办公室计算机办公软件的应用价值探究

林文发 江汉艺术职业学院

办公室计算机办公软件的应用价值探究

林文发 江汉艺术职业学院

本文对办公室计算机办公软件进行了简单介绍，阐述了计算机办公软件的特点，最后结合办公室工作特点，就计算机办公软件的在办公室中的应用价值进行探讨，希望能够为推进办公室工作的创新与发展带来一点理论支持。

办公室 计算机办公软件 特点 应用价值

运用办公室计算机软件可以使相应的应用对象的便捷性得到提升。在办公室工作中，基于计算机办公软件的应用，使得传统工作模式中存在的一些问题得到解决，例如工作的劳动压力得到缓解，办公环境得到优化，办公效率得到提升。因此，针对办公室计算机软件的应用价值探究具有重要的现实意义。

1 概述

目前，有关计算机办公软件的理论依然没有明确界定。就狭义来讲，一般的文本编辑器都在计算机办公软件的范畴之内，其主要内容则是处理与管理数据信息。而站在宏观的角度，办公软件则是一种信息系统，其是基于计算机网络技术的支撑，运用软件系统使办公过程趋于智能化与自动化发展，使信息交互得以实现，并使办公空间得到共享，为办公效率的提升提供支持。基于此，计算机办公软件能够提高领导决策的准确性，使信息传输的真实性得到保障，最终实现现代化办公模式的构建与推进。

2 计算机办公软件的特点

2.1 独立性

在自动化办公过程中，用户对计算机程序加以利用，或者通过数据库进行数据查询，这两者之间的矛盾比较突出，但计算机应用与数据库之间的水平却没有联系，在物理角度上具有独立性。对于用户而言，他们在使用计算机程序或数据库时，其逻辑结构是基于独立状态之间得以形成的。

2.2 完整性

在办公室工作中，计算机技术的应用在数据处理上能够得到充分表现，信息特征主要可以从三个方面得到反映，即准确性、一致性与完整性。以办公软件为例，数据库的共享使得用户能够获取一致的信息；就电脑数据库对用户输入数据与数据表的使用而言也具有相同的类型，因此，就某种意义而言其有效性特点比较突出；而在工作中数据库对数据的应用具有一致性则是反映出对用户的约束，这就将其完整性特点反映出来。

2.3 安全性

在办公自动化系统运行中，通常人们会采取各种措施对信息安全予以保护。例如有的重要文件应与其他相关数据库中的数据进行区分，并以实际保密程度为依据，对办公软件账户的权限与密码进行相应设置，或者采取监控措施。在处理数据过程中，可以对有效的隐藏方式加以运用，例如将其向云端服务器进行传输，并进行密码设置，而有获取密码的权限人则限于高级管理人员。

3 计算机办公软件在办公室中的应用价值

3.1 优化办公环境与流程

基于计算机网络技术的运用，办公室工作在计算机软件的支持下，可以使系统的人机办公趋于自动化。并且通过计算机软件，办公室各直属单位间能够保持紧密联系，如此一来就可以强化协作与交流。对于行政部门而言，在未来办公工作中计算机的运用与发展势在必行。就工作流程而言，计算机办公软件的应用价值主要表现为保持流程同步、简化非必要环节以及提高信息传递速度等方面。例如建筑设计单位，通过运用计算机办公软件，工程部门与财务部门可以同步进行工程合同不同内容的审核与处理。对于一些紧急合同，办公室计算机软件可以将一些不必要的流程进行简化，使办公速度得到提升。而通过OA办公系统的建立，单位则可以通过系统来上传与发布相关文件与信息，进而加快文件传递效率。

3.2 有利于办公室管理成本的降低

在办公自动化管理中，计算机软件的运用使办公室成本得到了有效降低，很多工作业务流程得到简化，对于办公效率的提升有着十分积极的影响。随着成本的降低，单位办公人员的费用支出也得以压缩，对于提高经济效益而言无疑意义重大。在办公成本方面，计算机软件的应用价值主要可以从两个方面得到体现，一方面就是办公成本的降低，计算机办公软件使得传统纸质办公逐渐被替代，如此一来，纸张消耗就不复存在，办公的环保性与绿色性十分突出。另一方，计算机办公软件能够降低交通费用，通过自动化办公管理，在某些业务中只需要运用互联网就可以完成运输工作，这样就使得企事业单位经济效益得到提升。

3.3 有利于推进工作方式的创新

通过计算机办公软件的运用，办公室工作的规范性得到强化，这样可以简化办公流程，解放办公人员，促使他们将自身创造力发挥出来，实现办公效率的提升。在自动化办公模式下，办公室工作人员还需要对计算机软件操作与应用方法进行学习，从中就可以激发自身潜能，为工作方式的创新奠定扎实基础。

综上所述，在办公室中运用计算机办公软件，能够使办公室各项工作得到全面改善，对于推进办公室工作发展与创新而言有着十分重要的意义。不可否认，现阶段关于办公室计算机办公软件的运用依然存在一些问题，针对此，办公室工作人员应结合工作现状，分析问题原因，并采取一系列改进措施，提高软件应用水平，为推进办公室工作的进一步开展奠定扎实基础。

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