紧跟时代，提高职业学校档案管理人员的素质

张绍康

摘 要：随着信息技术的普及，在档案管理中手工操作的方法已经不能满足现代化学校档案管理的需求。这样，对档案管理人员专业化程度要求越来越高，对人员的素养要求也越来越高。如何提高职业学校档案管理人员的素质已经摆到议事日程中来，成为提升学校管理水平的重要方面。随着国家对职业教育的重视，学校需要的文书等档案也越来越多，增加了各种类型的资料。同时，各种档案的归类、整理、查询等必须通过信息技术的处理，才能保证适应学校教科研的需要。所以，提高管理人员的素质亟待得到落实。

关键词：职业学校；档案管理；素质

一、重组管理模式，提高档案服务质量

现代管理理论认为，管理模式决定工序运行是否能够适应工作的良性循环。因此，重组财务、文书的管理模式，渗透新的管理理念是学校档案管理工作势在必行的事情。首先，要提高档案的服务质量就必须提高各类档案管理工作人员的素质。然而，传统的管理模式主要就是按照资料分类来管理档案的，按照资料类别和工序来对档案进行编排，设置各种相应的部门把档案分门别类放置。这种旧模式的工作量过于繁琐和复杂，降低了管理效率，更加不能适应信息化的今天。因此，我们需要先从市场运作方式上找到突破。过去的档案在分类时需要大量的人力和时间，现在有了网络和电脑技术，管理人员只需要把采购、分类编目、数据交换结合在一起，建立信息共享服务体系，档案使用者就可以在很快的时间内找到相应的资料位置，瞬间提高了工作效率。其次，设置流通、储存、咨询部门一体化的管理制度。这种一体化模式可以迅速让使用者找到同类型的所有不同资料，最后通过对比选择需要的资料，提高档案的利用率和价值。要想成功的做到这样的要求，管理人员必须认真谨慎的把好每一关。管理系统用的精力和时间越多，才能节省的时间才越多，管理效率才会更高。

二、 增强服务意识，加强职业道德建设力度

当今社会的发展，服务意识是决定行业能否生存的关键因素。只有提高服务意识，改善服务态度，才能使行业发展健康的运行。对于档案和管理工作来说，让使用者感受到温暖、亲切才是最终的目的。因此，学校相关部门不仅要对档案管理人员进行定期理论学习考核，内容包括日常工作、实践活动、整改工作等。同时还要开展档案管理人员职业道德讨论等，在思想上让档案管理人员得到重视。只有思想重视了服务意识，行动上才会真正的落实。在平时的工作中，要教育他们要将服务对象放在第一位。重视管理的这份工作，时刻把自己当做档案管理的主人，全心全意的为读者服务，从而惠及大众。在开展思想教育的同时，也要他们做出实际行动来证明自己。努力宣传档案文献的重要意义，为档案使用吸引更多的使用者。增强自身的职业道德素质，最重要的是要有积极的服务态度。态度决定一切。良好的服务态度是提高服务效率的根本保证。作为一个档案管理人员，如果只是文化素质高、业务水平高，而没有良好的服务态度，那一切都是空谈。顾客是上帝。对于学校档案室来说，师生就是上帝。用微笑迎接师生，尽可能满足他们一切合理的需求，让师生感受到阅读的快乐。

三、 加大继续教育，建立人员素质提高机制

我们知道，社会在不断地发展；人类在不断地进步。这是人类社会在发展过程中最基本的自然规律。所以，档案管理必须走现代化管理的道路。随着科学技术的进步与发展，网络信息的更新速度也令人咂舌，建立人员素质提高机制是顺应时代发展的趋势。加大继续教育的目的就是提升管理人员的素质，这样才能真正意义上做到更好的管理档案。因此，要加大对管理人员继续教育的力度。通过多种形式的培训来提高管理人员的业务水平。首先，对现有人员实行定期培训。在条件容许的情况下，派出业务素质好的人员外出学习。其次，严把新近人员的质量关。可以从高校毕业生中招考档案管理专业或计算机专业等相关专业的优秀学生，以保证素质从源头得以把关。学校应该结合学校档案工作的实际情况，制定并建立人员素质提高机制，使制度在良性中循环。特别是财务、文书档案管理工作被网络化和数字化承包着一切，这需要更高要求的专业知识。否则，就会影响档案管理整个体系的设计。作为新时代的档案管理人员，就要努力学习先进的科学文化知识，拓宽学习视野，增强社会阅历，掌握先进的科学技术，从而为档案管理工作作出贡献。

四、 改革管理機制，不断提高档案管理质量

档案管理学规律告诉我们，档案管理学是不同学科、不同类型、不同层次综合型学科。加上今天的信息化较高的时代，这让管理人员在服务过程承担了更多的角色。所以，必须改革管理机制才能提高档案的管理质量。这样，必须选择专业的网络管理人才。他必须能够熟悉地掌握每个科目的内容，具有高超的信息技术能力与计算机操作能力。这样，才能把网络模式做得出色，才能更好地管理好档案。改革管理机制，首先是对管理人员的素质提出要求，提高专业文化水平。其次，学校要敢于打破陈旧的管理模式。在建立现代化信息管理模式基础上建立馆员管理机制，制定学校培训计划，设立专门的监督工作人员定期或不定期地进行督察，从而使每个工作人员达到要求的标准开展工作。与此同时，不断强化工作人员的紧迫意识，使他们意识到只有紧跟时代的脉搏，才能不被时代淘汰。最后，把学校档案各项管理工作纳入学校总体管理规划中去，以确保其工作在学校的各项管理机制中。这样，就会主动利用各种时间开展自学、培训、进修等形式来提高自己的业务水平。从而不断地提升自己的综合素质，进而为管理档案工作做出更大的贡献。

综合上述，提高职业学校档案管理人员的素质是为了加强学校信息使用的网络化，为了极大地提升学校办公的效率。这就要求我们摒弃传统落后的管理模式，进一步创新现代化网络化的档案管理模式。这样，才能让学校资源最大化的在学校发展中起到积极作用。因此，从提高人员素质做起，让学校档案管理工作更加完善内部秩序，从而达到优化档案管理工作的目的，从而真正实现办公的现代化，达到高效工作的目的。endprint