电子政务环境下的档案资源整合与共享探讨

王玉

摘 要：计算机与互联网等信息化技术的普及、应用，对社会的生活、生产都带来了深刻的影响和变革，改变了我们的生活与生产工作方式，就连政务工作也是如此。在信息化技术的支持下，我们的政务工作已经进入到了电子化时代，这显著的提高了政务工作的效率和质量。各种档案资源能够为政务工作提供参考和依据，是开展政务工作的必要条件，而且不同政务部门对于档案资源存在交叉性的需求。因此，在电子政务环境下，我们应当借助信息化技术的优势，实现对政务部门档案资源的整合与共享，以进一步提高政务工作的效率和质量。本文基于作者自身的实际工作与学习经验，主要就如何在电子政务环境下，实现档案资源的整合与共享提出了部分探讨性建议，以期能为相关工作的实践提供参考。

关键词：电子政务；档案资源；整合与共享

各个政务部门都有其自身的档案资源，这些档案资源可以为政务工作的开展提供参考和依据，而且不同政务部门对于档案资源存在交叉性的需求，考虑到这样的情况，在当前的电子政务环境下，如何实现不同政务部门档案资源的整合与共享就显得至关重要。

1 电子政务环境下档案资源整合与共享的必要性

当前，我国的政务工作已经进入了电子信息化的时代，政务工作的效率和质量都大大的提高。但我们传统的政务部门档案管理工作都是各管各、各顾各的，档案资源的利用效率较低，会导致很多的重复性工作出现，不仅费时费力，而且不一定能够取得很好的工作成果。我们知道，政务工作对档案资源的需求是较大的，很多时候都需要通过档案资源来提供参考和依据，而且虽然不是同一部门，但是很多部门都可能会对某一份档案资源具有共同的需求，不过这份档案资源可能很难被所有部门共同利用，这就会使这些对档案资源有需求的政务部门重新展开信息收集、整理工作，而且不一定能够完全获得所有需要的信息，对政务工作带来影响，限制了政务工作的效率和质量[1]。而通过实现不同政务部门档案资源的整合与共享，则可以让所有的政务部门快速的获取到其想要的所有档案资源，不论档案资源原本来自或属于哪个政务部门，这就极大的降低了各政务部门的档案管理工作压力与成本，而且可以提高档案资源的利用效率、利用价值，促进各部门政务工作的开展。所以，在当前电子政务环境下，实现档案资源的整合与共享是相当必要的。

2 电子政务环境下档案资源整合与共享的实现

在前面的文章当中已经提到，我国目前已经实现了电子化的政务办公，进入到了电子政务时代，这其实就已经为档案资源的整合与共享打下了基础。就目前的技术条件来讲，电子政务环境下档案资源整合与共享的实现可以有两种主要的途径，一种是分散式的档案资源整合与共享，另一种是集中式的档案资源整合与共享，下面分别进行探讨。

（一）分散式的档案资源整合与共享

分散式的档案资源整合与共享其实是一种技术手段较低的方式，从逻辑结构和物理结构上来讲，各个政务部门之间的档案管理依然是相互独立的，只是在有需求的情况下，各个政务部门可以访问、获取相互之间的档案资源，所以这些档案资源依然是分散存在于各个政务部门的档案数据库中的，这首先需要根据所有政务部门的档案资源管理情况，构建一个整合与共享的目录，统计所有的档案资源情况，其中附带有档案资源所属部门的信息，对档案资源有需求的部门，可以根据这个信息去访问档案资源的所属部门档案数据库，最终实现跨部门的档案资源获取[2]。

分散式档案资源整合与共享系统的构建相对简单，对现有的电子政务系统稍作完善便可实现。其需要解决的主要问题是数据标准的统一，因为从实际的档案管理工作情况来看，不同政务部门在处理档案资源的时候，可能采用的是不同数据格式，因此对于外部的其他政务部门而言，可能并不能识别档案资源，给整合与共享造成难题，在这样的情况下，我们就需要提前对各个政务部门的档案资源数据标准进行统一，这样所有的政务部门在进行档案资源交换的时候，才不存在任何的阻碍。

（二）集中式的档案资源整合与共享

与分散式的档案资源整合与共享相比，集中式的档案资源整合与共享对技术的要求更高，而且不论从逻辑结构上来讲，还是从物理结构上来讲，所有的政务部门的档案资源都被集中在一起，优势更加的突出和明显，例如可以提升档案资源整合的全面性与多样性、增强档案利用的专深性与灵活性，所以在实际的工作当中，我们应当着重往这个方向建设、发展。集中式的档案资源整合与共享的实现，包括两种方式，一种是基于共享平台的档案资源整合共享，另一种是基于电子文件中心的档案资源整合共享，它们各自具有各自的特点。

基于共享平台的档案资源整合共享，需建立跨政务部门的档案资源整合共享平台，要在档案资源集中存储的基础上，构建可扩充、可集成、可交换的复合数据库系统，实现档案资源实体集中管理与档案信息资源统一共享，为各政务部门提供决策支持。档案资源整合共享平台建设的实现方式主要是以档案馆为中心的“云模式”，即由档案馆或档案行政管理部门牵头研发统一的档案资源管理系统供各政务部门使用，解决技术异构问题，并为各政务部门提供集中统一的存储，档案部门可以通过私有云建设标准统一的档案资源池，再通过公有云建设规范统一的应用平台。相较于分散式条件下的档案整合模式，档案资源整合共享平台可以在保持现有档案管理机制的情况下，对不同来源的档案信息资源进行整合开发，使得反映同一主题的档案信息资源能够集成起来，便于提供深层次利用。在档案资源整合共享平台的具体运行中，可以通过权限控制赋予不同角色的部门或人员以不同的功能与操作内容[3]。

基于电子文件中心的档案资源整合共享，即需要以电子文件中心为基础，并统一面向电子政务系统中的各个业务子系统，与业务系统之间不再是一对一的关系，而是一对多的关系。一方面，由于电子文件中心集中保管档案资源实体，需要通过一对多的档案利用服务平台为各政务部门提供档案资源共享，这意味着电子文件中心较其他整合共享方式更加具备强化档案信息服务的驱动力。在这种整合与共享的机制、模式之下，各个政务部门其实都没有参与其中，电子文件中心与其他所有的政务部门都是独立的，这就使得电子文件中心的责任变得更大，不过这同时也给电子文件中心带来了更多的自主服务权力，其可以根据外部的需求，进行自身的服务改进、定制，从而进一步提高档案服务的质量和有效性[4]。另一方面，电子文件中心具有集成化、综合化属性，在标准规范和信息技术应用的基础上，电子文件中心有利于扩大跨政务部门档案信息资源利用的内容与范围。

3 结语

在当前的电子政务环境下，通过实现档案资源的共享与整合，一方面可以降低各政务部门的档案管理工作压力，另一方面还能实现对档案资源的更高效、更有价值利用，进一步提高政务工作的效率和质量。为此，我们在实际的工作当中，应当加强相关的研究、探讨与实践，不断深入推进档案资源共享与整合的建设。

参考文献

[1]安仙丽.基于网络背景下的档案信息资源整合与开发利用[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017，（06）：115-116.

[2]徐郁萍.浅析大数据时代档案数据信息资源整合与共享[J].办公室业务，2017，（08）：79-80.

[3]任延玲.档案信息资源共享类型、方法、路径及保障研究[J].兰台内外，2017，（01）：29-30.

[4]孫杰，吴晓文.信息化手段下海洋档案信息资源的整合与共享[J].档案与建设，2016，（07）：22-24.endprint