基于财务共享的高校管理会计信息化研究

◎陈莉

基于财务共享的高校管理会计信息化研究

◎陈莉

高校作为事业性单位，不以盈利为主要目的，这使得高校经济运作中缺乏相应的激励机制，高校管理会计的发展也因此处于比较滞后的状态。而信息化技术在会计领域的渗透和发展，为高校管理会计发展提供了前所未有的机遇，如何利用信息技术加强高校财务数据的共享程度，提高高校管理会计工作水平，成为摆在高校面前的重要课题。基于此，本文分析了财务共享对管理会计信息化的重要性，探讨了财务共享服务系统在高校管理会计信息化中的应用，并提出了高校管理会计信息化的保障措施，以期为高校管理会计工作提供有益借鉴和参考。

随着《财政部关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》的发布和实施，高校逐渐提高了对管理会计发展的重视程度，通过信息化建设为管理会计发展提供保障成为各大高校的一种共识，不同高校的管理会计信息化平台也都在稳步建设之中，有力推动了高校管理会计的发展。本文主要从财务共享的角度出发，对高校管理会计信息化问题展开论述和研究。

财务共享对管理会计信息化的重要性

促进管理会计发展。通过实施财务共享服务，有利于推动高校财务制度的统一化、规范化。在实现财务共享的过程中，需要集合多方面的人力物力，将大量财务会计人员从算账、记账等繁琐事务中解脱出来，把精力集中到学校战略决策、经营管理、绩效评价中，从而推动会计职能的转变，尤其是向管理方向的转变。从社会上的大型企业来看，很多大型企业已经取消了内部单位的财务部门，转而建立功能齐全的财务共享服务中心，并制定健全的财务管理流程、实现了会计人员的集中化，逐渐引导财务人员深入基层单位，提供内部控制、管理咨询服务，效果良好。而高校管理虽然与企业有一定差别，但实际上也存在很多共通之处，因此，高校借鉴企业的做法实施财务共享，必然也会促进自身管理会计的规范化发展。

推动会计信息化建设。会计信息化是会计发展的必然趋势，也是管理会计发展的大势所趋。高校财务共享中心的建设，需要服务端、客户端的分离，这就必须依靠网络通信技术、计算机技术的支持，且无论是高校的财务管理，还是管理决策，还是核算业务，都要借助信息系统来完成，这就给会计信息化建设提供了发展的契机。目前，常用的信息化工具有会计基础核算系统、财务辅助系统等，可以从各个方面、各个流程为管理会计的运行提供支撑，不但能提高财务会计的信息化水平，还能有效规避多种风险。

高校管理会计信息化实现的方式——财务共享服务系统

高校财务共享服务系统简介。财务共享服务系统是高校财务系统的重要组成部分，可用于处理高校教职工的日常借款、报销等内部往来业务，同时可以对报销标准、费用预算、借款余额、欠款日期等进行控制和把关。通过使用财务共享服务系统，有助于高校及时处理内部欠款，监督资金使用状况，实现对各项财务费用的事前计划与事中控制，同时可以为今后开展分析考核活动提供可靠的数据依据。目前高校使用比较多的财务共享服务系统是ERP-U8财务管理系统，该系统由专业财务软件公司为学校量身打造，基于微软Silverlight4.0开发，其最大特点是功能全面、设计周到、使用方便，能够实现以互联网为基础的分布式数据应用，不管用户身在何处，只要有一个浏览器，就能进行远程登陆和即时操作。该财务共享服务系统的维护成本低廉，无需学校投入较多的建设管理资金，并且非常适合高校“统一领导、分级管理”的运作模式，利用该系统的信息共享、综合分析及远程应用功能，能够很方便地对高校财务进行集中式管理与远程监控。

财务共享服务系统与财务管理系统的关系。高校财务共享服务系统不但要具有基本的业务处理与数据分析模块，同时要具备一定的扩展功能，能够与其他系统进行对接，如与总账系统、预算系统、网上银行系统、资金管理系统等其他财务管理系统建立接口，具体如下图所示：

财务共享服务系统的主要功能。高校财务共享服务系统应具有以下功能：

图1 财务共享服务系统与其他财务管理系统的关系

一是借款业务处理。如采集、审核借款数据；对借款实施预算控制；提供几种不同的借款方式，以及借款信用控制等后续处理方式。

二是报销业务处理。系统应支持多种报销业务的处理，包括收入、支出报销单；单张报销单（或借款单）对应多张借款单（或报销单）；报销单冲抵借款；转账与现金支出；根据预算控制报销标准进行报销控制等。

三是控制借款信用。系统可以根据不同部门及人员的职位级别，分别为其设定不同的信用等级，对其借款金额、笔数、日期等进行有效控制，同时，系统可以自动统计得出借款报销一览表，并通过多种方式查询借款或支出状况。

四是在线填单、审批及划拨款项。在互联网的支持下，财务共享服务系统不但要满足本地使用需求，也要支持各种在线活动，如在网上进行远程填单，并由相关人员在线进行审批，从而满足报账业务的实时处理需求。同时，也可以将财务共享服务系统与网上银行相对接，直接通过网络进行款项划拨，这样一来就无需占用大量的日常备用金，有效提升高校资金的使用效率。

五是开展费用控制活动。通过财务共享服务系统对借款费用进行预算控制，在借款发生之前就提前做好费用控制的准备，从而实现费用的事前控制效果。同时，应对报销费用进行事中管理控制，在报销时严格依据不同费用的报销标准及相关预算要求开展控制活动，确保费用报销的科学性、合理性。此外，还应提供各项费用数据的实时查询功能，如在一开始录入费用数据时，即可通过查询获取“预算控制项目+口径+指标的预算数、预算执行数、预算剩余数”等相关控费信息，为预算审批提供依据，保证预算管理工作的规范开展。

基于财务共享的高校管理会计信息化的保障措施

提高会计信息安全性。在高校管理会计信息化中引入财务共享模式，一方面为高校管理会计工作带来了巨大方便，另一方面也不可避免地带来了一些信息安全隐患，因此，必须重视高校管理会计的信息安全建设，保障信息数据的真实性、完整性。首先，要严格控制信息数据的访问权限，对于部分涉及学院机密的重要数据文件，只允许特定人员在校内进行访问，不能随意共享和使用。其次，应组织相关数据使用人员参加信息安全培训活动，提高其信息风险意识，防止因操作不当或人为故意而引发的信息安全事故。

加强与现有会计信息系统的整合对接。管理会计信息化是一项耗资较大的工程，鉴于国内高校普遍有一定的会计信息化基础，如很多高校都有自己的ERP管理系统，因此在开展基于财务共享的管理会计信息化建设时，要注意加强与现有会计系统的整合对接，确保与现有系统彼此兼容，这样就可以利用现有系统进行财务数据采集活动或获取其他方面的业务支持，有效加快管理会计信息化的建设进程。

注重管理会计信息化人才培养。目前，我国的会计人才队伍存在明显的结构失衡问题，传统核算型人才过多，但高级管理型会计人才缺口较大，这一问题在高校会计队伍中的表现也很突出。对此，高校应从两方面着手：在会计人才的引进方面，应注意引进科班毕业的，兼具信息化技术、会计技术的人才，并且完善岗前培训流程，使其尽快适应、融入高校管理会计岗位，尤其是要掌握财务共享的相关知识，这样的人才多了，高校的会计队伍自然就壮大了。另一方面，要加强对现有会计人员的培养，使其从传统核算型向综合管理型转变，逐步适应财务共享模式下的会计工作，运用会计工具为高校发展建言献策，促进高校的健康发展。

引进先进云计算技术。高校对云计算的应用，一般有以下步骤：一是引入云计算平台，建立财务共享中心，然后根据自身需求向云计算服务供应商购买服务，由云计算服务供应商负责系统安装、维护，与传统的信息化建设相比，这种方式可以极大地降低建设费用；二是高校借助云计算平台建立财务共享中心后，实现核算共享、战略决策支持、业务支持等财务管理职能，并且借助云计算的介入功能与高校客户、银行相链接，实现内部、外部的协同，最终贯通财务会计的各个环节，促进高校财务管理的不断优化。此外，云计算支持下的财务共享中心，必将进一步提升高校财务会计人员的工作效率，实现对高校各项业务的支持与辅助，促进高校的不断发展。

随着会计理论的不断发展，会计的主要职能逐渐由反映与监督向管理与服务转变，管理会计在高校会计工作的重要性日益突显。新形势下，高校要树立财务共享理念，积极建设具有财务共享特色的管理会计信息平台，不断提高高校管理会计工作水平，为高校领导的决策、管理提供有力支持。

（作者单位：西北工业大学明德学院）