试论如何做好实物档案的收集与管理

李晓峰

摘 要：实物档案在档案管理中占有重要的位置，档案经过长时间的发展，对于实物档案的收集以及管理受到越来越高的重视。因此，有必要加强对如何做好实物档案收集和管理的研究。本文围绕实物档案收集与管理的现状、应对实物档案管理收集与现状中存在问题的解决对策两个方面展开讨论，针对目前实物档案收集以及管理中存在的问题，制定相应的解决措施，从而实现实物档案管理工作有效开展的目标。

关键词：实物档案；管理意识；管理方式

实物档案指的是将人们生活过程中产生的活动进行记录，对于国家发展来讲，有重要的参考作用。随着社会的快速发展，人们产生社会行为的速度加快，需要记录的信息随之增多，为实物档案的信息收集以及管理工作造成一定难度。针对这一现象，应该不断研究完善实物档案收集和管理工作的措施，如提高档案管理者综合素质以及设立专门的档案管理室等，进而实现对信息的有效保存。

1 实物档案收集与管理的现状

1.1 实物档案收集与管理的意识薄弱

在实物档案收集以及管理过程中，其收集速度以及质量相对于其他类型档案来说，不如其他档案收集速度与质量，由于大多数人对实物档案没有充分的认识，导致工作人员缺少档案归档意识，将使得一些具有较高保存价值的实物档案不能及时归档，容易造成这些档案的损害。实物档案收集以及管理意识薄弱，将为档案管理造成一定难度，无法形成规范性的档案收集和管理，使得实物档案管理具有不确定性，对档案的完整性将造成损害，不利于社会的稳定发展。

1.2 实物档案收集与管理的方式落后

实物档案收集以及管理方式较为落后是影响实物档案管理的一个重要因素，主要体现在人们在进行实物档案收集过程中，对实物档案的重视程度不够，通常采用问卷调查等方式进行信息的收集，导致档案收集效果不显著。同时，进行实物档案管理工作的部门较集中，导致其余大多数部门对实物档案的了解不足，并且存在一些人员不知道实物档案收集以及管理部门的存在，将直接影响实物档案的利用率，造成实物档案管理存在一定不足。档案管理部门设置以及档案收集方法不当等问题的产生，主要是由于实物档案收集以及管理的方式较为落后。

1.3 实物档案收集与管理的条件落后

实物档案收集以及管理过程中，对库房容量有一定要求，因此，在实际的档案管理中，可能出现企业占地的情况，并且可能出现库房容量不能满足实物档案收集以及管理的需求，将不利于信息的有效保管。另外，实物档案的体积、尺寸等不相同，将存在一定的保管难度，例如，如果将档案堆放在一起后，可能出现档案碰撞损坏等情况。

2 应对实物档案收集与管理现状中存在问题的解决对策

2.1 明确实物档案收集与管理的范围

应对当前档案管理工作中管理方式落后的现状，必须对实物档案收集与管理的范围进行明确。实物档案与纸质档案和电子档案的管理不同，由于实物档案的种类较多，而且具有的价值的有所不同，因此收集和管理时的难度也就相对较大。另外，实物档案的体积和规格都各不相同，因此对存储所需的条件也各不相同。为了保障每种实物档案的有效归档，需要投入的精力也就比其他档案管理工作大，因此在进行实物档案的收集和管理工作时，必须先对实物的价值进行鉴定，判断该实物是否具备档案收集和管理的必要，防止造成精力、时间和存储空间等资源浪费。其次，为提高收集和管理的工作效率，必须对实物的范围进行有效划分，例如艺术类、信件类、礼品类、奖品类等，艺术类中主要包括一些名人字画、优秀美术作品等；信件类中主要包括一些具有企业发展历史意义和纪念意义的往来信件，例如表扬信等；礼品类主要包括企业单位在运营中收到的一些具有纪念意义和珍贵价值的礼品，或者在具有纪念性的日子里方法的一些礼品；奖品类主要包括企业单位历史中获得的荣誉和奖励，例如奖牌、奖杯等[1]。

2.2 大力宣传《档案法》，提升实物档案收集管理意识

应对当前档案管理工作中管理意识不强的现状，必须大力宣传《档案法》，提升实物档案收集与管理的意识。《档案法》中对实物档案的收集和管理具有重要的指导作用，能够有效提升档案管理工作者的工作意识，规范管理者的工作行为，从而切实提高管理者的水平。另外，一些经营者的管理理念落后，对实物档案的收集与管理没有正确的认识，对实物档案的价值认识不足，造成档案的遗失和破坏，为企业带来较大的损失。针对这一问题，可以加强对档案管理工作制度的建设，增强管理人员的责任感，并且对不同部分的收集和管理工作做出规定，让各部门对实物档案的收集与管理进行有效配合。除此以外，还要提升实物档案管理人员的整体素质。档案管理工作人员作为档案管理工作的主体，对档案管理工作的质量具有至关重要的影响，因此必须重视对档案管理人员业务技能的培训和提升，不断强化管理人员的责任意识，保障管理人员在遵循相关工作制度的基础上，对实物档案进行有效的收集与管理。以某企业为例，该企业通过在培训中建立激励机制的方式加强档案管理人员的工作水平，在培训的基础上对工作人员进行考核，对考核成绩优秀的管理人员进行相应的奖励。

2.3 对实物档案收集与管理的信息进行明示

要加强实物档案收集与管理工作，必须对实物档案收集与管理的信息进行明示，以便于对实物档案进行有效的利用。随着社会经济的不断发展，企业单位对实物档案收集与管理工作的重视度越来越高，因此实物档案收集与管理的工作水平也相对提高，大多数企业单位的档案部门都将实物档案作为企业单位的展览物，通过举办展览会的方式对实物档案进行公开展示。实物档案与纸质档案不同，一般都是一些能够充分反映企业单位发展历程和荣誉事迹的物品，因此在进行实物档案收集与管理的工作中，应该重视对实物档案的宣传作用，令实物档案的宣传和展览作用进行充分的发挥，从而将其与纸质档案和电子档案的职能进行有效的区分；另外，实物档案能够反映出不同的信息，可以在展览中对实物档案的不同信息进行有效地利用，满足展览者在展览中的不同需要。

2.4 设立专门的实物档案室，创造良好管理条件

应对实物档案收集与管理中管理条件落后的现状，可以设立专门的实物档案室，创造良好的管理条件，让实物档案能够得到有效的收集和管理。由于实物档案的规格和大小各有不同，因此在收集和管理中难以进行统一的管理，而且在传统粗放型的管理方法中很难保证实物档案不会受到损坏，设立专门的事物档案室就是将不同规格、不同大小、不同形状的事物档案進行精细化的分类整体，让所有的实物档案都能够“物有所归”。在实物档案室的建设中，可以根据不同种类的实物设置针对性的保管设备，确保每种实物都能够得到充分的安全保障。除此之外，一些经济条件和建设条件相对较好的企业单位可以将实物档案室建设为展厅的形式。以某企业为例，该企业在保障实物档案安全的情况下对实物档案进行展示，为员工提供展览学习的机会，以便于对企业单位的发展有一个更加全面深刻的认识，从而产生较强的认同感和归属感[2]。要设立实物档案室，还必须加强对实物档案室的管理工作，通过制定相关的实物档案室管理制度，从意识和行为上规范管理人员，加强对实物档案室的安全管理和档案维护，保障实物档案室的各项设施运转正常，从而促进实物档案室发挥展示作用。

3 结论

实物档案收集以及管理工作对社会发展有一定影响，在人们行为信息逐渐增多的前提下，实物档案的重要性逐渐显现出来，并且实物档案的收集与管理工作逐渐成为社会关注的重点内容。由于现阶段实物档案管理工作存在档案管理行为不规范等问题，不利于保证实物档案发挥其重要作用，而通过明确实物档案收集范围以及加强实物档案对信息的收集力度等措施，能保证实物档案收集、管理工作的顺利开展。

参考文献

[1]邵鹏.浅议如何做好实物档案的收集与管理[J].民营科技，2017，（06）：75.

[2]王秋.如何加强财政档案管理工作[J].黑龙江史志，2015，（11）：178.endprint