制造业存货管理内部控制手段探析

文/孙可 王惠慧，吉林工商学院

1 制造业企业存货管理概述

1.1 制造业发展现状

制造业是指工业制造资源转化为大工具和消费产品可以被人依照市场需求使用和利用的行业，它包括一系列的产品制造设计、原料采购、仓储运输、订单加工、批发经营和零售，主要从事产品制造销售和设备的装配和安装，可根据生产中所使用的物料形式，分为离散制造和流程制造。制造业可以从宏观经济角度把一个国家的生产力水平直接反应出来，也是区分发展中国家和发达国家的一个重要标志。现阶段我国正在加快工业化进程，制造业作为国民经济的重要支柱和基础占有重要份额，“2025”中国制造工作报告的执行,象征着中国制造业由大变强,蓬勃发展，将会保持经济快速增长达到高端水平,未来的国际制造业也将包括更多的中国创造因素,更加依赖中国设备,依靠中国品牌，这些都标志着未来制造业在我国将会拥有一个更光明的发展市场。

1.2 存货的分类

存货是指企业在生产经营运营过程中为耗用或者销售而储备的物资,包括各类原材料、燃料、包装物和低值产品,在产品、外购商品、协作、自制半成品、产成品等。存货是在流动资产所占比例最大的项目, 根据价值分类，可以将其划分为生产区域内的固定流动资金和流通区域的固定流动资金。具体包括储备基金、生产基金和产品基金。

制造企业通常情况下存货数额很大，如果不合理监控每天就会出现各种可避免的损耗，那么有效地利用存货为企业创造经济效益，妥善地保管存货，并采用合理的会计处理程序处理存货信息，是各个制造业企业管理存货工作的重中之中。

2 制造业存货管理的意义

2.1 有利于提高资金利用率

我国制造业出口向来以廉价而闻名，为开拓新兴市场就会大量购置零部件以备待用。由于市场对“技术“方面提出越来越多的要求，每天都会研究开发大量产品，在有限时间的额紧压下，期间必定每天生产车间会有大量的报废产品，库存不断积压，报废成本越来越高，就会导致公司营运资金周转不开，而对于制造业企业来讲，现金恰恰在企业整个运营过程中起着至关重要的作用，如果企业的现金流出现问题，企业的周转必定会受到影响，甚至会使企业面临倒闭，由此可见，存货就作为控制现金流的一个重要因素的重要性，所以管理好存货，有效的提高资金利用率，将会对企业的稳定发展起着举足轻重的作用。

2.2 有利于优化制造业数据管理

随着大数据，物联网，智能终端，工业互联，移动宽带在制造业中的应用，系统集成度越来越高，系统管理越来越难，因为这样就更应该加强企业对数据的控制和管理，建立财务管理监控系统，涉及事前、事中及事后。避免企业资金在某些环节上出现问题。每到月末和年末都是会计最忙的时候，如果平时就记录好存货的管理工作，到期末的时候就不会手忙脚乱，因此在日常监督管理中擅于运用现代的信息化手段，收集各方面的讯息，建立财务系统的汇总、归集、分析体系。为企业运营发展提前做好充分的应对措施，打好提前量，优化制造业的数据管理，为期末的财务报表提供及时准确完整的信息。

2.3 有利于实现企业价值最大化

我国正处于加快推进工业化进程中，落实今年政府工作报告部署的“中国制造2025”，使中国制造包含更多的中国制造因素，强化工业基础能力，提高产品质量，推进绿色制造，提升制造业层次和核心竞争力，顺应时代的脚步，加强存货的管理，努力做到企业利益最大化。

2.4 有利于完善管理制度

根据社会经济的发展和改革的创新，企业对存货的管理出现了新的挑战。做好存货的分类管理，存货的去向有人登记，杜绝出现丢失、自盗自用现象，同时制定合理的存货跌价减值准备方法。存货的报废或是跌价程序必须清晰，层层上报，完善的管理制度不仅可以加强企业各部门的凝聚力，而且可以建立良好的企业形象，使企业长期稳定的发展。

3 制造业存货管理中存在的问题

3.1 存货的购进、销售、盘点缺少存在记录

存货的如何最大效益的运用有着至关重要的作用，由于存货的领用生产记录，产品成本记录，人工用工的归集记录，盘点的记录认为实际操作较多，设备在工程项目核算上显得尤其薄弱。比如，A材料和B材料一起生产，月末核算结果的是B材料的材料使用情况记录很少甚至为零，而A号的材料使用记录情况多出很多；这就很明显有三种情况：第一种原材料很可能已经领用消耗，而实际上并未作出相应的账务处理；第二种原材料没有领用，而实际上已经做出了相应的账务处理；第三种购入的材料已经领用分派到各部门，对方的发票没有发过来，期末又没有按相关规定按估计值计入了相应的会计科目，这就会造成企业账实不符，会增加相应的会计处理，会计差错更正，调整会计分录，增加工作量，影响企业的运行。

3.2 内部控制制度不健全

职责未分离，例如，存货的保管和记账，这两个岗位如果是一个人的话，有可能盗取公司的存货，是公司的财产遭受损失，增加了成本。存货入库后，仓库保管员核对数量和发票，进行登记，会计人员根据合同，发票，入库单登记账簿，在日常活动中，如果哪个部门需要存货，必须填写领料单，仓库管理员根据单据进行登记，这么做才可以使存货的管理制度更加的完善。当企业购买原材料，销售产品，检查产品，收款登记会计账簿，这些工作程序如果都由一个人来完成。会使企业的生产环节，销售环节，材料入库环节，收款循环环节，就会有一些人有错误的想法，想从中谋取私利，会让企业的财产蒙受损失，会伤害到每一个人的利益。

3.3 存货采购环节的忽略

例如，采购部门制定的采购计划混乱，甚至只是凭借直觉采购，当生产部门发现不够原材料生产时，才通知采购部门进行采购，这种情况会影响企业的生产，严重时甚至影响企业是否能够按时交货，更加严重会影响企业的信誉。再如，采购部门总是一家购货，没有考虑到市场的价格以及产品的质量，也会影响企业的生产。

3.4 各部门缺少沟通和联系

虽然每个部门的办事效率都比较高，但是部门与部门之间沟通很少，会影响企业的效率。例如仓库的保管员和车间的生产人员在对存货进行了盘点之后，不能及时的上报到财务部门；生产车间完工检验后的产品不能及时送往库房办理入库手续，进而影响到财务部门的记账工作，以上这些都会造成账实不符。由于没有完善的信息传递，导致了采购部门希望保持较高的存货水平，达到降低成本的效果，销售部门也希望保持较高的存货以提高服务水平，而财务部门则希望保持低水平的存货以节约资金，造成了存货管理的混乱，给企业带来了不必要的经济损失。

3.5 管理不到位

存货的管理有很多情况下是制定了相应的程序，而没有做到运行，只是表面，却没有实际，管理人员有时也会视而不见，不进行强调，使错误的做法越来越多，没有起到带头作用，但是没有上级主管部门的批示，没有得到很好的处理，没有从根本上解决问题。这就会影响企业的运行，因此要加强存货采购管理，合理运作资金，控制采购成本。

4 针对内部控制问题的解决方案

4.1 加强企业存货管理意识

重点整核岗位分配是提高管理的重要手段。首先，采购审批，存货管理员，销售，付款等都要严格的设置职责分离才能起到有效的控制，控制好这些岗位的制度就会有效的避免企业的不必要的损失，谁也不能保证自己不会犯错，而企业设置有效的控制不只是对企业的负责，也是对员工的负责，同时在这些岗位招聘人才的时候，应重点关注这个人的忠诚度以及人品，人才引进后，要加强对员工的培养，定期为员工提供一定的专业课程，还要对员工进行考核，考核成绩优秀的人，有一定的奖励制度，可以提高员工的工作热情。其次，存货的验收人员与存货的保管人员不能是一个人，在验收入库时应严格执行入库程序、要求。验收时验收人员必须正确及时查验货物，查看购货发牌上面记载的数量，金额，品种与发过来的存货是否相符，认真核对存货的数量，看看是否有自然原因以及人为原因造成的存货毁损与报废，如果有损失报告管理人员会计人员，查看损失的数量以及该如何处理，该有责任人赔偿还是有保险公司的人赔偿，以及会计人员要根据管理层的决定进行相应的处理，如果没有毁损，会计人员应该根据发票记账，做到账实相符。

4.2 加强企业的存货规划和控制，保持最恰当程度的存货量

最恰当程度存货量是目前企业存货管理的非常重要的部分。存货规划首先是指制定适当的订货计划，确定订货数量，及时进货，避免缺货。其次，计算存货资金占用量，根据企业存货的周转额度及其他资金周转额度来确定存货资金占用量，把去年占用量作为基准对比本年各种变化情况，分析调整后确定今年存货的资金占用额度，之后，要增强存货信息的后续计量制度，要严格控制存货，避免一些中小型企业因为存货管理人员对存货信息掌握不够或不及时而导致对存货需求预测超出实际需要量很多。

4.3 加强信息沟通，完善存货内部控制制度

存货内控制度是企业运行活动的必须要素，是存货管理的基础。完善存货内部控制制度可以有效地提高存货管理水平的基本保障，第一，实行严格的岗位分离制度，例如收款与登记银行账的人员责任分离；销售与授权审批人员责任分离；验收存货与存货管理人员责任分离。第二，加强核算监督职能，正确的核算存货，做到账实相符，否则就会增加企业不必要的核算程序，尤其是在期末，本来期末就会手忙脚乱，会影响企业运行。第三，完善客户档案，了解客户的经营水平，就会使应收账款减少坏账损失，避免销售人员盲目的销售，为了自己的业绩，而不管应收账款坏账的损失，会给企业带来不必要的损失，影响企业的利润，从而影响年末员工的奖金分红，影响投资者的投资收益。第四，应建立实物流转信息与账务处理信息即时化通道，把销售与收款循环，采购与付款循环，生产与存货循环结合起来，选择最合适的财务软件，做到信息有效传递，统一管理，防止信息传递不畅，账实不符的情形出现，提高效率，订货部门作为核心部门，它的资料要作为共享资料。生产部门要时刻关注原材料，如果缺少要及时通知采购部门进行采购，生产部门生产好的产品要及时告诉销售部门，避免有货没卖，没货卖出去了的情况，会影响企业的运行，给企业造成失信的后果。

4.4 加强库存管理

在生产经营过程中存货的变动是必不可少的，生产部门领用时应该由生产部门经理授权审批，填写领用单，保管人员根据领用单发出货物，会计人员根据领用单登记账簿，做到账实相符，存货的领用是存货内部控制的重要组成部分，影响着存货的内部控制，因此要严格遵守存货内部控制的管理制度。合理的控制库存数量就应该把安全数量和实际数量放在首要位置，账实相符正确计算数量是仓库管理的提高和效率提高的关键。有效的安全数量是控制库存的重要因素，如果控制不好库存数量，会影响企业的生产运行，务必会造成不能按时交货的后果，影响企业形象。如果运用合理的方法计算出安全数量，就可以使企业销售与收款循环，采购与付款循环，生产与存货循环提高效率，对库存进行有效的控制，可以让企业随时可以看见仓库里有多少库存，有利于销售部门合理的签订合同和生产部门合理的生产。有效的库存控制能够是企节约成本减少。

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