优化检验检测机构样品保管程序的探讨

王丹+王康建+何宇琦+田绘

摘要

本文介绍了样品标识体系的几种常见形式，并针对目前检验检测机构样品保管中还存在的诸多问题，提出从样品保管室的合理规划、二维标识码及结合使用和定期清理等方面，对样品保管程序进行优化，以期实现样品保管的规范性和时效性。

关键词：样品保管；合理规划；二维标识码；二维定位码；定期清理

1 前言

在检测过程中，样品是整个流程的载体，始终贯穿其中。《检验检测机构资质认定评审准则》要求检验检测机构应建立和保持样品管理程序，应有样品的标识系统，并在检验检测整个期间保留该标识。样品的保管是样品管理中一个重要环节，因此对样品的保管进行规范性和时效性的管理是优化样品管理的重要部分。目前，随着资质认定评审的持续开展，大多数检验检测机构的样品管理程序也都逐步建立和完善，但部分检验检测机构侧重于样品接收、样品标识及样品流转程序的建立和保持，而对于样品的保管并未引起足够的重视。

2 样品标识体系

样品必须建立唯一性标识，并在检验检测整个期间保留该标识，以便在整个流转过程中不被混淆，通常标识包括样品编号、编码、检验状态等信息。形式主要包括以下几种[1]。

2.1 纸质标签

传统标签载体以纸质标签为主，通过手工书写或计算机打印。此类标识形式容易出现以下错误：（1）人工填写不规范、填写格式不统一，容易填写或录入错误；（2）样品信息查询耗时，人工成本大；（3）样品入库、流转、出库等流程工作量大，且容易出现人为错误。目前，此类标识形式已基本淘汰。

2.2 条码标签

条码系统是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的自动识别系统[2]，其条码符号包括一维条码、二维条码。条码技术应用于样品保管，是对样品保管的一大技术革新[3]。 一维条码是一组由黑色竖条、空白以及对应的字符以规则排列组成的标记，只在一维方向上表示信息。可通过手持扫描枪对其进行扫描，以达到快速读取样品信息的效果。 二维条码是用某种特定的几何图形按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息。与一维码技术相比，二维条码的信息密度有了较大的提高，误码率更低，编码能力更强，应用范围更广。二维条码能够在水平和垂直两个方向存储信息，使二维码能够满足目前样品信息量大的检验检测机构。

2.3 电子标签

电子标签[4]又称射频标签、应答器、数据载体，是 RFID的俗称。电子标签包括标签、阅读器、天线3个基本组成部分。电子标签与阅读器之间通过耦合元件实现射频信号的空间（无接触）耦合，在耦合通道内，根据时序关系，实现能量的传递和数据交换。电子标签具有数据存储量大，读写速度快、体积小、使用方便、安全、耐用等特点，目前正逐渐被各检验检测机构使用。不同的检验检测机构可根据自身经济、检测设备的要求、检测样品的特点、检测方法的限制等实际情况选择不同的样品标识体系。无论是何种形式的标识，都在样品保管环节中起着重要作用。不同的检验检测机构应充分利用各种标识的特点，取长补短，可多种形式标识进行结合，将其应用到样品保管的各个环节中，最终实现样品管理的规范性、时效性。

3 检测机构样品保管现状

伴随着检验检测机构业务量的快速增长，样品保管问题日益突出，主要体现在以下几方面： （1）除了一些大型检测机构外，多数检测机构的样品信息全凭手工录入，检测样品信息存在信息录入不完整、差错率高、管理手段落后；（2）样品放置时间较长后难以寻找，样品出现非常规损坏、遗漏等情况后难以追查，管理手段不科学；（3）样品放置随意性大，管理混乱，未建立规范化的样品保管模式，管理手段不规范；（4）信息化滞后，无法定期清理样品，未能动态化管理样品保管室。

4 样品保管

样品保管是样品管理中的一个重要环节，涉及样品标识、样品登记、样品查找、余样处理等。针对样品信息录入差错率高、样品放置随意性大、样品查找困难等样品保管的问题，笔者结合自己的工作经验，认为可以从以下几个方面来提高样品保管的规范性和时效性。

4.1 合理规划，分区命名

各检测机构应设置独立的样品保管室保存样品，注意温湿度、尘埃等环境因素，设有消防安全设施，必要时可安装门禁及监控。当样品需要存放或养护时，应保持、监控和记录环境条件。同时，对样品保管室进行合理规划，并分区命名，如可将样品室分为A区、B区、C区等，如图1所示，并根据各检测机构的实际情况，将不同种类的样品放置于不同区域，如，A区放置需退还的样品，B区放置无需退还的样品，C区放置特殊样品，同时，可根据样品保管期限、样品大小等因素，对各区域进一步细化，以便快速定位样品，并保持样品保管室的内务整洁。

4.2 引入二维码，快速查找样品

二维码属于标识体系中的条码标签，本文涉及两种二维码，一种用于定位（以下简称定位码），一种用于标识样品信息（以下简称标识码），两种二维码的结合使用，可以帮助样品保管员快速定位样品，减少查找样品的工作量，提高样品保管的效率性。笔者认为可从以下几个方面对二维码进行设计：

（1）根据样品柜所在区域、样品柜上单元格所在行、所在列对每一样品柜单元格命名，如A.0101表示A区样品柜的第一行第一列的单元格，然后通过Lims系统（实验室信息管理系统）生成定位码，贴于样品柜的每一小单元格上，建立每一定位码与样品柜每一小单元格的一一对应关系，如图2所示。放置样品时，首先使用手持扫码器扫描某单元格的定位码，确定样品位置，然后扫描需要放入此样品柜的所有样品标识码，并将此批样品放入此单元格。系统自动记录此批样品放置于此样品柜单元格内，以此建立样品与样品柜单元格的一一对应关系，检测机构可根据自身条件，确定每一样品柜单元格的最大存放量。

（2）对于无需退还的或同种类型的样品，为了简化流程并节约样品柜空间，无需将其放入样品柜中，可通过Lims系统生成新的定位码，将其贴于大的样品袋上。放置样品时，首先使用手持扫码器扫描样品袋上的定位码，确定样品位置，然后扫描需要放入此袋的样品标识码，确定样品放于此样品袋中，方便统一归还或统一清理。

（3）通过定位码的先后扫描，将后扫描定位码下的样品完全转移至先扫描的定位码下，以实现样品的批量转移。查找样品时，只需在Lims系统中输入样品编号，即能查到样品所在的样品柜及样品柜单元格，根据单元格的命名方式，即可快速定位样品，减少查找样品的工作量。

4.3 定期清理，保持动态管理

对超过约定保存期限的样品，实验室应分类整理，根据与客户签订的标书、合同等要求，需退还企业的样品按期归还；无需退还的样品，经相关负责人审批后，定期由样品管理人员统一处理，并做好相关记录；对于特殊样品，根据各方要求特殊保管，并按规定特殊处理。定期对样品保管室进行清理，能减少样品的无效积压，保证样品保管室的内务整洁，实现样品保管室的动态管理，其流程如图3所示。实验室对样品进行清理时，应保证对环境和人员健康安全没有影响的情况下进行分类清理并保留相关记录。

5 结语

样品保管是实验室样品管理中的重要内容，是保证检测数据真实可靠和溯源的重要依据，需要严格管理。样品保管工作比較繁琐，需要在长期工作中不断总结经验，才能更有效地提高样品管理的效率和水平。为了科学化、规范化、标准化和制度化样品管理程序，检验检测机构应加大对样品保管环节的重视程度，根据自身的资金实力、检测样品的特点等实际情况，选择适合于自身的样品标识体系并设计开发适宜的样品保管程序和方法。此外，可引进信息化和自动化的样品保管模式，建立一个规范、科学、高效的样品信息库，实现样品信息共享，进行样品数量的准确控制，使样品保管工作踏上一个新台阶。

参考文献：

[1]宋鹤.检验检测机构样品管理的发展与探析[J].天津科技，2017（01）：22.

[2]GB/T 12905—2000 条码术语[S].

[3]吴北平.条码系统在检测样品管理中的应用[J].露天采矿技术，2012（06）：58.

[4]赵斌.RFID技术的应用及发展[J].电子设计工程，2010（10）：123-124.

（作者单位：四川省纤维检验局）endprint