电力企业办公室行政管理工作的角色及效率

文/赵惕煌， 国网衡山县供电分公司

1 办公室行政管理的内容

在市场经济迅速发展的今天，各个企业逐步走向了精细化管理的模式，对于提升工作质量起到了重要作用，但是办公室行政管理的工作量越来越大，需要注意的细节问题也日益增多，其工作内容突出表现在三个方面：档案管理、文书管理、会议管理。首先，档案管理在办公室档案保管中起着不可忽视的作用，由于企业各个部门的档案基本上都是通过办公室进行保存，还要做好档案分类工作。同时，办公室保管的档案包含视频、录像、照片等文字资料，囊括收集档案、审查档案、整理档案、使用档案等众多内容。其次，文书管理，即办公室工作人员必须做好企业各个部门的文书收取、归类、文件发布、文件储存等工作，相关人员处理该部分文件时也不能千篇一律，应当针对不同的文书进行不同的存档和处理方式，同时还要严格依据文件性质进行整理和归纳，做好仔细划分文件，处理程序要科学合理，实现工作的高效率。最后，会议管理，即办公室需要做好会议登记等相关内容，并在此基础上进一步加强会议审核机制与报批机制。当然，为了深入做好办公室会议管理工作，还必须加强办公人员的分工与统计，分配好会议进度，加强会议记录质量，不断提升会议效率和效果。

2 电力企业办公室行政管理工作的“角色”

2.1 规划实行中的参谋角色

电力企业的运行与发展离不开规划方案的实施，而具体实施中办公室行政管理工作扮演着重要的参谋角色。办公室人员有机会深入了解基层工作现状，并能将每个部门的工作计划方案和意见及时地报告给上级领导，从而对电力企业的正常经营起到积极的参谋作用。

2.2 上级的助手角色

电力企业向各个部门安排工作任务时，首先要在办公室召开会议，将每一项工作内容迅速地传达给办公室行政人员，并通过他们下达给各个部门，让各个部门都能及时、清楚地得知上级领导的意见和正确指示，这个过程中办公室行政管理工作实际上充当了上级助手的角色。完成上级领导交办的工作任务后，办公室行政人员还承担着维持秩序、组织人员沟通与交流的日常琐事，并在此基础上将员工的宝贵意见第一时间汇报给上级领导，实现“人人参与企业规划”的现代企业管理模式，这些无疑都是办公行政人员充当了上级领导助手的角色。

2.3 部门的协调角色

一般来说，电力企业的运行与发展，不是一个部门在其作用，而是几个部门共同努力的结果。在促进电力企业稳定与持续发展的过程中，办公室行政管理工作功不可没，他可以说是整个电力企业得正常生产与运营的有力保障。作为一个不可缺少的桥梁工具，办公室行政人员不只是上级和下级之间沟通的传递者，而且扮演着各个部门之间的协调角色，比如：企业中的各个部门并不是相互独立的，而是相互联系，彼此之间只有有效地进行交流与协调，才能高效的为企业服务。

3 提升电力企业办公室行政管理工作效率的举措

3.1 增强办公人员的业务能力

新形势下，科学技术飞速发展，电力企业对于人才的要求越来越高，尤其就办公室行政管理人员作为企业的重要组成部分，其办事效率至关重要。为了提高办公室人员的工作质量，必须加强办公人员业务能力的培养，一要定期组织行政管理人员进行培训，由人事管理经理全程监管，并对管理工作人员的日常业务状况进行考核；二是办公室行政管理工作人员应当紧跟时代，及时转变工作观念，不断学习新知识和新技能，同时在实践活动中主动创新管理手段，循序渐进地提升自己的办公室行政管理工作水平。

3.2 优化行政管理激励制度

对于电力企业办公室行政管理职员来讲，他们是办公室日常工作事务的基础执行者，其行政管理能力和工作态度直接影响电力企业行政管理工作效率的提升，再加上办公室行政管理工作人员也代表着电力企业的对外形象。从目前来看，当前电力企业办公室行政管理人员的工作效率普遍不高，特别是部分人员的工作积极性不足，得过且过，敷衍了事。为了从根本上转变这种散漫的工作现状，电力企业很有必要建立并优化办公室行政管理激励制度，可以从两个方面做起：一方面可以通过精神厉害和物质激励的方面，让管理人员切身体会到一种归属感；另一方面及时处理办公室行政管理工作人员在工作中或生活中所遇到的难题，这样有助于不断提高电力企业相关工作人员的工作效率。

3.3 完善电力企业管理机制

只有完善的电力企业管理机制，才能不断规范办公人员的工作态度，并在此基础上提升其办公室工作效率。制定电力企业管理机制时，需要仔细分析领导层的整体意图和相关人员反映的日常问题，并进行协调与沟通，以此科学合理地制定企业管理制度。不仅如此，电力企业还要健全企业中的财务制度和人事制度，以便真正让电力企业办公室行政管理依据制度办事，不断提升办公室行政管理工作的效率。

4 结语

总之，电力企业办公室行政管理是一项极其复杂且重要的工作，只有不断增强办公人员的业务能力，不断优化行政管理激励制度，不断构建和完善电力管理机制，才能有助于提升办公室行政管理工作的效率。作为国家经济的支柱行业，电力公司必须充分意识到自己在市场中的重要位置，这就要求相关人员做好命令和分配管理工作，进一步调动工作人员的工作积极性，以便实现电力企业的稳定和迅速发展。不仅如此，电力企业还必须克服各方面的负面影响因素，积极采取行之有效的应对措施，不断优化办公室行政管理形式，最大限度地提升办公室行政管理工作的效率，这样才能确保电力企业各项行政管理工作的有序开展。

[1]谭刚. 办公室行政管理工作的“角色”与效率分析[J]. 办公室业务，2016，（18）：12.