扩充为科研档案、胶片档案、图文档案、实物档案、数据档案等等。由于没有明确纳入档案管理的范围，各医院仅仅根据自己的理解和实践进行管理，或者有些科室为满足日常工作的需求，将应纳入医院管理的档案私自留存在科室管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，严重影响了医院档案的完整性、连续性和传承性。

1.3档案管理信息化应用较差，缺乏远期规划。随着科学技术的进步，计算机网络技术、大数据等在医院管理中广泛应用，但在档案管理中却很少应用到。许多医院的综合档案管理还停留在手工收集、归档、检索的阶段，不利于档案的收集、利用和开发。在医院近期和远期规划中，一般对医院规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规划，但却很少有医院将档案管理纳入医疗业务建设同步规划、同步发展，造成档案管理水平落后于医疗业务水平。档案管理水平的滞后，又反过来影响医院管理水平的提高，影响医疗业务技术的发展。

1.4 档案管理硬件建设缺失，安全保障措施不到位。档案管理对硬件设施、设备的要求比较高，但在实际工作中，许多医院为满足临床业务用房需求，大幅度压缩管理业务用房，导致出现档案库房不足、硬件条件不达标、档案管理设备落后陈旧等问题。即使有专门的档案库房，也很难完全达到国家档案库房建设标准的要求。档案管理的安全保障措施也亟待加强，档案管理人员本身重视不足，认为档案管理的重点在档案的收集、整理和利用。医院对档案的安全保障工作重要性也不足，存在不愿投资建设档案库房、引进档案管理设备等问题。

2.今后做好医院综合档案管理的对策

2.1加强组织领导和制度建设。医院档案管理工作要始终坚持统一领导、集中管理的原则，及时调整档案管理领导小组和管理办公室，建立专兼职档案管理队伍；全面贯彻落实档案工作法律、法规、规范和技术标准，严禁档案管理违法违纪行为；将档案工作纳入医院综合目标考核范围，与其他业务工作同部署、同检查，严格落实奖惩措施；修订、完善医院档案管理制度，建立完备的档案工作制度体系，包括文件材料归档和档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理、档案工作奖励和责任追究等制度。

2.2 严格档案材料收集和立卷工作。认真执行档案归档制度，加大档案收集整理力度。对于国家规定要求整理归档的文件、材料，做到应收尽收，应管尽管。依据医院各部室的文件材料归档范围，从源头上加强对文书、科技、会计及照片、声像等各种门类、各种载体档案的收集，维护档案资源的齐全、完整、准确、系统。推进部门立卷工作。档案形成部门负责人或承办活动（项目）的负责人是归档文件质量第一责任者，在文件归档前应对文件齐全、完整、准确、真实、整理规范情况进行审查。档案管理部门依照法规制度对应归档文件的形成过程、形成质量、原始属性、法律效用标识等进行动态监管，确保归档文件材料的真实性、原始性、完整性。

2.3 推进档案信息化建设。加强医院档案在存储数字化和利用网络化方面的建设，一是提高档案管理的自动化水平。配备档案信息化管理需要的工作站、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、照相机、录音录像等设备。二是配备信息化档案管理软件系统，实现档案管理信息化；开展纸质档案的数字化工作，实现档案利用网络化；逐步实现档案系统与其他业务部门工作衔接，实现档案管理标准化。将电子文件归档管理工作纳入医院办公自动化等信息化建设总体规划，同步建设。

2.4 强化档案管理安全保障。按照国家规定配备完善的消防、安保、温度湿度控制及容灾备份、应急电源等档案安全設施、设备。档案库房达到防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁“九防”要求，库房内温湿度控制符合国家规定。完善人防、物防、技防、联防体系，落实档案安全制度；严防信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化保密处理。健全档案信息数据安全管理机制和电子档案数据容灾管理等安全保障措施，确保档案信息安全。建立完善档案安全应急管理制度，制订档案灾害应急处置预案，并经常组织演练、培训，提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。

综上所述，医院综合档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分，要不断探索发展，提高综合档案的利用率，完善科学的档案管理方法，发挥档案管理在医院决策中的参考作用，为医院发展和医疗卫生事业提供坚实的支持和保障。

参考文献：

[1]赵磊.杨东晓.李四中.浅谈医院档案管理中存在的问题及建议[J].中医药管理杂志.2007（2）.

[2]符渊.医院档案管理工作浅探[J].兰台世界. 2017（S2）.