试在“云”端管后勤

钱耀刚

笔者从现代教育技术工作转岗从事后勤管理，面对的是一校多区的航母型校园，学校以条线垂直管理与校区块面管理相结合的方式运行，各校区占地面积均较大，各校区之间有相当长的物理距离，管理范围较广。后勤管理工作具有烦琐、复杂、事务性强的特点，资产管理、基建维修管理、采购管理等更是后勤管理的重点难点。作为后勤服务管理工作的负责人，在思考之余，笔者发现校区后勤管理工作面临以下几个难题：一是如何汇总归集各校区后勤管理工作的各项分散、孤立信息，以便全局把握统一管理的问题；二是如何协同各校区后勤管理部门，提高管理工作效率与提升管理工作品质的问题；三是如何加强各校区信息沟通，实现管理工作提速增效的问题。

针对以上几个问题，笔者想到是否可以利用现代信息技术进行后勤管理网络化的尝试与探索呢？学校信息技术基础设施齐全，后勤管理队伍信息技术应用水平较好，各校区使用光纤接入互联网，这些软硬件条件为后勤管理“云”端化、网络化提供了有力保障。

一、“云”端存储，资料管用两相宜

学校后勤服务管理工作有很大一部分是需要进行资料收集、汇总的工作。如何有效地汇总全校的后勤服务工作各方面的资料？如何高效地收取各校区上交的各项资料？如何快速检索与分享这些资料，以供学校管理者使用？针对这些问题，我们尝试在学校服务器上架设FTP服务器，建立了具有本校特色的管理资源库，将后勤管理服务工作所涉及的各项资料分类保存。FTP（文件传输协议）是互联网应用之信息共享中的非常重要的一个内容，后勤服务条线的各个管理者可以便捷存取所需资料。

在FTP管理资源库的建立与使用过程中，我们发现其有以下优点：①存取方便，不受物理距离制约，适用于多校区资料收集。②集中管理，资料汇集完整有序，便于学校管理。③权限清晰，管理人员各司其职，根据岗位存取对应资料。

使用FTP建设资源库固然有上述优点，同时也有其不足之处：①FTP管理资源库自身安全保障问题。由于资源库建于学校服务器上，无论是硬件安全性还是软件安全性，都不是非常可靠。资源库内资料需要更好的安全保障，如备份、防误删等。②FTP管理资源库内资源的分享功能较弱，不便于资源的交流。③FTP管理资源库的应用性能较弱，由于网络带宽限制以及特有的南北宽带互通障碍国情，在异地使用管理资源库时常常出现访问困难问题。

针对以上问题，我们尝试使用“百度云”服务加以解决。“百度云”是百度公司推出的一款云服务产品。通过百度云可以将照片、文档、音乐、通讯录数据在各类设备中使用，在众多朋友圈里分享与交流。通过“百度云”的自动同步功能，实现了管理资源库的云端备份，保证了数据的安全。通过“百度云”的分享功能，实现了管理资源安全分享，实现了资源的共享。利用“百度云”本身的带宽与服务器资源，完美实现异地无障碍访问管理资源功能。

由此，一个初具雏形的“云”端管理资源库正式形成，在使用过程中体现了设计之初的设想，实现了多校区网络化资源库管理的初衷，发挥了较好的资料管理作用。

二、“云”端应用，后勤管理高效率

学校后勤管理中，固定资产管理、基建维修管理、物料采购管理都是工作的重要组成部分，基于多校区的校情特点，学校后勤管理在资产管理的一致性、项目管理的标准化、采购工作的流程化等方面都有其特殊性。如何协同工作、高效优质完成此类工作，成为学校思考的内容。学校已有固定资产管理系统，实现多校区网络化统一管理。这一系统的使用，将管理应用网络化，使其成为“云”端应用不失为一个可行之法。

如何架构“云”端应用呢？在寻找比对之后，我們选定一个名为“勤哲Excel服务器”的软件作为系统开发软件。勤哲Excel服务器是一个面向最终用户的管理软件系统设计工具与运行平台，用户可以利用电子表格软件Microsoft Office Excel、WPS电子表格和大型数据库管理系统MS-SQLServer轻松完成网络化协同业务系统的开发。我们根据学校基建维修项目的审批实施标准流程，利用这一软件开发了覆盖项目申报、预算、复核、审批、结算、反馈全流程的“学校基建维修项目管理系统”。该系统在应用过程中，体现了以下优点：①网络化管理，减少校区间距离影响，提高项目实施效率。②项目文档电子化管理，便于汇总与整理，适合多校区校园的后勤服务管理要求。③责权分配明确，实现维修基建项目标准化、规范化实施，提升学校管理形象。学校将以此为起点，在今后继续实现后勤服务管理应用的“云”端化、网络化。

三、“云”端沟通，上情下达有效果

在学校管理工作中，文件精神的传达、工作任务的布置等都免不了各种形式的沟通与交流。这些工作在单一校区的学校不会有实施方面的困难。然而，由于本校校区多，组织一次后勤管理者工作会议需要考虑多种因素，与会者也要进行先期的课务调整、工作安排等，会议组织有一定的复杂度。同时，由于日常工作中，临时任务、特别安排时有发生，也不可能经常性以会议形式进行传达与布置。因此，如何实现文件精神的上情下达、任务下发得通畅到位，成了我们研究的课题之一。基于在管理资源“云”端化、后勤应用“云”端化等方面的应用实践，我们也尝试了日常交流与一般会议的“云”端化实践探索。

学校建立了后勤管理工作群，将日常的临时性工作任务与要求通过QQ群下发各校区后勤服务管理者，并要求及时作出任务响应反馈，对于需要检查显性成果的任务，则要求各校区将任务完成情况拍摄照片后直接在群里递交。这样的沟通形式，极大地提高了沟通效率，加快了工作的速度。对于一些细节要求较多、较为重要的工作，我们通过群视频功能召开网络视频会议。网络视频会议的使用，既能快速完成会议精神传达，又避免了召开常规会议的种种条件限制，受到了学校后勤服务管理者们的欢迎。

基于QQ功能的“云”端沟通，主要体现了以下优点：①沟通效率高，工作布置迅速。②制约条件少，降低组织工作难度。③降低沟通成本，减少参会的时间成本，适合多校区学校应用。当然在应用过程中，也有一些美中不足的地方。比如，网络状况的不确定性影响沟通的流畅程度；因未及时看到消息而造成的延迟等。对于这些不足，我们通过多种其他渠道加以补充，以提高“云”端沟通的可靠性。

学校的后勤管理工作内容繁多，多校区情况更为复杂，管理难度更高。笔者通过资源存储、管理应用以及沟通交流的“云”端化、网络化探索，尝试构建信息化后勤管理体系，初步解决了本文开头所述的三方面问题；良好的后勤服务为教育教学质量的提高提供了保障，同时也成为提升学校管理水平、提高学校软实力的有效手段。在今后的后勤管理工作中，我们还将继续探索实践，利用“云”端技术开拓新型管理模式，提升管理工作水平。endprint