机关单位档案管理工作的及时性研究

赵喆

摘 要：当代档案管理工作是专业性较强的系统工程，我们必须要求档案管理人员能够按照需要掌握系统的档案管理专业知识。除此之外，必须具有较强的工作素质、工作技能和职业操守，从而使档案管理工作达到事半功倍的效果，本文主要针对机关单位档案管理工作的及时性进行研究，旨在提高机关单位档案管理工作的有效性。

关键词：机关单位；人事档案；及时性管理

1 引言

随着计算机的不断成熟化和普及化，目前各种计算机软件的应用十分重要，对档案管理工作人员的业务素质也提出了更高的要求，然而现在很多事业单位的档案管理人员常常以兼职居多，而这种现状并不能使得工作人员对档案管理知识进行有效的学习，对计算机技能的掌握也不能达到预期的要求。传统的档案文本操作的做法并不能满足目前档案管理的实际工作需要，如果我们不能够进一步对档案管理工作人员继续培训，那么在未来的档案管理工作中必然受到一定程度的阻碍，因此，机关事业单位等工作必须要朝着自动化和信息化发展。建立科学合理的档案管理体制，是提高档案管理工作效率的重要措施，在事业单位档案管理过程中，应该要不断健全、完善档案管理制度，使得档案管理人员具有现代化管理意识，对档案管理过程中的各种问题进行解决。

2 档案利用的主要原则

1.档案人员必须严格遵守保密制度，保守档案的信息不能够外流，不随意提供档案或扩大档案的使用范围，这是档案利用的第一个原则，

2.本机关工作人员在借用档案的过程中，必须要按照相关的流程来进行办理相关借阅手续，并不应该只是认为机关内部工作人员利用档案就应该省去原本的流程，必须要经过有关领导同意，才可以查阅相关的档案信息，档案并不能外借，或者特殊情况下必须经办公室的主管领导进行批准。

3.在借阅的档案资料必须在一定的程度上做到妥善保管，注重保密，而不应该进行转介。各种各类人员在查阅和利用档案的过程中，我们必须要严禁在案卷上进行涂抹，更不得随意将档案私自复印、拍照等。如有违规按档案法或保密法等规定来进行处理。

4.档案进行借阅后，一定要按照相关的时间进行归还，借阅时间不得超过15天，如果进一步借阅时，必须要办理相关的继续借阅的手续。

3 加强机关单位档案管理工作，处理好机构编制档案资料的途径

第一，机关单位档案管理工作人员思想认识要改变。目前在机构编制档案管理工作中，常常反映社会经济发展的实际需要，因此，各类机关人员必须要按照实际的工作，对工作人员的切身利益来进行考核，从而为制定机关和事业单位机构改革的方案提供自身的参考，因此机构编制部门必须要加强机构编制档案管理工作列入重要的议程，不断的加大管理力度，找出档案管理工作中存在的问题，以负责的态度来加强机构编制档案管理工作，不能丝毫懈怠。

第二，档案分类必须要规范。机构编制档案具有延续作用，工作人员必须对机构编制档案来进行分档，从而按照相关的规范程度，对法律法规类以及改革文件类或者是省市机构编制下发的通知，批复意见等详细的进行分类，从而完成建党分立规范的目标。

第三，档案日常管理工作必须要精细。目前在档案机构管理工作过程中，我们必须要落实日常工作机构档案管理工作，必须要突出日常工作中的使用管理，在制度上经常有成效，只有在这样的前提条件下，日常管理工作才能使得档案管理较为及时，不能够出现档案信息延误等状况。除此之外，建设标准化的档案室，对计算机等购置档案设备的设备进行完善，安装防盗网或摄像头，从而为档案管理创造良好的硬件环境，把握其中关键的原则，注重实效，充分利用档案的有效性，保证档案完整。

第四，档案管理必须要严肃。首先，在档案管理工作过程中，我们必须严肃工作纪律，努力做到有法可依，执法必严和违法必究等原则，加大对档案管理工作的经费投入，但是一定要充分落实经费的有效性，让员工通过各自需求，在平台上来寻找相关的档案信息，而档案工作的经验和教训在不断的梳理之后，也要提出档案管理工作的建议。档案管理部门必须对各事业单位事项的变化情况及时的了解，掌握其变化动态，事业单位在发展过程中出现的问题，规范档案管理。 第五，加快库存档案目录数据库的建设，从而努力实现机关单位档案管理信息共享。在档案管理过程中，我们必须使信息能够有效的利用，而档案管理的信息处理快速对于节约空间和时间来讲是十分有效的，有利于保护档案原件等优势的不断落实。事业单位档案管理不断的朝自动化或科学化的方式进行转变。

第六，实现档案信息资源的数字化。档案信息资源数字化是目前档案信息化建设的主要前提和基础，也是我们进行档案严谨保护的主要方式，我们必须构建数字档案综合业务管理系统，考虑其中的重要功能，档案数字化常常通过利用先进的信息技术手段，机关事业单位管理过程中的各种传统物质载体形式，充分形成数字化信息，从而建立档案目录的数据库，提供服务，但是在完善电子文件管理的过程中，我们必须要确保档案信息的安全性以及完整性这是档案信息化建设的核心要素。

4 结论

综上所述，加强机关事业单位档案管理工作是当前的重要任务，我们必须满足档案信息共享和快速查阅检索等各个需要，而档案信息管理处理快速或者节约相关的储存空间，对于调阅档案便捷等各方面来讲具有重要的意义，只有我们不斷提升机关单位整体的档案管理水平，才能有效促进机关单位的辩证科学发展。

我们应该建立良好的沟通机制。应该要加强对各个部门的协调与沟通，事业单位档案管理部门要获取各种档案信息，则必须要与各个部门进行沟通，各个部门要对部门内的信息、档案等进行汇总，并且将其传递给档案管理部门，从而对档案内容进行完善。其次，要加强档案管理过程的控制。档案的收集和整理就是为了更好地使用各种档案，在事业单位的发展过程中不仅要加强对档案的搜集整理，还应该要加强对各种信息的利用，对于信息化管理系统，要设置相应的权限，便于员工对档案信息进行查询。在事业单位不断改制的过程中应该要对事业单位的各项管理任务进行重新布局，确定各项管理工作的具体目标，从而使得事业单位的管理更加规范，有条不紊。在新时期，事业单位管理者应该要根据事业单位的发展情况制定一套完整的管理目标，对档案管理工作加以重视，对于档案管理工作而言，要进行系统性规划，单位的档案管理部门要结合单位的发展目标，对档案管理目标进行制定，首先要制定阶段性目标，如在一定时期内要对事业单位的所有档案进行归类整理、实现档案信息化管理等，从而使得档案管理部门可以根据这些目标进行工作调整，对档案管理过程中存在的各种问题和障碍进行解决。

参考文献

[1]人事档案管理问题及对策[J].俞岚.办公室业务.2011（07）

[2]简谈机关档案管理工作的服务功能[J].王萍.青海师范大学学报（哲学社会科学版）.2010（04）

[3]机关档案的特点及其管理[J].徐秀华.档案与建设.1989（02）endprint