对新形势下如何提高办公室人员业务能力的几点思考

陈中英

【摘 要】随着我国经济体制改革的不断深入，企业内部也不断进行改革，努力发展企业竞争优势，面对这种新形势，企业办公室人员必须提高自身业务能力。鉴于此，论文对办公室工作存在的问题进行分析，并提出提高办公室人员业务能力的具体措施。此次研究的主要目的是为了更好地提高办公室人员的业务能力。

【Abstract】 With the deepening of China's economic system reform， the enterprises are also constantly reform， and strive to develop enterprise′s competitive ability， in the face of this new situation， office personnel in enterprise must improve their professional ability. In view of this， the paper analyzes the problems existing in the office work， and puts forward specific measures to improve the office staff's professional ability. The main objective of this research is to improve the operational capacity of the office workers.

【关键词】办公室工作；办公室人员；业务能力

【Keywords】office work； office workers； professional ability

【中图分类号】F279.23 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）11-0007-02

1 引言

企业办公室是一个综合性部门，综合管理企业的各项工作，在企业的发展过程中占据重要地位。企业办公室工作是企业工作形象的体现，办公室工作担负着企业的统计管理、公文流转、信息处理等相关工作，在企业发展过程中起到承上启下的作用，协调上下级工作，是企业发展的信息中心，具有服务、协调、把关等功能，对企业的发展有重要影响。因此，办公室工作人员应该正确认识工作中存在的问题，做好新形势下办公室工作内容的计划，采取相关措施，提高办公室人员的业务能力，工作质量，促进企业健康发展。

2 办公室工作存在的问题

2.1 办公室队伍工作目标不明确

在新形势下，企业办公室工作存在办公室队伍工作目标不明确的现象。在企业经营发展的过程中，一些企业领导对办公室工作的重视程度不够，没有正确意识到办公室工作的重要性，使企业办公室队伍工作目标不明确。随着企业办公室工作种类的不断增多，办公室工作人员工作方式的落后，办公室工作始终停留在处理日常琐事的层面上，导致办公室工作人员的工作量增大，在上班时间不能按时完成工作任务，只能加班完成。在这种工作环境下，由于办公室队伍工作目标的不明确，造成办公室工作不能与企业发展的各项工作相协调，办公室工作效率必然下降，对企业的生产和发展也有一定影响[1]。

2.2 管理制度与工作要求不适应

办公室工作人员的管理制度与办公室工作的工作要求不适应。企业办公室工作的管理制度与工作要求不适应，在企业办公室中，办公室工作的管理制度没有明确其评价方式和奖励机制。办公室工作的绝大多数都是完成企业领导安排的工作和管理企业其他工作人员，不能引起企业领导的足够重视，不利于提高办公室工作人员的工作积极性。当企业办公室管理制度与办公室工作人员的工作要求不符合时，企业办公室的管理制度就起不到管理的作用，导致办公室工作人员的工作效率低下，不利于企业办公室工作的整体发展。

2.3 个人发展目标不明确

办公室工作人员的发展目标不明确，不利于调动办公室工作人员的工作积极性。办公室工作主要负责的是企业的上传下达工作，遵循领导的各项要求处理各项工作[2]。当办公室人员的个人发展目标不明确时，办公室工作人员对工作的态度仅仅是被动处理工作任务，无法充分调动办公室工作人员的积极性。

2.4 企业办公室培训系统不完善

企业中的各类技术部门员工的培训机会较多，对办公室工作人员而言，培训机会較少。例如：办公室中的统计人员参加业务培训机会较少，一定程度上造成了办公室统计工作人员统计知识的落后。此外，由于办公室统计人员缺少经济管理手段，使统计工作的工作职能不能在企业发展过程中正常发挥。

3 提高办公室人员的业务能力

3.1 加强队伍建设，提高办公室人员素质

办公室作为企业的信息中心，每天的工作内容较为繁杂。办公室工作人员只有具备较强的业务能力，才能处理好办公室各项工作任务。企业应该加强办公室队伍建设，提高办公室人员素质。办公室人员应该提升自身的素质，合理安排工作学习时间，自主学习办公室的工作技能，形成良好的办公室工作习惯。办公室人员应该定时总结工作内容，进行查漏补缺，对自身的不足之处，应该及时学习进行补充，在学习实践过程中不断提升自身解决问题的能力。办公室工作人员也可以向其他资深办公室人员请教提升业务能力的方法，提升办公室人员的专业素质。例如：在办公室做统计的工作人员，应该学习经济学、统计学方面的知识，提升个人业务技能，同时锻炼自身的实践操作能力，联系企业的生产过程，为企业的健康发展提供有效数据，使统计工作发挥应有的作用，为企业可持续发展贡献力量。

3.2 明确发展目标，提升业务能力

办公室人员应该明确自身的发展目标，提升业务能力。办公室人员只有在不断学习新知识和总结经验教训的过程中才能完善自己，提升自己。首先，在学习过程中办公室人员应该注意自身的学习态度，在学习过程中抓住事物发展规律，注重知识量的积累，才会有质的飞跃。其次，办公室人员可以在实践中提升业务能力，坚持理论与实践相结合，在实践过程中不断发现问题，分析问题，解决问题。最后，办公室人员要在创新中提升能力。办公室工作的工作程序很重要，工作规范性较强。在办公室工作中应该打破传统的工作思想，在工作中不断创新工作模式，思考研究解决事情的最佳方式，以此提升办公室人员解决实际问题的能力。endprint

3.3树立良好的形象，提高业务质量

办公室是企业的综合管理部门，是公司主要信息的处理中心，办公室人员的形象也代表企业的形象。因此，办公室人员在工作中应该注重自身的言谈举止，自觉维护自身良好的个人形象，以利于塑造企业良好的外部形象。办公室工作中难免会有加班的现象，办公室人员应该调动自身工作的积极性，提高工作效率和工作质量，在最短的时间内最高质量完成工作任务。同时，办公室人员在工作过程中应时刻保持谦虚的态度，工作细心、耐心，不因为自身的原因耽误工作，不拖延工作。在工作过程中严于律己，与同事保持友好的办公关系，形成良好的工作氛围，进一步提升办公室业务质量。例如：办公室统计管理人员应该与其他办公人员加强沟通，保持联系，创建和谐的办公环境，便于统计数据的及时、准确提供，以满足自身统计工作的需要，为企业经营发展提供有效的数据支撑。

3.4 掌握工作规律，提升业务能力

辦公室工作一般分为程序化工作和非程序化工作。程序化工作一般是指办公室人员严格按照程序进行办公任务，保证工作质量。非程序化工作一般是办公室工作中较难的部分，在进行这类工作时，办公人员应该掌握规律，注重工作任务之间的内在联系，遇到不同问题采取不同的解决方式。办公室人员在面对企业员工闹事这类问题时，应该详细询问其原因，在确保企业安全的状态下，合理运营，主动做好闹事员工的情绪疏导工作，帮助领导调查、分析、解决问题，化解员工与企业之间的矛盾。另外，办公室工作人员在面临新问题时，没有相关的工作经验可以依据时，办公室人员应该积极探索解决方法，掌握其中的规律，从而提升办公室人员的业务能力和业务水平，确保企业办公室各项工作顺利进行。例如：办公室统计人员对数据应进行科学统计，了解数据与数据之间的联系，掌握其中的规律，使统计管理工作科学有效进行，实现统计职能的高效运用。

4 结语

在此次研究中，主要分析了办公室工作存在的问题，主要包括办公室队伍工作目标不明确、管理制度与工作要求不适应、个人发展目标不明确、企业办公室培训系统不完善，提出了加强队伍建设、提高办公室人员素质，明确发展目标、提升业务能力，树立良好的形象、提高业务质量，掌握工作规律，提升业务能力等具体提高办公室人员业务能力的方法，这对办公室人员业务能力的提升有重要的指引作用，望此次研究能为企业办公室人员业务能力提高提供指引，确保企业办公室各项工作顺利进行。

【参考文献】

【1】莘岩，马骥华.高校图书馆办公室人员的职业困惑与解决途径[J].读与写（教育教学刊），2017，14（02）：40-41.

【2】陈长果.浅议办公室工作人员业务能力建设的实践和探索[J].办公室业务，2016，18（20）：10.endprint