浅谈科研院所基建档案管理

奚钦玲

摘 要：基建档案是科研院所档案的一个重要组成部分，是单位发展的见证者，也为许多工作的开展提供利用。基建档案的收集、整理工作存在许多问题与困难。为增强基建档案的管理，应当提高档案意识，注重档案人员的素质提高，规范归档程序，合理开发利用基建档案，让基建档案发挥更大作用。

关键词：科研院所；基建档案；管理

基建档案是科研院所档案的一个重要组成部分，是整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当保存的文件。随着科研院所的发展壮大，为改善科研环境和设施，基本建设项目不断新增或改扩建，基本建设中所形成的档案资料及利用频率也随之增多。科研院所基建项目资料的完整性，直接影响着基建项目的竣工验收、使用、维修及改扩建等，还是科研院所建设发展的历史凭证及建设参考。如何加强科研院所的基建档案管理，是每个档案工作者需要思考的问题。

1 基建档案的特点

1.1 资料数量大

基建档案包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料与载体的文件材料1，涵盖了包括地质、环境、消防、通信、结构、给排水、供电、空调等多种专业材料。

1.2 资料来源广

基建项目从开工到竣工验收，涉及到各专业单位的参与，包括测绘、土建、设备、财务等，所产生的文件材料也就来自不同的专业单位，使得基建档案资料的来源非常广，给收集工作也带来了一定的难度。

1.3 收集持续时间长

科研院所的基建项目一般要经过研讨、立项、施工、竣工等多阶段，从前期立项、审批到最终竣工验收投入使用，会持续一个相当长的阶段，这就使文件材料的收集也会相应持续一个较长的时间。

2 基建档案管理存在的问题和不足

2.1 资料收集难度大

基建档案的特点决定了档案资料的收集存在一定的难度。档案资料专业性强，又极易分散在不同的部门和人员手中，资料来源广，而提供资料方只是在自己领域专业的人员，对基建档案的规范、要求等不熟悉，也会导致提供的资料不全、不合规范等，如纸张要求、内容要求等。这些都给基建档案资料的收集带来了难度。

2.2 归档人员的专业性有待提高

科研院所的档案人员一般为兼职人员，对单位的文书、科研、設备档案的专业程度相对较高，而基建档案因为形成时间长、基建项目之间间隔时间也相对较长，造成档案人员对基建档案业务的熟练程度要低些，对资料的整理规范如完整性、图纸的折叠等相对生疏。一旦需要组建新的基建档案，这些不足就会凸显。随着单位的发展，对档案人员在基建档案方面的要求也日益提高。

3 对策

3.1 转变观念，提高档案意识

科研院所的档案工作是一项服务性的基础工作，默默记录着单位的发展历程，为一线科研人员及行政后勤部门提供档案利用，它不会直接产生收益，却为单位发展规划、整修改造提供依据。基建档案工作人员要认识到自身工作的重要性，提高档案意识，提高相应的档案专业素质，更好的完成基建档案的管理工作。

3.2 组织培训，提高工作素质

档案工作人员的素质直接关系到基建档案形成的质量。要定期组织或参加相关档案培训，提高档案工作人员的工作能力。同时要注重档案工作人员对基建项目相关知识的培训，做到心中有数，才能更好的提高档案工作成效。

3.3 规范程序，提高归档效率

基建档案资料比较分散，持续时间又比较长，给收集工作带来了一定难度。为了提高归档效率，基本建设项目的档案资料收集工作要与项目建设同步。在基建项目规划初期，就应做好资料的接收准备，责任到人。提前划分基建项目各环节材料的负责人，完成一阶段、提交一阶段。在项目竣工时，完成所有资料的收集，及时归档。

3.4 合理保管，重视档案利用

完成对基建材料的收集后，严格按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表，对基建材料分类归档、保管。当前档案库房存放的基建档案都是采用传统的装订成册的立卷方式，不便于查看和复印。是否可以按照文书档案的归档方式，以件为单位，组卷后不装订，这样方便抽取和复印。基建档案的意义之一就是提供利用，对每次档案借阅利用要登记，定期分析，为今后的归档工作提供参考。

4 结语

科研院所的基建档案管理工作相对业务工作来说只是一个不起眼的基础性工作，但它与其他行政后勤工作一样，为业务部门的工作提供保障，随着时间的推移，基建档案的利用会越来越频繁，它的价值也会逐步体现。在基建档案的收集整理过程中会遇到许多困难，档案管理工作人员应当从自身出发，努力提高自身素质，更规范、及时的完成基建项目材料的收集和归档，为单位发展添砖加瓦。

参考文献

[1]基本建设项目档案资料管理暂行规定.常用档案法规大全.165-171

[2]陈国容，罗丙军.浅谈高校基建档案之管理[J].物流工程与管理，2009，3（31）：158-160.

[3]刘岩岩.基建档案建设与管理工作的探讨[J].四川有色金属，2011，4：65-67.

[4]秦红.浅谈高校新校区基建档案收集的难点和对策[J].大众科技，2016，18（12）：105-106.