电子会计档案管理初探

夏晋杰

摘要：随着科学技术的不断发展，产生了会计电算化，会计电算化对电子会计档案管理提出了更加严格的要求。此篇文章先对电力会计档案的概念进行了简单介绍，之后对当前电子会计档案管理的现状进行说明，最后对加强电子会计管理提出了一些措施，希望对我国会计档案管理有一定的积极作用。

关键词：电子会计；档案管理；措施；研究

一、电子会计档案的定义

会计档案在我国档案中占据着重要的位置，同时也是各个企业和事业单位重要的档案资料。电子会计档案主要指使用磁性介质的形式进行存储的会计核算的专业材料，电子会计档案对经济业务进行及时的记录，是反映经济业务的重要资料依据。电子会计档案主要有电子凭证、电子账簿、电子报表、电子文件、会计操作说明和软件以及一些电子会计核算资料。电子化会计档案具有以磁性介质进行存储、依赖计算机硬件环境、对安全保密管理工作要求比较高、信息处理方便快捷以及兼容性的特点。

二、电子会计档案管理现状分析

第一，没有健全的电子会计档案管理制度。因為电子会计档案对我国企业和事业单位档案管理人员而言是一个比较新鲜的事物，档案管理人员对其没有足够的认识和了解，仍然使用传统的管理制度对电子会计档案进行管理，这样的情况使电子会计档案管理不能发挥其真正的意义和价值，在管理效率和管理水平上没有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率，为此，建立健全的电子会计档案管理制度是企业和事业单位重要的任务。

第二，电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。现阶段，我国多数企业和事业单位已经完成了档案信息化建设，并且在建设完成后将财务会计软件系统进行了升级操作，但是，档案管理人员不能将以往的会计材料和文档进行总结和整理，一些会计资料和文档不能尽快的进行归档，从而导致电子会计档案资料缺乏完整性和正确性。

第三，电子会计档案管理人员的专业技术和素质有待提高。目前会计电算化在企业的事业单位使用的时间尚短，一些企业和事业单位的领导对会计电算化没有足够的认识和重视，在安排电子会计档案管理人员时只是进行简单的筛选，这样的情况导致电子档案管理人员的专业技术和素质存在一定的问题，甚至有的管理人员对会计电算化的工作流程和使用的技术等没有深入的了解，这样使电子会计档案管理工作不能顺利的进行，工作效率非常低，与此同时，企业和事业单位不能定期的对管理人员进行培训，管理人员只能一直沿用传统的管理方法进行管理，不能满足社会发展对电子会计档案管理的要求。

第四，电子会计档案的材料和文档存在一定的安全隐患。电子会计档案的材料和文档多数被记录在磁盘和光盘等介质中，如果管理人员对磁盘和光盘没有进行合理的保管，磁盘和光盘非常容易出现损坏的现象，从而导致电子会计档案的资料和文档全部或者部分丢失，对企业和事业单位带来了一定的负面作用。除此之外，如果电子档案管理人员对会计档案没有采取任何安全措施或者没有及时的进行备份，存储在电脑上的会计档案的材料和文档容易被一些黑客盗取，这种情况使企业和事业单位蒙受了一定的经济损失。

三、提高电子会计档案管理的措施

第一，建立完整的电子会计档案管理制度。其一，建立完整的电子会计档案归档立卷制度，根据我国相关规定的要求对企业和事业单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金记账和银行存款记账等书面材料进行打印并且进行立卷归档。其二，对电子会计档案保存管理机制进行完善，建立科学的电子会计档案保存管理机制，选择质量较好的磁盘介质对电子会计档案进行备份，同时需要保证备用磁盘和存储盘独立保存，对电子会计档案的存储介质采取一些防尘、防潮、防盗和防腐蚀的措施，对电子会计档案材料进行分类和编号；其三，对现有的电子会计档案借用制度进行完善，工作人员如果需要查阅电子会计档案时需要经过财务部门领导的批准，办理相应的借用手续。

第二，对电子会计档案的特征进行明确。如果想要最大程度的做好电子档案管理工作，管理人员需要对电子会计档案的特征有足够的认识，电子会计档案具有易变性的特征，具体体现在如下方面：其一，电脑系统中的会计档案信息具有一定的独立性，工作人员可以随时对其进行删除或者增加操作，并且在更改后没有任何的痕迹，这种情况使电子会计档案容易出现自动更新和修改的危险；其二，电子会计档案的载体具有不稳定性，因为其具有不稳定性的特点导致会计档案信息可能会发生一些改变；其三，当一些新技术应用到电子会计档案管理中时，信息会出现丢失和变化的可能。以上原因增加了电子会计档案管理工作的难度，为了最大程度减少上述情况的出现，管理人员需要对电子会计档案管理的特征进行明确，并且对各个特征可能出现的问题进行分析，采取相应的措施对其进行防范，从而让电子档案管理工作可以顺利的进行，并且取得较好的效果。

第三，对电子会计档案的内容进行明确。对电子会计档案的内容进行明确是保证电子会计档案管理工作顺利进行的重要前提。随着会计电算化的应用出现了一套新式的会计资料档案，新式的会计资料档案主要有：存储在电脑硬盘中的会计数据、磁性介质和光盘中存储的会计数据以及电脑打印的书面会计数据，会计数据主要有记账凭证、会计账簿、会计报表等等，与此同时需要将通用会计软件、定点开发会计软件、通用和定点开发软件相结合会计软件的整套开发文档资料和会计软件程序等作为会计档案进行保管和管理，从而使电子会计档案具有一定的完整性和准确性，除此之外，我国相关法律规定电子会计档案资料的来源必须真实可靠，为了保证其真实性和可靠性，管理人员需要对电子会计档案的来源进行严格的把关，并且对电子会计档案材料的形成、管理和使用过程进行全面的记录，确保电子会计档案完整、准确。

第四，配备专业管理人员，增强电子会计档案风险意识。电子会计档案具有一定的动态性和可操作性，电子会计档案材料在归档完成和后期管理时，会出现意外删除和感染病毒等风险，所以必须要引进和培养专业的管理人才。会计电算化产生后传统的会计核算被计算机取代，电子会计档案的材料会存储在计算机的磁盘中，如果发生火灾和窃取的情况，电子会计档案的材料非常容易丢失，为了减少上述现象发生，我国企业和事业单位需要强化电子会计档案风险管理意识，对可能出现的风险进行防范。主要包括如下内容：其一，对电子会计档案的数据采取一定的保护措施。电子会计档案管理人员应该对数据材料进行及时的备份，在进行备份时需要对光盘的质量进行检查，保证其质量不会出现任何问题，根据所有的电子会计档案归档的时间对其进行编号，在每年的年末对本年的电子会计档案的数据进行整理和分类，并且需要明确标明数据的内容和时间；其二，做好电子会计档案的保存工作，电子档案室需要满足防尘、防磁、防水、防潮和防震的要求，在条件允许的情况下，企业和事业单位可以在电子会计档案室内安装监控设备和防盗设备，如果出现任何异常时在第一时间发出提示。

四、结束语

上述文章对电子会计档案管理工作的现状进行了说明，并且对提高电子会计档案管理提出了一些措施，希望对我国企业和事业单位的电子会计档案管理工作提供一定的建议。

参考文献：

[1]财政部、国家档案局有关负责人就《会计档案管理办法》修订答记者问[J].财务与会计，2016（1）：8-10.

[2]周卫华.电子会计档案与纸质会计档案的比较分析[J].财务与会计，2016（12）：54-55.

（作者单位：青岛大学附属威海市立第二医院（威海市妇幼保健院））endprint