企业基建档案归档难的原因及对策

杨秀芬

企业基建档案归档难的原因及对策

杨秀芬

随着现代企业的不断发展，企业的工程建设活动逐渐增加，基建档案资料逐渐成为企业档案中的重要组成内容，是企业实现发展规划的重要依据。但是就当前的企业基建档案管理而言，归档难的问题普遍存在。本文简要的就当前企业基建档案管理工作中存在的问题以及原因进行分析，并在这基础上就实现基建档案管理水平提升的相关措施进行探讨，以期为我国企业档案管理工作质量的优化提供参考。

基建档案资料主要是就企业发展过程中开展的厂方、办公楼扩建、维修以及新建等工程建设活动的详细记录，是企业的建设历史的全面归纳，同时还是实现未来发展规划的重要基础文件。其在企业档案管理工作中属于较为独立的档案门类，具有重要的资料应用价值，在企业的不断发展过程受到更多的重视。相关企业还应当在实现基建档案管理的过程中不断的就当前存在着的归档难问题进行解决，切实提高基建档案管理工作的水平。

企业基建档案管理归档难问题的具体表现

基建档案管理工作在开展过程中往往会面临多种问题，其中归档难问题是当前最为主要的问题之一，为基建档案管理工作质量的提升造成严重的阻碍。而其中所面临的归档难问题则主要包括几下几方面内容。其一，当前的基建档案管理归档的完整性有待提升。大多数的企业在进行基建档案管理时都将资料归档的重点放在图纸管理工作上，缺乏对文字材料管理的意识，其主要是指在基建工程中的房地产证、纠纷文件以及工程验收与维修文件等多种文字资料，这对于管理工作是十分重要的。其二，基建档案管理存在着不规范性，其主要是指收集的多种文件、图纸被弄脏或涂改，其也包括在进行文件材料书写时存在着不规范，导致材料价值下降。其三，管理人员由于疏忽或为了工作方便，仅仅就基建过程中存在的较大规模的基建活动材料进行记录，对较小的工程文件漏收或漏归，导致相关工程的历史文件难以查询。这样的做法往往会造成较大的企业损失。

造成基建档案归档难问题发展的主要原因

档案管理部分的归档意识欠缺。基建档案管理过程中所收集到的基建档案材料往往是来源于实际的基建工程活动，档案归档工作主要是就基建活动材料进行收集，从而创建相应的资料库，方便后期的资料查询与利用。但是在实际基建档案管理工作中，大多数的基建人员都没有在进行资料收集工作后及时进行档案移交，归档意识不足。这主要由于当前的基建档案查询往往需要经过复杂的流程，即使是基建部门在进行档案查询时也需要通过层层审批。所以，基建部门为方便资料查询，缺乏档案上交的主动性。

还没有建立科学完善的归档制度。档案部门是直接管理企业所有档案的中枢环节，在实际工作中还承担着对基建部门自身的档案管理工作的监督与指导责任。但是当前的企业基建部门中的档案管理工作大多选用的是档案管理意识较为薄弱的兼职工作人员进行，并且，档案管理部门也没有进行完善的归档制度的制定，对基建施工过程中的档案收集与归档都没有进行及时的约束与规范。导致档案收集与归档的时间、范围不清晰，造成归档工作难以开展。

实现企业基建档案归档难问题解决的相关策略

建立基建档案管理组织。基建档案管理工作的开展往往需要组织保证来实现，企业管理人员在进行基建档案管理工作时，应当积极建立管理委员会，并明确该组织的管理职责与管理标准。即该组织在实际工作中主要是就企业档案管理的目标、规划以及制度等方面进行审查，并定期开展相应的管理研讨会议，切实就管理工作中存在的问题进行解决，并就基建档案管理的资金投入进行划定。同时，还应当监督相关的基建档案管理人员将管理工作深入到基建活动开展的布置、检查以及总结验收等多个环节当中。其次，管理部门也应当积极建立档案管理网络，并注重兼职档案管理人员的选择，对员工的素质、工作责任心进行考察。同时在进行基建档案移交工作时应当切实提高一把手的工作职能实行移交签名制度，将档案管理的职责落实到具体的人头上。

要求基建档案管理部门参与到工程验收工作当中。在企业基建工程活动的竣工阶段，档案管理人员应当积极参与到工程验收工作当中，这主要是为了督促相关部门及时的进行基建档案的移交工作。同时在基建部门的管理人员发生变动时，应当严格遵循相关制度进行正确的移交工作的开展，避免出现基建档案私自留存的情况。同时注重对基建工程资料的监控，避免在移交或使用过程中出现丢失与损坏。并制定完善的基建档案管理制度，就管理人员的管理行为进行约束。必要时还应当注重惩罚制度的应用，切实为企业的基建档案管理提供稳定运行的轨道。

注重对基建档案管理人员的培训工作的开展。档案管理人员是基建档案管理工作的直接执行人，要保证管理工作质量就应当切实提高管理工作者的工作素质。所以，相关企业注重对管理人员的培训工作的开展是十分重要的，这需要展开相应的培训与交流活动，就档案管理理论与技术进行教育，切实提高管理人员的管理水平。同时，还应当强化管理人员的法律意识，要求规范性管理工作的开展。此外，企业还应当积极就兼职档案管理人员的业务能力进行培训，这主要是从职业道德规范与管理规定学习等方面展开。

加强档案部门与基建部门的共同合作。为实现档案收集工作的优化，档案部门还应当注重与基建部门的共同合作，明确就基建活动开展过程中重要的资料收集环节进行明确，加强与基建人员的交流，改变被动资料收集的状态。同时，针对未完整记录的小型基建工程，管理人员还应当加强与参与基建施工人员的交流，以此来对相关工程资料进行补全，尽可能地弥补档案管理缺陷。

完善的企业基建档案能在实际应用中发挥重要的社会与经济效益，其是档案管理工作开展的重要基础，为企业的发展提供了重要的历史依据。所以，加强对基建档案管理的重视是十分重要的。相关企业的档案管理人员应当明确基建档案管理工作的重要性，并就当前实际管理工作中存在的问题进行分析，明确造成归档难问题出现的相关原因。并在这基础上就实现归档难问题解决的相关措施进行探讨，切实提高基层档案管理工作质量。

（工作单位：湖北中烟工业有限责任公司恩施卷烟厂）