关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

奎菊芳

摘要：随着社会的不断发展，档案的信息化建设已经成为了一种必然趋势，在其不断推进的过程中档案管理模式也在不断的发展，但目前还存在许多问题，本文从档案信息化建设和档案管理内容出发，针对当前档案管理中存在的主要问题，提出了当下优化档案信息化建设和档案管理的几点措施，希望能够在一定程度上促进我国档案信息化建设。

关键词：档案信息化 建设 管理 改善措施

随着信息技术的发展、计算机技术的广泛应用，促进了我国档案信息化建设的脚步，也在很大程度上提高了档案管理水平。对于任何单位而言，做好档案管理工作都是非常必要的，虽然目前档案信息化建设取得了很大的成绩，但同时也存在着这样或者那样的问题，因此我们必须充分了解档案信息化建设的内容，明确内容后进一步有针对性地促进档案信息化建设，加强档案信息化管理。

一、档案信息化建设和档案管理内容

档案信息化建设就是指运用信息化技术对档案进行管理，从而全方面提高档案管理工作的现代化水平，同时也要不断建立新的档案管理框架和档案管理制度，逐渐实现档案信息的共享以及社会化服务。其实质上包括两个方面的内容即档案自身的信息化及档案管理的信息化。

（一）档案的信息化

档案的信息化就是指通过计算机、扫描仪等硬件设施将原始的纸质档案转化为电子档案并存放于计算机中，为后期的档案信息化建设工作奠定基础。

（二）档案管理的信息化

档案管理信息化就是指通过将计算机内的档案分门别类整理，并运用一定的程序对档案进行管理，实现档案管理的信息化，从而使人们在查阅档案时更加便利。

二、档案信息化管理存在的问题

（一）对档案信息化的建设认识不足

当前很多人对档案信息化建设的认识不足，没有掌握较完整的信息框架和信息处理模式，进而造成工作效率低，因此要不断转变人们的思想，提高对信息化建设的认识，进而提高工作效率。

（二）电子文件保存的安全性低

在开展档案信息化建设时，我们首先要做的就是将原始纸质档案电子化，这一转化过程需要耗费很长时间和精力，也正是基于此，才体现出档案信息化的便利和实用。然而电子档案的存放存在着相当大的安全隐患，一旦有黑客入侵，很可能导致信息数据的丢失，难以保证档案信息的安全性。

（三）档案管理人员的综合素质不高

档案管理人员在档案信息化建设中充当着重要的角色，如果档案管理人员自身不具备一定的档案信息化知识就无法完成此项工作，甚者可能会严重影响档案信息化建设进程。如目前就存在着“重开发、轻利用”的现象，即耗费大量的人力、物力完成了前期的档案信息化工作，却没有真正运用信息化手段来查阅档案，造成了档案信息资源的浪费。

（四）档案管理信息资源缺乏整合与长远规划

目前很多單位对档案资源的信息化管理缺乏长远规划，还停留在录入层面，档案保管也是简单的网络化和数字化形势，经过多年的发展仍然没有实质的进展，更有甚者仍然在延续过去的档案管理模式，导致已经信息化的档案资源无法实现互通和数据共享。

三、完善档案信息化建设和档案管理的措施

（一）提高对档案信息化建设的认识

加大对档案信息化建设的宣传，持续提高人们对于档案信息化建设的认识，从而能够在工作中更好地运用档案信息化知识，提高档案管理水平。一方面可以通过组织培训的方式，加深对信息化知识的理解，另一方面可以通过组织竞赛的模式，使人们在竞赛中掌握相关信息化建设知识。

（二）加强电子文件的管理，确保电子档案的安全

众所周知，在档案信息化建设工作中，最为关键的一项工作内容就是要确保电子档案的安全，保证档案的完整性和可靠性。一方面我们要进一步加强档案信息化硬件设施的投入，提高档案电子化速度，另一方面要重视电子文件的安全。首先我们要重视建立电子文件查阅制度，通过制度减少安全隐患；其次要提高档案管理人员的安全意识，自觉担负起维护档案信息安全的责任；最后要在计算机内装入较为先进的防火墙系统，防止电子数据的丢失。

（三）强化档案信息管理人员的现代化意识，提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是档案管理信息化建设中的重要角色，因此要想做好档案信息化建设工作首先要提高档案信息管理人员的现代化意识，使其紧跟时代步伐不断更新自身的档案管理理念，树立现代化的档案管理意识，从而更好的指导日常档案管理工作，在工作中不断审视自己，全面提高自身的服务意识。

（四）加强档案信息管理，适应档案信息化建设的需求

档案信息化建设打破了过去传统的信息收集模式，在很大程度上降低了收集难度，随之也要求档案管理要从传统管理模式向新型管理信息化模式转变，将更多的信息化技术引用到管理模式当中，建立多层次、多渠道的管理模式，不断提高档案管理水平以适应时代的需求。作为新时代的档案管理工作人员，要不断更新自身的知识储备，全面学习计算机的管理信息知识，打破传统的管理模式，尽可能地实现档案资源利用的便利化。

（五）创新档案信息服务的手段，实现档案资源共享

在档案信息化建设过程中要不断提升档案信息的远程查阅能力，特别是那些可以公开的信息，可以通过网站发布，使需要查看相关档案的人员不论在何时何地都能查阅到档案资源。此外，还可以建立单位内部的信息查阅平台，在平台放置电子信息档案系统，方便单位人员随时随地查看档案，通过档案信息服务手段的不断创新，逐步实现档案资源的共享。

四、结语

综上所述，我们知道档案信息化建设与档案管理信息化是必然趋势，是社会发展的的必然要求，因此我们要充分重视档案信息化建设和档案管理信息化工作，针对当前存在的几点问题，积极采取应对措施：一是提高对档案信息化建设的认识，进而更好地指导日常工作；二是加强电子文件的管理，确保电子档案的安全；三是强化档案信息管理人员的现代化意识，提高档案管理人员的综合素质；四是加强档案信息管理，适应档案信息化建设的需求；五是创新档案信息服务的手段，实现档案资源共享。相信通过以上几点措施的实施，能够进一步促进档案信息化建设，提高档案信息化管理水平。

参考文献：

[1]张琴.人事档案管理信息化建设初探[J].东方企业文化，2012，（20）.

[2]顾昕.基于档案管理信息化条件探讨档案管理的现代化趋向[J].中外企业家，2016，（14）.

[3]高峰.档案管理信息化建设中的相关问题探讨[J].黑龙江史志，2015，（08）.

（作者单位：云南省大理州弥渡县档案馆）