事业单位档案信息化管理的有效途径

朱飞丰

摘 要：随着社会发展脚步的加快，社会上很多行业也已经逐渐进入了信息化的时代，在事业单位中进行的档案管理任务也受到了信息化技术的影响，在工作水平及质量方面有了显著地进步，并为档案信息管理提供了可靠的保障。正因为传统的档案管理方式面临着越来越严峻的挑战，所以事业单位中的档案管理工作在未来也将会转变成信息化的管理模式，将会促进事业单位档案的管理更加快速、科学、规范。

关键词：事业单位；档案信息化管理；有效途径

档案管理工作中包含有极其多的重要资料，正以为如此，很多的事业单位对其是十分重视的。随着信息化时代的到来，事业单位中的档案工作也将从从前传统的管理方式逐渐进化为信息化模式。与此同时，这种管理模式的改变也将给档案管理的工作、档案管理人员带来机遇与挑战。面对这种不可避免的挑战，我们必须要以积极的心态去对待它，让档案管理工作更加完善，从而转变成为真正的信息化档案管理。

1 事业单位中档案信息化管理存在的优势

一个事业单位如果不能快速的和时代接轨，那便是落后于社会发展的。社会是由多个整体及个体组成的，事业单位就是其中的一个整体。事业单位如果想要打破这种限制，就要有合理有效的利用新兴的信息化设备，并在原有基础上有所改良创新。简单来讲，管理信息化其实就是把信息存放在一个不占实际空间中的虚拟空间。在事业单位中有很多存在规律性的规章制度，档案管理信息化其实也是这些规律性的生产物。事业单位中的档案管理只有向着信息化的大方向前进，才能在未来有更好更广阔的发展前景。当然，对信息化的档案管理方法要进行一次次的改革才能使其得到完善。在当代，电子产品时时刻刻充斥在人类的生活当中，可是关键问题在于我们应该怎么样的去有效而又合理的去利用它。所以，在现有的社会背景要求下，事业单位必须要勇敢创新、发现、利用，让现代化设备充分的展示出它的价值所在。就目前来看，大部分的事业单位都已经开始了档案信息化管理新模式，这样的一个工作进步不管从个人还是到集体都是一个大的进步。通过对档案信息化的管理建设，可以成为使经济发展的动力马达，并且还能够确保事业单位档案管理工作更加高效、快捷的开展。

2 事业单位中如何实现信息化档案管理

2.1 为档案信息建设专门的网站

在事业单位中建立起专门的档案网站，在网络中建设信息网点，其实这也是一种档案信息以网页为承载进行信息提供及服务的。档案管理实行信息化的管理最主要的目的是为了实现网上在线查询，实现及时归档，将原本的档案管理方式改变，并更完善的实现信息化管理模式。

事业单位在建设信息化档案时，第一步应该把档案管理的相关体系添加到事业单位的整体管理机制中，从而真正实现管理系统化。第二步，将事业单位中不同部门的相关信息进行整合，形成资源共享等，这表现出了综合管理体系的最大效益。档案管理怎么样才能實现网络化，那么档案管理体系中的开发以及更新功能就要不断进行完善。网络管理的不断完善，增强网络索引功能，把计算机特有的优势发挥出最大功能，给使用者一个高质量的网络服务。网络设备严格标准化，产品选择时按照国内外标准，让产品能得到最及时有效的更新，防止重新开发。

2.2 事业单位中的信息化档案管理要不断强化

事业单位在进行信息化档案管理的强化作业时，要以提高管理者的综合素质为首要任务。传统的档案管理工作者向来以默默无闻、无私奉献而为人称赞，但封闭意识较强时他们的普遍弱点。要改变这种局面，就要不断的更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把档案工作与社会或等结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化的时代，要强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识。尽管技术的进步对信息环境的构成有着重要的作用，但是人依旧是决定性因素，所以就要求管理者要主动提高自身的工作意识，提高文字能力、综合分析能力、积极主动学习计算机技术，熟练掌握操作方式，培养出一支专业化干部队伍。事业单位要经常开展管理者培训活动、评估工作活动，对工作上有重大进步的人员给予奖励支持，以优胜劣汰的方式鼓励员工的工作积极性，让档案管理者的工作意识增强。只有高素质的管理人员才能把信息化的档案管理真正落实到实处，将信息化的管理方式深入探索研究，使信息化的管理体系进一步得到完善。

2.3 扩充事业单位中的相关档案信息资源，并且加快建设技术设备

为了使档案的信息化资源得到进一步的丰富，档案信息化的管理就显得至关重要。档案信息化管理模式中，从业者可以多多利用网络所特有的优势，比如说利用搜索引擎进行档案资源信息的整理及收集，对档案信息进行不断的实时更新以及完善，使得资源充分发挥出共享性和及时性的作用。事业单位中的建设管理信息化设备的脚步要加快，在信息化的管理模式中，计算式是最最基本的条件，所增添的工作设备必须是质量良好，能有长久的使用寿命年限，避免档案信息出现丢失以及损坏等的不必要的麻烦出现，从而产生不良的影响。在信息化设备的购买及设备维护方面，事业单位在资金投入上要加大其投资力度，采购信息化设备是要以大储存量的设备为首要考虑条件因素。为了更好的保护计算机不受到影响，防毒杀毒软件一定要是专业放心的，硬盘的性能必须要强大，以保证信息档案资源不受到影响，让信息化的档案管理工作得到进一步的更好完善。

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法的同时，也给档案管理带来了安全隐患。目前、一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成了档案信息的丢失和泄密，带来了巨大的损失。所以，在管理中，一定要对档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求高，工作人员要注意档案室的防潮、防高温、防辐射、防病毒等工作。

2.4 单位信息化档案管理中建设及搜索引擎

在进行信息化的档案管理时管理者、使用者可以多使用搜索引擎，方便查阅档案资源。计算机里边本身就自带搜索引擎，人们输入里相关的关键字、关键词之后就可以搜索岛人们所需要的资料，这不仅仅节省了时间，更是能更加出色的完成工作任务。事业单位中在进行信息化的档案管理工作时，还可以把计算机中自带的搜索功能合理的利用到其中，将内部的信息资源建立起搜索引擎，方便从业者进行管理工作，也方便了领导了解相关信息内容，让信息化的档案管理得到了进一步的实现，让信息化管理特有的作用发挥出最大的力量，让档案管理工作在效率及质量上都有了大幅度的提高与保障。

3 结语

计算机的电子应用技术一直在不断地发展当中，并且是日趋成熟，而事业单位里建立起信息化的档案管理也是未来的共同发展方向。所以，信息化的档案管理要不断的时时完善，让档案管理的工作逐渐走向合理化、便捷化以及规范化，建立起良好的档案管理体系，让事业单位中的档案信息资源能够最有效的利用及保护。

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