人事档案的重要作用及保管工作分析

摘 要：档案管理工作更利于现代企业制度的建立，因人事制度逐步改革推进，人们也逐步地开始重视人事档案管理工作。从实质来讲，强化人事档案管理可有效地保障人事管理工作的质量以及工作效率。基于此，本文探讨了人事档案的重要作用以及其保管工作。

关键词：人事档案；重要作用；保管工作

在企业的管理工作当中不可或缺的一部分即档案管理工作，其可视为衡量企业管理水平以及工作效率的一大标准，科学的档案管理可给领导决策提供可靠参考依据，助于其及时地对经营策略进行调整，更重要的是能够为企业拓展合作渠道打下基础。

1 概述人事档案

在人事管理活动当中所形成的相关人事资料即人事档案，人事档案不仅对个人的工作表现和经历进行了记录，还反映了个人的德才能绩。人事档案可通过表格和文字或者其他形式来保存。

2 人事档案的重要作用

2.1 参考作用

人类走向文明的产物之一即人事档案，档案这一参考材料非常可靠，可客观地反映出历史，是一种事实凭据。同时，档案有着非常丰富的内容，除了对人类社会的实践活动浓度进行了记录以及反映，也对实践活动广度进行了反映。从某种角度来讲，强化人事档案管理更利于制定出合理的计划，有效地对内部的人力资源状况进行分析，一旦决策者需要做出人事决定，就可调取相应的人事档案，可以说起到了非常大的参考作用。

2.2 凭证作用

人事档案记录了人员过去的历史以及工作，是一手的参考材料，国内企业在对技术人才以及管理人才进行招聘时，对利用人事档案的工作非常重视。通过对个人人事档案进行出示，可让聘用企业了解到更多聘员的资料，档案不仅客观，还有一定法律性，一些档案留存了当事人的印信和亲笔手稿等历史资料；还有一些档案留存了当事人的录音和照片。另外，还有些档案保留了契约合同，在纠纷处理的过程中，这一些档案资料发挥着非常大的凭证作用，更易让人信服，为企业考察提供依据，所以企业需重视人事档案的保管工作。

2.3 推动企业的发展

这几年，国内的档案部门不断创新改革，慢慢地将工作核心转移到利用档案以及服务当面，提倡以人为本，首先需给人提供服务，才可将管理工作做好。许多专业技术人才频繁流动，更利于企业开发人才，提升自身的核心竞争力。档案是重要的展开单位文化建设的素材，尤其在企业文化建立方面发挥着较大的作用。当相应的档案法颁布且得以实施之后，全面的强化了宏观的档案事业管理，而通过应用现代化技术，实行依法管理，可促进全面的企业发展[1]。

3 人事档案的保管工作

3.1 强化认识

作为领导，要对档案管理工作的重要意义形成充分认识，并且要对人员的工作职责进行明确，提升管理者的综合能力素质，让其形成一定的管理意识。同时在议事日程中纳入档案管理工作这一内容，规范化地进行管理，成立相关的领导小组，在这一时间对档案工作存在问题进行分析，并制定档案的督导机制，督查整改，追究相应人员的责任。在展开管理档案工作的过程当中，为了避免办理档案后丢失档案材料的情况发生，应明确要求工作人员及时归档材料，将鉴定编目和整理收集以及检索统计等工作做好[2]。

3.2 确保档案的安全

要确保档案管理工作的安全性以及保密性，保证档案的科学利用、科学开发。为了防止档案泄密或者丢失，要制定相应管理机制，并落实到每一环节。同时，要全面地对电子监控和灭火器以及防盗报警器进行配置，安排专业人员实行管理。在这一过程中，作为管理人员应在第一时间处理好问题，确保档案发挥出最大化的利用价值。另外，为了严格控制每一环节的档案工作，需实施监督机制，严格地进行审批，做好相关的记录，保证档案的安全性。还有，针对档案的借阅，应按照流程办好借助手续，并明确归还的日期[3]。

3.3 强化基础性的工作

人事档案管理这一工作有较强的技术性以及较强的政策性，不仅冗杂而且繁琐，需将较多的财力和物力以及人力投入到其中。从实质来讲，档案管理工作可对档案寿命产生直接影响。所以平时需重视收集档案的工作，并尽早归档档案，统一进行管理。同时要确保完整以及真实的档案内容、种类。另外要按照相关保管标准，对档案室保管条件进行完善，处理杂乱的档案室问题，确保规范统一的档案室管理工作。

4 结束语

人事档案管理这项工作不仅有一定的专业性，还有较强的系统性。而在开展相关工作的过程中，各个部门应协调配合，不断实践和创新，强化基础性工作，采取有效措施保障档案的安全性，实现现代化的人事档案管理，只有这样才能够最大化的发挥出档案的多方面作用，为领导者的决策提供可靠的参考依据。

参考文献

[1]张卫，李薇，刘丽娜等.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].中国急救医学，2015，35（z2）：401-402.

[2]刘冬梅.高校人事档案管理工作：意義、研究现状与创新[J].吉首大学学报（社会科学版），2011，32（3）：141-143.

[3]安莹莹.地方高校人事档案“以件代卷”可行性浅析[J].价值工程，2016，35（31）：56-57.

作者简介

王志芳（1973-），女，汉，青海平安，学士，研究方向：档案信息化。endprint