办公系统在企事业单位中的应用分析

刘会德，段俊洁，牛 歌

（河南人民广播电台，河南 郑州 450002）

办公系统在企事业单位中的应用分析

刘会德，段俊洁，牛 歌

（河南人民广播电台，河南 郑州 450002）

文章介绍了办公系统的发展现状和主要应用，分析了办公系统应用障碍和注意事项，并针对办公系统的功能和应用局限提出了一些改进意见，希望给办公系统的开发提供一些思路。

办公系统；应用分析；实施；办公自动化

办公自动化是企事业单位日常办公的必然趋势，但在实施过程中，总是问题不断，系统达不到预期的效果，主要表现为系统的功能没有得到充分利用，用户急需的一些功能和性能系统又不具备。办公系统和每个员工的工作紧密相关。

1 办公系统的发展现状

办公系统的发展经历了4个阶段：传统的文件型、流程型、知识型和现在的智能型。智能型将是办公系统的发展方向。从整体上看，办公系统处在初级智能化的阶段，许多办公系统软件试图通过提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务，提高组织的决策效率，但智能化的应用需求不明确，技术手段单一，基本都是通过提供一些统计报表，用户据此进行决策，智能化水平低。办公系统的另一现状就是需要对原有的功能大力完善，办公系统直接面对的是千千万万个单位的每一个用户，每个单位的情况不同，单位每个员工的具体事务和需求又不同，系统需设计的足够灵活，面对千变万化的需求，必须有多样化的技术方案和灵活的设计解决用户的问题。

2 办公系统在企事业单位中的预期目标

2.1 提高工作效率

通过系统的工作流减少沟通和审批的时间成本，通过系统的统计分析减少手工统计工作，通过工作流的标准化和数据的统一性减少重复工作和无效工作。

2.2 提高工作便利性

通过移动终端远程登录系统，可以打破时空及地域限制，实现移动办公、异地办公，充分利用碎片化时间。

2.3 节约办公成本

除了减少纸张耗材的采购成本，还可以通过各种统计分析报表和预算管理功能进行科学决策、精细化管理，节约资金。

办公系统是一个强大的工具，但它不是万能的，对它的预期目标不能过高。它能减少流程审批、信息查找和手工统计等日常工作的时间，但它不能替代面对面的沟通交流工作，尤其是事前沟通及事后汇报。办公系统对IT部门、业务归口部门还会增加一些工作量，这些部门需要进行业务设计和构建，需要进行信息的录入和维护，需要变被动工作方式为主动工作方式，办公系统提高了工作效率，但并不是每个部门都能减少工作量。

3 办公系统在企事业单位中的主要应用

办公系统从大的功能上可以分为两类：流程管理和信息管理。按模块的具体功能可以分为流程管理、知识管理、文化建设、人事管理、公文管理、行政管理、资产管理、项目管理、第三方集成、绩效分析等。办公系统在企事业单位中的主要应用有如下几个。

3.1 流程管理

流程管理是办公系统最主要的功能，它通过定制工作流程实现协同办公，主要包括流程的定制和表单的定制。流程的定制有：（1）节点的增加和减少；（2）根据人员、部门、职务、岗位、组、相对角色和表单控件选择执行者；（3）根据判断条件选择并行、串行、串并混合执行或手动选择执行人；（4）执行方式有单人执行、多人执行、全体执行、竞争执行；（5）执行操作有提交、回退、指定回退、终止、转发、知会、加签、减签、会签、监督、跟踪、撤销、暂存待办、意见、意见隐藏、修改正文、修改附件、及时讨论、分类归档、触发其他流程等。表单的定制包括自定义表格的格式、字段的类型、控件的字体和字号、表行的自动增减等。

3.2 知识管理

知识管理实现文档在系统内的共享和传递。主要包括：（1）将各种文档分门别类进行层次化的目录管理；（2）使用关键字或全文检索；（3）对文档的管理，包括文档的撰写、审阅、批准、发布、借阅、存档等；（4）实现知识及流程信息收集整理、知识分类、知识热点、知识发布、知识积分等。

3.3 文化建设

文化建设主要包括新闻、公告、讨论、调查以及员工个人风采展示等。现在许多单位都重视文化建设，这对凝聚员工共识，鼓舞员工士气，调动员工积极性非常重要。现在办公系统的文化建设不仅局限于新闻、公告等信息发布功能，还包含讨论、调查、员工风采展示等信息交流功能。让每个人都是信息的发布者，也是文化的宣传者。文化建设不单单是管理者的责任，也是每个员工自发的行为。

3.4 人事管理

人事管理主要包括档案管理、合同管理、人事变动、员工奖惩等基础信息管理，还包括考勤管理、招聘管理、培训管理、绩效考核、薪酬管理、人力资源配置、在线考试、出差管理、人力资源相关的文档知识库管理等。

3.5 公文管理

公文管理实现发文、收文、审批、批办、传阅、公文归档一体化，公文流程可以自定义设定，在各个环节可以进行相应提醒、督办，可以电子用印、加密控制、流程控制、权限控制和备份等。收文管理可以实现来文登记、拟办、批办、传阅、承办、协办、督办、催办、分发、归档等；发文管理实现发文拟稿、审核、会签、签发、套红、分发、归档等。支持在线文档起草、编辑、保存功能，支持公文查询，支持Word，Wps等常见文档格式的嵌入整合等。

3.6 行政管理

行政管理包括车辆管理、会议室管理、办公用品管理、图书管理等。（1）车辆管理包括车辆使用申请、车辆状态管理、车辆维护管理、车辆查询等，现在中央对三公经费管理非常严格，各级领导对车辆管理也非常重视，所以车辆管理模块功能要更加细致，界面要更加友好；（2）会议室管理除了会议室设置、管理员设置、会议室申请和审核、会议查询、会议提醒等功能外，还需要与项目管理、公文管理实现联动；（3）办公用品管理包括办公用品申请、审核、查询、统计管理和库存管理；（4）图书管理包括图书借阅管理和录入管理。

3.7 资产管理

资产管理实现资产的采购、入库、分发、流转、报废等全流程管理，实现查询、统计的权限管理，以及实现维修记录、附属配件耗材使用的管理，为设备的报废、更新、维修提供决策依据。

3.8 项目管理

项目管理实现项目从投资决策开始到项目结束的全流程管理。包括项目立项、项目计划、项目进程、项目评估、项目验收、合同管理、资料管理、项目监控等。

3.9 第三方集成

包括财务系统集成AD域集成、短信集成、微信集成等。这些集成能极大地减少人工工作和重复工作，实现信息的统一。短信功能能实现用户找回密码和验证码登录，这对加强系统安全，减少管理员维护工作量非常有帮助。

3.10 绩效分析

提供系统内流程审批时间、超期审批比例、知识共享排名等，可以为员工的考核提供一个依据。

4 办公系统在企事业单位中应用障碍

办公系统既然有如此强大的功能，为什么在许多企事业单位的应用不仅没有达到预期效果，甚至非常不理想呢。这和两个因素有关。

4.1 员工的习惯

一个人最难改变的就是习惯，一个企业也是如此。本来行政办公、物品申领、报告审批等流程，不管是领导还是员工都非常熟悉，如果这些流程突然都改为办公系统线上审批，面对不熟悉的线上流程，虽然原来的流程效率低，但职员对一切都很熟悉，轻车熟路。尤其一些上了年纪的员工，对计算机、智能终端操作不熟练，对线上流程天然有一种排斥感。

4.2 系统的易用性

现在办公系统的功能都很强大，对线下的日常办公业务基本能达到百分之百的替代，但在易用性上不尽如人意,主要表现在界面不够美观，操作比较繁琐。办公系统的主要功能基本没什么问题，但一些有助于用户减少输入、方便查看的功能却不够完善，尤其在界面展示方面不够友好。

5 办公系统在企事业单位应用的注意事项

5.1 精心的组织实施

现在的系统大部分业务模块都是定制化的，系统提供一个平台，功能由用户构建。组织实施分为两个阶段，包括需求调研以及业务构建。在这两个阶段一定要让相关业务部门深度参与，在需求调研阶段让用户参与，可以让系统贴近用户的需求；在业务构建阶段让用户参与，可以让系统贴近用户的习惯。

5.2 领导的大力支持

领导的大力支持是办公系统成功的保障。许多用户觉得办公系统的实施是IT部门的工作，他们只管使用就行了，这是一种非常片面的想法。如果要让用户充分参与到办公系统的实施过程中，非要领导协调不可，工作时间的调整、工作方式的改变以及部门利益的打破，光靠IT部门是协调不了的。办公系统改变的是员工的工作习惯，没有领导从上而下的推动，IT部门是没有能量对抗整个单位的工作习惯的。

5.3 做好培训宣传工作

办公系统做得再好，最终还是要落实到使用上，做好培训宣传工作非常重要，首先要让用户觉得办公系统对解决工作中的难题有帮助，对用户有好处，其次要做好培训工作，让用户学会使用、熟练掌握，最后喜欢上办公系统。

6 结语

办公系统的实施是一个长期过程，贯穿系统使用的全过程，需要IT部门及时掌握用户的需求和使用习惯，也需要IT部门积极地协调系统开发公司不断完善系统，更需要IT部门耐心细致地对员工进行培训、讲解和引导。

[1]谢娟.办公系统在企业行政管理中的应用分析[J].企业管理，2013（11）：50-51.

Analysis on the application of office system in enterprises and institutions

Liu Huide, Duan Junjie, Niu Ge
（Henan People’s Broadcasting Station, Zhengzhou 450002, China）

This paper introduces the development status of the office system and the main application, analyzes the application obstacles of office system and the matters needing attention, aiming at the function and the limitation of application for office system, this paper puts forward some suggestions for improvement, hoping to provide some ideas for the development of the office system.

office system; application analysis; implementation; office automation

刘会德（1983— ），男，安徽安庆，本科，工程师；研究方向：办公自动化。