电网建设项目档案管理新模式的探索与实践

2017-12-23吴莉娜国网安徽省电力公司太湖县供电公司

大陆桥视野 2017年18期

吴莉娜/国网安徽省电力公司太湖县供电公司

电网建设项目档案管理新模式的探索与实践

吴莉娜/国网安徽省电力公司太湖县供电公司

电网建设档案是在电网建设过程中形成的，且有保存价值的各种载体的文件材料。它是电网建设和发展的重要依据，是各供电企业维护电网正常运行的必备条件。近年来，电网建设迅猛发展，电网建设的基建工程、技术改造工程、农网改造升级工程、小型基建工程数量日益增加，同时，新技术、新工艺、新管理方式的出现，使以工程项目为核心的业务档案归档文件数量迅速增长；工程各参建单位档案管理薄弱，兼职档案员更换频繁，社会化单位人员对电力企业归档标准不够熟悉，制作的文件质量未能达到预期效果；工程管理人员忙于项目建设，对归档文件的收集管控不够及时。因此，要做好电网建设的工程档案管理，档案管理人员必须做到以下几点：

电网项目档案；管理；价值；策略

1.抓制度，使工程档案管理有据可依

为了建立健全电网项目档案，国家电网公司印发了《国家电网公司电网建设项目档案管理办法（试行）》（国家电网办〔2010〕250号），国网安徽省电力公司也印发了《安徽省电力公司农网完善工程档案管理工作规定》（皖电总〔2009〕284号）等相关文件。依据国家档案局、国家电网公司、国网安徽省电力公司档案管理的相关文件，制定符合上级文件要求，适合本单位档案管理实际情况的工程档案管理制度。在制度中明确公司各部门、各参建单位、各兼职档案员的职责，明确工程建设过程中产生的、应归档移交的项目文件的质量要求，明确工程档案的移交条件和移交时间，明确奖惩条款，并且将工程档案管理制度以正式文件在公司内部印发。为工程档案管理奠定基础，提供依据。在重大建设项目开工伊始，建立相应的项目档案领导小组，组长由分管副总担任，项目管理部门主任担任副组长，全面负责项目档案的领导与协调。建立以项目管理部门主任为组长、各管理专责（专兼职档案员）和各参建单位专责人员为成员的项目档案工作小组，全面负责项目档案收集、整理、归档工作，以保证档案在形成、收集、整理、移交过程的制度化、规范化。实现工程档案工作的统一领导与分级管理，形成项目档案管理网络。为工程开工前、建设中、竣工后记录资料完备奠定基础，为工程资料建档、归档的完整、准确、有序提供保障，为有效地加强项目建设过程的档案管理提供支撑。

2.重过程，确使工程档案形成与工程建设同步

过程决定结果，将档案管理渗透到项目建设的全过程，决定档案的最终质量。所以，档案员需要参与到项目建设过程中。

2.1 参加图纸会审会议

参加这个会议主要是做三件事。一是了解各参建单位项目部人员组成情况，明确各参建单位兼职档案人员，并且记录参建单位兼职档案人员的联系方式，便于工作中联系。二是听取工程介绍，并且根据工程规模、特点，在会议中讲解项目档案的归档范围和归档要求。三是依据国家电网公司的项目档案归档范围，结合工程具体内容，制作出符合本工程的项目档案归档范围表，在会议结束后发放给参建单位。如工程内容是更换避雷器、高压开关，那么就将原变电站工程归档范围表简化为工程量只有更换避雷器、高压开关的归档范围表。为项目建设过程中档案的形成打基础。

2.2 深入施工现场

检查参建单位的档案文件形成是否及时，是否与工程建设同步，是否有专人保管；已形成的档案文件的载体、数量、字迹、签认等是否符合要求，对于不符合归档要求的档案文件，要求及时予以改正，使形成的文件符合归档要求；指导、监督各参建单位专兼职档案员将施工阶段的各种合格证、试验报告单、设备开箱、施工报审级及施工记录等资料进行收集与整理，保障档案文件的齐全与完整。

2.3 参加项目竣工验收

在项目竣工验收时，验收项目档案，对各参建单位形成、收集的档案材料的齐全、完整性进行检查，对检查不合格的档案及时进行整改与再收集，确保档案符合归档要求。

3.严审核，保障归档文件的质量

工程档案归档整理前，对预归档文件材料进行审核，重点应审核工程档案的内在质量，如文字材料是否完整、是否齐全、是否系统，编制的竣工图是否准确等，确保归档档案的质量。一是对照相应的归档范围表，审核文件是否齐全，对于不全的予以补充，对于短时间内补充不全的说明原因，视具体情况延迟时限。比如变电站的征占地相关手续办理较难，归档就相对滞后；送电线路的通道砍伐较困难，相关的协议归档也是滞后的。二是审核每一份文件是否完整，查看正文与附件是否缺张少页。实际检查中缺少附件的情况很多，如一张监理报审表中，列出的附件有3个，实际却只有2个。具体的如特殊工种报审，报审列表中的人员10人，附件的证件只有8人，列表中人员名字叫张三，资格证却用李四的顶替等。三是是否闭环，如每一份监理工程师通知单是否有回复单，每一份质量监督检查报告需要整改的部分是否有整改回复。四是审核预归档文件是否为原件、签认手续是否完备、是否有水淹等现象。五是审核文件的签署日期是否符合逻辑，如合同是否在中标通知书发出一个月内签署，项目部是否在合同签署后、开工报审前成立，措施、作业指导书等施工准备文件是否在施工前制定，等等。六是审核竣工图是否符合档案管理要求，签认是否完备，竣工草图是否随设计变更单一并归档。四、勤宣传，提高相关人员的档案意识电网建设档案包含从立项、可研、初步设计、施工准备、施工过程、竣工验收，到生产试运行整个过程中产生的有归档价值的文件材料，它是工程竣工结算、创优检查、竣工审计及后续改、扩建的依据。工程检查、工程审计等需要大量调用工程档案，而调用档案的都是施工单位、监理单位、工程管理单位的相关人员，这个时候，利用他们急需档案的有利时机，对他们宣传工程档案在工作中的重要性，工程档案的作用；在工程结算依据不足，需要借助档案进行工程量计算时，对相关人员宣传工程资料存档的意义；工程改造前，需要参照原始的工程档案进行考察、设计，此时，对需要借阅档案的设计人员宣传档案的重要性。让工程档案在相关人员思想中扎根，以利于以后工程档案管理。五、多培训，提升各兼职档案员的档案管理水平培训是提高参建单位专兼职档案员业务水平的重要途径，只有提升参建单位专兼职档案员管理水平，才能保证项目档案的高质量。培训的方式有多种，一是在深入施工现场时，随时对专兼职档案员进行业务培训，讲解各类工程的档案归档范围，形成文件的质量要求、格式要求；二是定期举办工程档案业务培训班，讲解工程档案的分类、文件排列、组卷规范，档案管理系统软件各录入界面的填写标准；三是在整理档案时培训专兼职档案员如何对工程档案进行审核。