基于专业分工的“五位一体”采购运营体系研究

2017-12-01吴顺宁杨燕波蒋志轩陈伟东陈本盛

移动通信 2017年20期

关键词：五位一体配额品类

吴顺宁，杨燕波，蒋志轩，陈伟东，陈本盛

（中国移动通信集团广东有限公司，广东广州 510000）

基于专业分工的“五位一体”采购运营体系研究

吴顺宁，杨燕波，蒋志轩，陈伟东，陈本盛

（中国移动通信集团广东有限公司，广东广州 510000）

为了提高公司采购效率、提升采购集中度、防控风险，提出基于专业化分工的“五位一体”采购运营体系。广东移动在研究历史采购数据的基础上，以品类管理为基础，从专业分工出发，将需求统筹、采购实施、合同执行、内控稽核、供应商管控各个环节进行分离，实现生产、管理、监督相辅相成，从而搭建“五位一体”高效率、低风险的采购运营体系。

采购运营体系专业化分工五位一体风险管控

1 引言

为了更好地承接中国移动通信集团公司集采战略，中国移动通信集团广东有限公司（以下简称广东移动）加强对采购工作各关键环节的执行与管理，前后环节相互监管、相互制约，同时实现精细化分工，为精益化管理打造有利的条件，各环节制定标准化、专业化的流程与操作规范，在合法合规的前提下兼顾采购效率，搭建“五位一体”运营体系，服务于公司的长远发展。本文通过对广东移动目前采购管理现状进行分析，结合公司内外部环境，采取理论联系实际的方法，提出采购项目经理专业分工模式的“五位一体”采购运营体系，以提升采购运营管理效率并降低风险。

2 传统采购体系

传统的采购体系采用项目经理全生命周期的纵向责任制。采购部门按照产品专业线条划分采购科室，各科室项目经理负责全生命质量周期的工作，从需求的收集与确认、采购方案的制定与实施到合同的签署与执行全流程均由同一角色担任，通过采购及时率、合同及时率、付款及时率来考量项目完成情况及质量。在此模式下，由于采购项目经理权力集中，缺少有效的监督制约机制，采购实施风险较高；同时一个角色贯穿多个流程，精力过于分散，无法实现各流程专业化作业，不利于效率的提升。

2.1 传统采购体系职能范围

传统的采购职能以企业各部门采购需求为输入制定采购计划，按照既定计划购入相应物资，以物资运送到达仓库完成采购闭环。主要职责体现在以下方面：

（1）采购需求的收集管理；

（2）采购计划的制定；

（3）采购项目的管理和实施；

（4）仓储物资、物流的管理；

（5）相关监管单位政策和规定的贯彻执行；

（6）下属公司采购相关工作的指导、监督与考核。

随着现代企业采购体系的延伸，其职能也在细分强化中不断完善，体现在需求归口管理、质量管理、供应商评估等环节的丰富。

2.2 传统采购体系的组织架构及工作流程

根据采购的职能，按照采购专业线条分工原则，结合公司内外部发展环境，广东移动最初采购部门划分为五个科室，具体如图1所示：

图1 传统采购体系组织架构

（1）通信类产品采购室：负责通信网络设备、配套设备及相关服务的采购业务；

（2）支撑类产品采购室：负责业务、网管、IT类产品及服务的采购业务；

（3）市场类产品采购室：负责市场营销类产品、营销和运营服务相关的采购业务；

（4）综合类产品采购室：负责基建、综合等产品服务的采购业务；

（5）综合管理室：负责制度制定、供应商及付款管理、绩效管理等。

各采购室采取项目制管理模式，工作按照项目划分，由项目经理把控需求统筹收集、采购方案制定、合同签署执行全生命周期工作，通过采购及时率、合同及时率、付款及时率来考量项目完成情况及质量。

2.3 传统采购体系存在不足

传统项目负责制的纵向管理模式采购体系适用于体量小、品类固定的采购模式。随着集采工作的不断推广和深化，采购量和采购品类均大幅增加，给传统的采购体系带来了巨大挑战。在这种情况下，采用项目管理全生命周期负责制的采购体系就显示出了其中的不足之处，具体如下：

（1）采购各环节存在风险点多

由于同时一个角色贯穿多个流程，采购项目经理权力集中，缺少有效的监督制约机制，采购实施风险较高；且项目经理的专业素质各有差异，薄弱环节容易出现考虑不周或者方案制定不恰当的风险。主要风险点如下：

◆需求请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营；

◆采购方案制定的不合理导致供应商选择不当，可能造成采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为；

◆框架协议签订不当，合同对方主体资格履约能力等未达到要求，可能导致物资采购不顺畅或合同内容存在疏漏和欺诈的情况。

（2）专业分工不足，需求制定不合理

由于采购需求按照专业线条划分，各线条之间缺少统一的标准，且没有建立有效的联系机制，具体表现为以下问题：

◆需求分散：同质性项目的重复采购实施；

◆需求描述标准不一致：与地市公司和需求部门确认采购的需求周期时间较长；

◆需求预测不准确：导致采购的产品数量不够需求部门使用，出现配额断档；

◆需求计划性不规律：紧急采购项目多，使人措手不及。

现有的体系在采购需求管理、采购计划管理、产品交付管理、采购品类管理、采购风险管理、信息化管理上相对薄弱，而在质量管理、供应商管理、供应市场分析以及采购策略制定上有一定的缺失。结合当前公司内外部环境以及整个通信行业的发展状况来看，传统的采购运营体系在当前情况下已显示出其效率和风险带来的弊端，因此急需探索并建立一套新的采购管控模式。

3 “五位一体”采购体系

经过对传统采购体系的反思，并结合广东移动实际采购工作中出现的需求重复、风险防控等问题与困难，搭建了全新的“五位一体”高效率、低风险的采购运营体系。

3.1 “五位一体”采购体系架构

构建“五位一体”采购运营体系是指从专业分工出发，将采购管理按专业划分为需求统筹、采购实施、合同执行、内控稽核、供应商管控五个环节，如图2所示。将采购实施与运营支撑分离，强化需求统筹、供应商管控和内控稽核管理职能，经过不断运营完善，形成一个高效率、低风险的健全的供应链运营体系。各环节相互协同，共同构成一个有机整体。其中，需求统筹是起点，采购实施是条件，合同执行是关键，内控稽核是保障，供应商管控是提升。

图2 “五位一体”采购运营体系架构

（1）需求统筹：统筹需求，把控节奏

广东移动加强需求统筹工作，一方面强化需求部门归口管理；另一方面分离需求管理岗位，强化采购品类经理对需求的管控，对全年需求进行梳理和分析，整合类似需求，制定全年项目需求表，把控采购节奏。同时加强需求预测管理，关注与业务发展紧密关联和需求波动大的产品及服务，按季度预测需求变化并及时提出预警。

（2）采购实施：专注实施，提升效率

广东移动实现采与购的分离，采购实施人员以完成合同签订为工作结束的标志，无需参与后续的配额、质量、供应商等管理工作，使得采购实施人员能够更专注于采购方案的规范性和科学性，从前端降低项目实施风险，提高项目实施质量。同时，根据需求属性、基本技术要求、技术评审特性、供应市场分析、所属行业特点等要素，将采购对象细分为不同品类，通过品类进行工作细分，进一步加强专业化支撑，提高服务效率。

（3）合同执行：配额管控，运营精益

广东移动设定专人进行配额管理，建立“定期分配+资源池投放”的配额管控模式，按季度进行分配并滚动回收，辅以紧急追加流程，更准确、及时地满足地市及各部门配额需求，提高配额使用效率，避免出现各供应商配额执行不均衡或占用配额不下单的情况。同时，每月对所有配额的数量、金额、期限进行分析并预警，对于配额数量达到预警线的产品，制定解决方案通报和预估解决时间，通过对整体配额的精细化管理，可以有效地避免配额断档的情况，更好地支撑全省生产。

（4）内控稽核：稽核内嵌，防控风险

广东移动率先搭建事前、事中、事后稽核体系，以全面降低风险。在采购方案阶段，由稽核专员对项目的采购方式、技术评分表等关键指标进行审核，确保采购方案的合理性；在项目实施阶段，复核客观分的准确性，同时从项目维度和供应商维度制定主观分偏离度分析表，提示偏离度较大的评委进行书面说明，有效地解决了主观分偏离较大的问题；在订单实施阶段，核查订单配置，对有问题的订单提前解决和整改，防患于未然。

（5）供应商管控：闭环评估，管理并服务于供应商

广东移动将供应商管理岗位单独分离，加强后评估的及时性和有效性，按建设部门、使用部门、采购部门多维度评分，评价结果用于考核付款和下期采购方案，形成闭环管理。通过供应商黑名单、白名单和灰名单管理，对供应商实施分层分级服务，更好地促进供应商提高产品和服务质量。

3.2 “五位一体”采购体系工作流程

“五位一体”采购体系工作流程具体如下：

（1）职能分工

为适应集采工作需要，基于“管操分离、专业分工”原则，广东移动对采购组织架构进行了优化，分为3个采购支撑室、4个采购实施室、2个物流管理室，将需求、采购实施和合同执行等环节职责分科室执行，实现了专人专岗、互相协同合作的采购运作模式，从而有效规避采购全流程操作带来的管理风险。

（2）专业化分工

在采购实施环节，采购项目经理可根据品类管理规范、技术评分标准模板、商务评分办法来制定专业化的采购方案；在合同执行环节，运营项目经理可根据质量管理办法、供应商分类分级管理办法、嵌入式廉洁风险防控管理办法等制度进行专业化的运营支撑服务。

（3）精益化管理

制定标准化、规范化的采购操作规范，加强评标现场管理、完善专家库的建设、细化专家评委管理办法、更新招标代理管理（含供应商后评估）等，依托新建设的电子评标室，以达到远程评标的目的，进一步降低风险、提高效率，实现采购全流程的精益化管理。

4 “五位一体”体系特点

4.1 需求统筹

需求是采购的起点，相对于传统的采购运营体系，“五位一体”采购运营体系对需求进行了精细化的管理，围绕细化需求管理职责制度、加强供需协同、提升需求准确性与标准化等要求，不断做深做细需求归口管理，推动采购需求从归口管理到集中管理的提升，实现需求管理的集中化、标准化与闭环化。深化需求归口管理，建立新采购目录的管理映射关系，明确产品级的省本部需求归口管理部门，细化需求归口管理的分工界面，完善需求归口管理的工作模式与工作流程，进一步加强需求整合，推进由需求归口管理到集中管理的转变，建立季度和月度供需对接机制：通过季度和月度需求对接，提前跟踪和预测需求，及时反馈存在的困难和问题，加强需求的动态化管理。

（1）需求归口管理部门确定原则

为推动需求不断整合，提升需求准确性和标准化，广东移动成立需求归口管理部门，并以以下两个原则确定：

◆产品或服务的专业管理部门为需求归口管理部门；

◆地市需求部门的省公司对口管理部门为需求归口管理部门。

（2）以产品品类定标准

以中国移动通信集团公司采购全目录为指导，综合考虑需求属性、技术特性等要素，通过历史采购数据分析与供应市场分析，将采购对象细分为50个品类。根据客户感知、市场竞争性等特性对品类分级，针对每类每级制定差异化的价格评分策略、技术商务权重、技术评分指标、供应商后评估应用策略，通过采购策略标准化进一步推动需求标准化。需求预测是提升需求准确性的关键，广东移动以需求归口为抓手，强化需求专业管理，从采购品类标准化出发，建立三类需求分析模式，深化需求协同管理，不断完善需求预测闭环机制。

（3）需求的全闭环管理

需求的分析整合是集中采购的关键。广东移动逐步将个性化不强、地域性不高、技术属性类似的需求分析整合，以减少采购项目数量，优化采购资源配置。

开展采购需求后评估，考察需求偏离度、需求整合度、突发需求次数、需求上报及时率等要素，构建需求闭环管理体系，全面提升需求管理的规范性、准确性、及时性和主动性，从简单的需求前端管理逐步向需求的全闭环管理转变。

4.2 采购实施

广东移动基于采购全目录，根据需求属性、业务要求、技术特性等要素，将采购对象细分为50个采购品类，并根据客户感知度、技术复杂度等特性对采购品类分级，针对每类每级制定差异化的价格评分策略、技术商务权重、技术评分指标、供应商后评估应用策略，初步形成了分类分级的采购策略标准。

（1）采购标准化

从采购全目录出发，以采购品类标准化为抓手，形成一套较完善的采购标准化工具。

◆目录标准化：分为一级集采目录、二级集采目录和非集采目录；

◆品类标准化：50个品类按需求属性、技术特性、市场特性划分；

◆价格评分标准化：基于品类管理的价格评分标准，包含二次均值、一次平均值下拉基准价等方式；

◆策略标准化：基于品类管理的采购策略体系；

◆合同标准化：框架+订单采购深化推进；

◆流程标准化：5种采购方式有5套标准流程；

◆文件标准化：73个标准流程文件；

◆模板标准化：5套方案决策模板、52套技术评分模板、50套采购合同模板、50套请购需求模板。

（2）采购项目分工

根据集团集中度提升的发展战略，广东移动单独设立通用采购科室，加大整合力度，提高集采集中度。通过统一标准和规范来提升服务感知，同时采取品类细分以提高集采项目开展的精确性和主动性，进一步扩大集采范围，加快集采进度。

◆常规类项目由省本部需求部门根据全省需求启动项目；

◆新增集采和省市协同项目由通用采购科室协同项目采购科室根据全省需求梳理新增项目，推动需求归口部门开展项目。

4.3 合同执行

采购合同和订单是采购执行的核心信息载体。广东移动严格落实集采执行要求，通过严把请购规范审核、自动更新校验、标准化录入、自动预警、订单上传稽核等五项措施，夯实订单管理，防范执行风险。

（1）强化订单管理

1）严把请购规范审核

费用类关注预算充足度、资本类关注投资项目明细；需求配置关注是否典配；非标超配说明；服务类关注工作量评估规范性。

2）自动更新校验机制

SCM（Supply Chain Management，供应链管理）系统与合同系统、MIS（Management Information System，管理信息系统）系统全流程贯通实现多维自动校验，继承总部框架中的供应商、产品、物料、有效期等信息，实施刚性管控机制，确保执行遵从不超限。

3）标准化录入

关联框架协议号、产品名称、物料编码、供应商、项目码、价格等信息项均格式化构建，减少人为错误及自由裁量权。

4）订单上传稽核

◆对标集团一级集采物料清单，确保省内物料编码的使用、主物料设置、冲减换算率与集团保持一致；

◆建立数据稽核机制，锚定集团物料数据变动，省内实时同步。

5）自动预警机制

◆对于执行超过70%的配额或有效期不足100天的框架合同系统自动预警；

◆对于超配额执行或超有效期执行的采购订单自动拦截，无法创建；

◆对于包含非标物料的订单自动风险提示，提升审批层级。

（2）配额分类管理

采用新的配额分配方式，根据配额管理类别、需求数量、采购频次等因素，分为高频类配额、常规类配额、战略类配额及统筹类配额等四类，同时启用主动预警模式，对份额、金额、时间和执行比例进行预警。分类管理模式具体如下：

◆高频类：采购频次高，配置、价格稳定，根据请购单列明的物料清单分配对应份额；

◆常规类：采购频次较高，配置、价格差异较大，季度周期回收，根据全省上报的下季度需求再分配；

◆战略类：公司建设战略部署需重点保障或由于市场供需紧张，需统筹全省分配及到货的份额，跨部门管理小组根据全省建设进度、投资安排等因素周期制定分配方案及到货计划；

◆统筹类：省公司需求归口管理部门制定分配方案，按照一定管理周期进行统筹分配的份额，省公司需求归口管理部门按照管理周期制定分配方案。

4.4 内控稽核

（1）采购监督稽核机制

为持续加强采购监督管理，突出专业监督与自我监督，广东移动在全省采购线条组建了专职采购监督稽核员队伍，建立采购监督稽核机制。突出专业监督，通过事中稽核，促进监督管理，在采购环节的两个关键节点介入进行把关：

节点1：在完成采购方案决策和采购文件编制后，对采购方案和采购文件关键内容进行稽核；

节点2：在评审结束后，对评审人员构成和评审关键内容进行稽核。

（2）稽核嵌入式风险地图

广东移动持续加强采购嵌入式廉洁风险防控体系建设，主要从采购寻源主流程、采购物流关键管理领域和关键人员管理三个方面入手，由“点”连“线”到“面”，形成风险地图，便于全面完善嵌入式风险防控体系，10个风险板块共61个风险点员需在3个工作日内完成各环节稽核工作并反馈，若发现问题则可及时整改或处理。具体如图3所示。

图3 稽核嵌入式风险地图

4.5 供应商管控

（1）质量管理

质量管理是采购执行的关键环节。广东移动在差异化分层式的品控体系的基础上，重点推动采购、物流、工建、计划、设计等专业的协同联动机制，明确了到货验货环节的职责分工界面，细化了到货验货的操作规范。

广东移动建立差异化质量检测机制、质量管控力度向前后端倾斜，加强标前检测和到货检测，具体如图4所示：

图4 差异化质量检测机制

从2011年开始，广东移动根据产品的技术成熟度、质量合格率、影响面等因素，制定差异化的产品检测模式，同时集中检测资源，以质量不稳定的战略性产品检测为重心，逐步完善并建立“管理审核、驻厂检测、到货检测”三位一体的质量管控体系。并结合实践不断改进，从2015年起围绕差异化质量检测机制、在网产品质量检测和动态调整驻厂检测等环节逐步建立了分层式检测质量体系，从三位一体逐步向差异化质量检测体制转变。

（2）供应商后评估管理

广东移动在近几年的实践中探索出了一套可操作、能落地、可执行的黑名单认定指引，通过黑、灰名单的常态化管理，净化招标采购环境，驱动供应商理性竞争。

◆供应商拉黑原因

目前，供应商被拉黑的原因主要有：行贿、围标串标、弃标、不履行合同且情节严重、投标时提供虚假材料。

◆差异化的灰名单管控及改进策略

灰名单供应商界定：存在疑似违规行为，按目前采购管理办法还不需纳入黑名单限制合作的供应商（即待改进型）纳入灰名单，目前分为Ⅰ类、Ⅱ类和Ⅲ类供应商。对于Ⅰ类供应商采取备案制+省内通报；对于Ⅱ类供应商采取书面警告+后续重点稽核+省内通报；对于Ⅲ类供应商采取省内通报+后续重点关注的管理方式。

◆闭环评估机制

供应商后评估是供应商管理必不可少的环节，是供应商合作情况差异化体现的重要数据来源之一。通过加强供应商后评估管理，将评价结果用于下期集采推荐和采购方案，形成闭环。

5 “五位一体”采购运营体系初步成果

广东移动“五位一体”采购运营体系相对于传统的采购运营体系，通过立足品类管理，逐步将个性化不强、地域性不高、技术属性类似的需求分析整合，在采购效率上有着较大的提升，同时完善了风险管控机制，形成嵌入式风险防控体系。

（1）效率提升

◆采购更集中：在极大的采购规模和繁杂的个性化采购需求下，广东移动一级集中采购集中度同比提升9.1个百分点，一级集中采购执行金额同比增长70.9%，两级集中采购集中度同比提升1.4个百分点；

◆完成更快速：完成采购项目同比增长31.5%，签订采购合同同比增长103.5%；

◆执行更高效：月均突发需求申请降幅78.1%，地市月均库存周转同比提升14.3%；

◆结构更优化：省公司直接采购的项目占比持续提升，省市协同采购占比不断降低，省公司直接采购金额占比由73.5%提升至88.1%。

（2）重复项目减少

近三年广东移动两级集中度不断提升，采购项目数量逐年下降，年均减少28%。具体如图5所示：

图5 近三年广东移动采购项目情况对比

（3）整合度提升

广东移动主动与计划部门建立联席机制，从源头推进需求计划管理，将协同提前至可研设计阶段，做到“兵马未动，粮草先行”。2017年上半年需求确认用时同比下降45%，采购过程用时同比缩短6.4天。2017年6至7月单月平均突发需求申请降幅78.1%，产品化采购项目数量同比增长93.5%，单个项目平均规模同比提升51.6%，需求整合度得到明显提升。

（4）标准化卓有成效

通过建立各类采购标准化工具，不仅使采购效率、评审效率得到大幅提升，而且人为差错率也显著降低。需求模板标准化使得需求确认用时缩短约23.7%；流程与采购方案模板标准化使得采购方案无修改通过率大幅上升至80.4%；投标文件标准化使得供应商投标文件编制失误率大幅下降，合同模板标准化使得合同编制差错率降低70%。

（5）质量检测成果明显

对光缆交接箱、光纤分配架、光缆分纤箱等到货产品进行开箱验货检测，发现存在问题批次不足1%。对于存在问题批次已经立即要求厂家退换货整改，有效防范到货产品与订单不一致的风险。

6 结束语

本文通过介绍传统采购运营体系的工作流程及存在问题，提出“五位一体”采购运营体系，并针对“五位一体”采购运营体系各环节工作特点进行阐述，结合数据分析验证了初步实施的效果。在后续的实践中，广东移动将会不断地优化和完善“五位一体”采购运营体系，使供应链体系更加健全。

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Research on quot;Five-in-Onequot; Procurement Operating System Based on Professionalized Division of Labor

WU Shunning, YANG Yanbo, JIANG Zhixuan, CHEN Weidong, CHEN Bensheng
(China Mobile Group Guangdong Co., Ltd., Guangzhou 510000, China)

In order to improve the efficiency of the company procurement, enhance the concentration of procurement and prevent and risks, a procurement operating system of the quot;five-in-onequot; based on professionalized division of labor was proposed in this paper. Based on the historical purchase data, all links including demand management,procurement implementation, contract execution, internal control audit, supplier management and control were separated according to the category management and professional division to realize the complement of production,management and supervision and build the quot; five-in-onequot; high-efficiency and low-risk procurement operating system.

procurement operating system professionalized division of labor five-in-one risk control

10.3969/j.issn.1006-1010.2017.20.016

TP399

1006-1010(2017)20-0089-08

吴顺宁,杨燕波,蒋志轩,等. 基于专业分工的“五位一体”采购运营体系研究[J]. 移动通信, 2017,41(20)： 89-96.

2017-10-12

责任编辑：袁婷 yuanting@mbcom.cn