关于高职院校档案信息化建设的若干思考

2017-12-25王昕娟赤峰工业职业技术学院

新商务周刊 2017年21期

文/王昕娟，赤峰工业职业技术学院

引言

高职院校的档案管理工作是对学校教师、学生的个人档案进行收集管理、对高职院校建校过程中的重要事件进行记录，并对教育教学活动过程进行记录和总结。从宏观上来讲，高职院校发展过程中的任何细节，都能够在档案管理工作中表现出来。由此可见，档案建设对高职院校发展具有重要的意义。随着互联网和信息技术的发展，高职院校档案建设也随之进入了信息时代，在档案信息化建设当中，存在着一些问题，值得我们进行深入的思考和探索。

1 高职院校档案信息化建设中存在的问题

1.1 档案收集不够全面

高职院校档案建设的首要工是收集档案资料，形成档案库。高职院校收集的档案资料包括学生和教师的个人发展资料以及学校教育教学资料、学校建设和发展资料以及其他与高职院校建设相关的必要资料。这些资料来源于高职教师和学生向档案管理部门提交的各种形式的数据。在信息化管理过程中，档案资料的收集速度虽然有所提升，但是，档案资料的内容以及手机范围并没有发生本的改变。例如，现在高职院校财务管理重视对资产的合理化应用，在这个过程中，高职院校的“资产状况”作为一项重要的资料，应该在档案馆中找到相应的内容，然而，很多高职院校对这项资料的收集并不完整，甚至有些学校只记录了固定资产和教学资源的变化情况，并没有相应的资产对比记录。

1.2 信息化管理体系建设不足

档案的信息化建设是一项具有系统性的工作，即从档案收集、管理到应用的全过程都以信息化的形式进行，只有这样，档案管理工作的效率才能真正提升，档案管理对高职院校的发展建设作用才能真正体现出来。然而，很多高职院校的档案信息化建设尚未形成体系，其中很明显的一点是档案资料收集过程的信息化不足，教师和学生提交的表格存在格式问题；还有些学校档案管理工作管理体制松散，只能做到资料信息化，而无法做到服务信息化。

1.3 档案的服务性功能发挥不够

档案管理的最终不目的是为了服务于高职院校发展建设，服务于学校师生的学习和工作。在信息化道路上，档案的服务性功能应该表现的更加完善。其中对高职院校档案进行分析，比对大数据环境下的同类分析结果，提供相应的指导性建议，是信息化建设中档案服务功能之一，但是，很多高职院校档案管理工作并不能充分做到这些，很多学生和教师也不了解如何利用学校档案有效地进行学习以及相关的教育研究。综合看来，高职院校档案处于开发不足的状态，服务性功能发挥不够，使信息化档案建设的效果展现的比较少。

2 高职院校档案信息化建设策略

2.1 提高档案管理工作信息化水平

高职院校档案信息化建设要继续发展，首先要做到的仍是全面收集档案资料。在信息化时代，高职院校教育教学中的任何一件事都是“高职大数据”的组成部分，档案管理工作能够获得的“数据库”越丰富，则档案管理能够实现的价值就越高。档案管理人员利用具备规范化、通用化，并有很强的包容性的档案管理软件将收集的档案资料进行数字化处理和转换，将纸质档案转化为电子信息进行管理，对高职院校电子文件录入、加工、归档过程处理等工作后，产生真实、完整、有保存价值的电子档案，并应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查。档案部门要除去“等、靠、要”思想，全面深入研究档案信息化建设的要点，做好文档电子化工作，做好电子文件归档工作，加强文件的收集、录著和管理，确保档案发展与办公自动化建设保持同步，实现纸质文档与档子文档发展一体化。

2.2 加强信息化档案管理体系建设

要使高职院校档案工作全面信息化，单纯增加档案管理工作中计算机的应用，或者将档案资料数据化是不够的，建立全面的管理体系十分必要。首先，要建立独立的档案管理机构。档案管理工作作为高职院校发展的关键性工作之一，在开展信息化建设的过程中需要以独立的档案管理机构为基础，意识到档案管理信息化建设与传统档案管理之间的差异性，建立专门负责档案管理的机构，以健全的管理机制为前提条件，指导该机构的各项工作，在规范化的基础之上发挥出档案管理机构的价值；其次，要建立专门的管理制度，管理制度应尽量精细化，包括各类档案的基本格式，高职院校师生应该提交的档案类型、档案管理部门工作人员应主动收集的档案类型、档案管理办法、档案数据库的访问制度等。

2.3 创新档案利用方法

凸显档案管理的服务职能是高职档案信息化建设的重要策略，也是发展目标。而服务作用的展现以档案的利用为基础。传统的高职档案利用无非是调取档案，这种应用模式相当被动，在信息化管理模式中，应变被动为主动，即档案管理工作人员应主动按照高职院校教师和学生的发展目标，分析目前档案资料中的有用信息，通过档案分析结果为高职院校师生提供有关于工作和学习方面的相应资料，鼓励全校师生积极应用档案，将高职院校建设过程中积累下来的知识资源变为发展动力。