浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

李延菲

摘 要：信息化背景下，各行各业的制度和技术也在不断发生着变化。互联网发展的速度飞快，在各个领域也实现了应用。尤其是在档案管理领域，档案管理的数据和信息比较庞杂，计算机网络技术能够帮助档案管理更快实现科学化的发展，所以利用好计算机网络信息技术是当前行政事业单位档案管理工作的重点。档案管理工作在整个行政事业单位业务中是比较重要的组成部门。本文将档案管理的相关概念等作为切入点，重点讨论信息化背景下的行政事业单位档案管理工作。希望能够给当前各地行政事业单位提供一定的参考。

关键词：信息化；行政事业单位；档案管理；科学化

行政事业单位的档案管理工作对于国家的发展和经济的建设等有一定的关系，对于人民的生活也有影响。当前随着互联网计算机技术的不断进步，人们真正开始进入到信息时代。信息化背景下，行政事业单位的档案管理也开始走上转型之路。发展信息化建设能够有效提高行政事业单位的档案管理科学化，还能够加快行政事业单位的各项改革深化。

1 研究背景分析

1.1 档案管理概述

档案管理也叫做档案工作。主要是档案管理相关部门对于接受到的档案信息进行管理和整理的过程，是国家档案事业的基础组成部分。档案将复杂的档案进行收集、整理和归档等工作。原始的档案通常包含的信息量比较大，其内容也比较复杂，为了能够让档案管理工作变得更加有秩序性，所以开发了档案管理部门。社会水平发展的越高，其对档案的管理的要求也会更加严格，以此来满足社会经济等其他方面发展的需求，不断推动档案管理工作的进步。档案管理工作经过了漫长的历史时期，由最初的简单人工管理到现在复杂的计算机档案处理基础，证明档案管理工作一直都在进步的过程当中。

1.2 信息化背景下行政事业单位档案管理现状及问题分析

1.档案管理制度不健全

当下行政事业单位的档案管理工作开始受到社会不同领域的关注。行政事业单位内部的档案管理部门工作出现了一些问题，需要专业人士的研究和改进。部门行政事业单位的档案管理人员对于自身的工作缺乏足够重视。很多地方的行政事业单位档案管理流于形式，缺乏有效的监管措施。档案管理在整个行政事业单位的工作中是相对比较重要的组成部分，虽然在平时不会发挥特别重大的作用，但是笔者认为档案管理的水平也一定程度上体现行政事业单位的对外形象问题和业务管理水平。如果单位的领导部门和领导人员也忽略档案管理制度，对相关部门的人员素质也不重视，那么很容易挫伤档案管理部门工作人员的积极性和工作热情。

2.管理资金投入较少

当前部门行政事业单位的管理资金投入比较少，部门领导认为如果投入的资金过多，会增加单位不必要的成本。造成了部分行政事业单位的档案管理部门设备陈旧，档案管理工作比较死板的问题。在当前信息化技术如此发达的环境下，仍旧有档案管理部门利用手写方式来记录档案。但是纸质档案的保存难度比较高，容易造成丢失与破损。这给当前的行政事业单位的档案管理造成了一定的障碍。

3.档案管理人员的素质有待提高

档案管理人员的综合素质是档案管理工作提升的核心。管理人员只有具备比较高的管理水平才能真正提升档案管理工作的效率。在信息化背景下，档案管理人员应当具备基础的计算机网络操作技术和档案电子化操作技能。但是通过研究资料显示，很多行政事业单位档案管理人员由于缺乏信息化的意识，对于档案电子化的操作也不熟悉，缺乏职业责任感，造成了档案管理人员队伍素质普遍偏低的情况出现。

4.档案管理信息化思维意识落后

计算机和互联网对于现代社会来说几乎成为无法回避的重点话题，尤其是表现在互联网对于各行各业的渗透。但是在行政事业单位的档案管理部门，很多人的档案管理信息化思维比较落后，认为只要采用传统的方式就可以完成档案管理工作，对于如何实施信息化建设缺乏动力，单纯依靠上级部门的培训和要求，导致了档案管理工作的迟滞。

2 信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的必要性

2.1 加强档案管理是信息化社会发展的必然要求

随着时代的不断发展，当前我国的社会经济水平和人民生活水平都有了比较大的提升。尤其是对于我国的行政事业单位来说，传统的档案管理制度和模式已经不适应社会发展和人民的需求。所以信息化背景是行政事业单位档案管理工作改革的新契机，能够帮助档案管理部门实现科学化，不断完善相关的管理制度。

2.2 加强档案管理是行政事业单位改革的重要措施

笔者认为档案管理始终在行政事业单位的各项事务中占重要地位。当前行政事业单位的规模也在不断的扩大，相应的档案管理也要跟上单位总体发展的水平。档案管理工作已经不是简单的文书抄录或者档案的保管业务，通过信息化建设的过程，档案的作用在未来将会更加突出。所以提升档案管理人员的工作积极性，加强档案管理工作，能够进一步推动行政事业单位的改革工作。

3 提高行政事业单位档案管理科学化水平的措施建议

3.1 增强信息化管理意识，重视档案管理信息化建设

针对当前部分行政单位工作人员信息化管理意识比较薄弱的现象，首先要加强相关人员对于信息化档案管理的相关了解。如果档案管理人员具有良好的互联网思维意识，就容易理解档案管理科学化的内容和模式。但是如果档案的管理人员缺乏信息化管理的意识，很难跟上现代信息化的潮流，进而影响到档案工作的进步。所以对于当前各地行政事业单位的档案管理工作，从领导层到下面的工作人员都需要转变固有的档案管理传统意识，结合互联网进行信息化管理。我们应当从自身的实际情况出发，把握行政事业单位档案管理的科学化特点，对于一段时间以内的档案信息化建设进行考查和改进。比如加大对于档案管理信息化建设的资金，加快档案电子化的相关工作，对档案管理工作实施有效监管等。

3.2 提高档案管理者的素质、建设专业的档案管理队伍

档案管理人员的综合素質是档案管理信息化建设的核心与基础。所以行政事业单位应当定期对于档案管理人员进行信息化相关培训工作。同时对于档案管理信息化人才进行引进，提升整个管理队伍的信息化水平。对于自觉学习信息化档案管理技术并且取得一定成果或者有贡献的工作人员给予一定的精神鼓励和物质鼓励。除了档案管理相关知识的培训之外，还要对他们进行思想政治教育和心理素质、创新能力等的培养。二十一世纪是人才的战争，所以提升档案管理者的素质，组建富有信息化特点的档案管理队伍十分重要。

3.3 加大资金投入，营造良好的档案工作环境

各地行政事业单位想要加快档案管理工作的信息化建设，就不能缺少资金的投入，最大程度上创造比较好的工作环境。比如利用资金购置专门的档案存放柜，在档案室配备专业的消防设备等。另外，要利用好资金做好信息化硬件设备的购置。档案管理部门的工作环境改善，能够激发档案管理工作人员的工作热情和专业性，让他们能够使用这些方便快捷的档案管理设备，全身心的投入到自己的档案管理工作当中。

4 结语

当前部分行政事业单位的档案管理部门在工作中表现出一些缺陷和问题，尤其是在信息化背景的冲击下。如果行政事业单位没有及时意识到自己的问题，难以适应当前社会发展的需求，无法真正为社会和人民群众服务。将档案管理工作赋予信息化的特点，健全相关的制度，营造更具有现代化的档案管理环境。

参考文献

[1]信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].谈亚芳.档案与建设.2015（03）

[2]信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化探索[J].周泽敏.办公室业务.2017（05）

[3]信息化条件下机关事业单位档案管理问题[J].刘玲玲.明日风尚.2017（12）endprint