浅析校园办公OA系统建设

贾丽 甘肃财贸职业学院

浅析校园办公OA系统建设

贾丽 甘肃财贸职业学院

现代化的办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室，人们愈来愈依赖自动化的办公手段。学校教学管理的信息化水平已成为衡量学校办学水平和管理水平的重要标志。OA办公系统的建设与运行，是学校向数字化校园迈进的必经之路。本文讨论了校园办公OA系统建设的必要性，并对系统的设计进行了探讨。

OA系统 校园 办公自动化

随着网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的日益成熟，办公自动化技术有了新的发展。网络化办公自动化利用计算机网络通信系统把事务型、信息管理型和决策支持型这三个层次的办公自动化系统集成一个完整的OA办公系统，减少了不必要的重复输入信息环节，使办公信息的流通更为合理，从而提高整个办公系统的效率。建设校园OA办公系统，可使校园内办公信息的运转更为紧凑有效，有利于信息沟通，扩大信息通信范围，实现信息资源共享。

1 校园OA系统建设的必要性

建设校园OA系统，可以实现教师办公效率的提升和教学资源利用水平的提升，将手工作业形式迁移到电子化、网络化、流程化的办公平台上来进行，可以加快办公信息和数据传递的效率，减少重复工作，共享资源。另外，办公平台可以为校园文化建设所服务，通过网上宣传、学习、活动来培养增强教师对学校的认同感和归属感，实现学校形象的提升，还可实现科学决策能力的提升。

2 校园OA系统建设的设计思路

为了满足校园OA系统在技术要求具有业务变化的适应性、高度的安全性、大容量数据存储处理等特点，因而在系统设计时应有下面几个方面的考虑。

①校园OA办公系统的构建依托已经建立好的校园网的硬件环境，统一管理所有办公计算机。用户使用统一的域帐户不受地理位置的限制，可在校园域内任何一台计算机上访问域内所用服务和资源，从而使校园内的OA办公系统应用效率大幅度提高，安全策略的部署更加方便，用户访问安全资源更加便捷。设计并部署一个结构合理的活动目录域对于提升网络性能、充分利用分布式资源会产生积极的作用。

②邮件系统设计可在校园域的办公环境下建立一个与活动目录数据库整合的邮件系统，该邮件系统支持B/S和C/S模式，对于C/S用户也无需安装任何软件，客户端使用Windows系统自带的Outlook程序或Microsoft Office的Outlook组件就可以了。

③即时通信系统设计可以借助Live Communications Serve实现。内部即时信息服务不仅可以传递工作指令，进行技术和业务交流，而且可以实现传输文件和资料，进行文字、语音或视频交流，便于教师之间及时沟通信息。

④分布式文件系统的设计可以将分布在不同服务器上的共享文件夹组合在同一个逻辑名字空间中，用户可以方便的查找、访问网络上的共享文件夹。

3 校园OA系统建设的功能模块

3.1 个人工作台和公文流转系统

办公系统提供的个人工作台为系统登录后的首个办公页面，该页面上分布了不同的信息版块，分别包括了“待办公文”、“待阅读的通知”、“待阅读的新邮件”、“其他待办事宜”。在每个版块中直接列出最新待办文件以及相应信息的标题，直接点击标题可进入详细的办理或者信息显示页面，即可完成批示、审批、审阅的工作，操作简单快捷。

公文流转是用户学校日常办公活动中的重要组成部分，用于处理学校内外部的各种公文信息，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理。

3.2 工作流程管理

对于学校来说，绝大部分日常工作属于流程式活动。流程式工作的最大特点在于根据处理信息内容的性质不同，流程结构将发生变化，各流程节点的具体处理方式根据节点的特性各有不同，同时由于日常工作中的不确定因素，流程本身应具备相当的弹性设置。通过工作流管理的应用，可以保持学校工作流程的清晰、规范、高效，最大程度提升工作效率。

3.3 电子邮件和手机短信功能

通过电子邮件管理模块可以在办公平台内部用户之间收发电子邮件，同时也可以收发系统外部的Internet邮件。手机短信服务使学校可以充分利用手机短信功能，来发布各种相关信息。可完成短信息分组发送、群组发送、定时群发等功能。OA各类信息可通过短信平台进行发布，如：会议通知、工作情况汇报短信等等，从而达到提高办公效率、降低学校办公成本的目的。

3.4 文档管理

文档管理是对学校的各类文书档案进行登记、保存、调阅等相应的管理功能，实现单位内部档案信息的数字化管理。在文档管理中，管理人员通过对文档、案卷的权限设置，对各类型档案信息实现授权范围下的在线调阅。

总之，教师通过办公自动化系统共享资源，互相学习交流，提高了工作积极性和工作效率。然而，如何把新技术用于办公自动化系统，以适应未来更快捷方便的办公要求，是赋予办公自动化新的研究任务，也是一个不断发展、不断完善的工作过程，需要不断总结和完善才能日趋成熟。

[1]严思静.高职院校数字化校园建设现状及对策研究[J].电脑知识与技术,2016(23)

[2]薛宏.高校OA系统电子公文高效运转机制初探[J].办公室业务,2013(11)