如何做好档案的管理和鉴定工作

杨菲菲

档案是在社会实践活动中形成的重要信息资源，其对于社会的发展具有非常重要的意义，具有不可替代性，是推动社会发展和进步的重要源泉，所以需要做好档案的管理和鉴定工作，有效的发挥出档案的重要作用，使其更好的为当前社会和经济发展提供优质的服务。

1 抓好档案整理基础

档案整理工作包括的内容较多，不仅包括文件的归卷、调整、组卷、排列等工作，还需要负责编制目录、编写档号等工作，这些工作通常情况下都是由机关文件处理部门及档案室共同来完成，档案室在接收到一些较为零散的文件时，则需要对其进行全过程的整理。

在档案管理工作中，相对于其他环节来讲，档案整理工作具有相对独立性。我们对档案进行保存的最终目的就是实现档案的有效利用，这就需要在日常工作中需要对来源复杂、形式多样、规格不一及较为零散的资料进行重新整理，确保其编排有序，具有较好的完整性和系统性，方便查找和利用。如果不经过档案整理的档案信息，由于其杂乱无章节，缺乏连续性，无法将其价值有效的反映出来，不仅无法对其进行保额，而且也无法进行有效的利用。通过对档案进行有效的整理，可以对档案收集工作的质量进一步了解，有利于更好的促进档案收集工作，同时档案整理工作的进行，还能够更好的提高档案管理部门管理水平及社会服务能力的提升，有利于更好的发挥档案的服务功能。

2 注重档案整理的系统性和完整性

在档案整理工作中，需要将有保存价值的档案资料集中起来，从而为档案信息资源的进一步开发利用奠定良好的基础。只有高质量、完整、齐全的档案资料，才能更好的推动档案各项工作的顺利开展，更好的提升档案服务的水平。在档案整理工作中，还需要对档案进行正确的分类，根据档案的数量、内容及实际工作需要来对档案进行合理分类，这是确保档案资源利用率得以提升的重要保障。同时在档案管理工作中对全宗的区分也是十分重要的一个环节。全宗作为档案的基本组成单位，其具有较好的整体性特征。需要档案管理人员要档案工作中要准确的对档案的所属全宗地蚝判定，从而有效的解决档案的归属问题。

档案管理人员要对档案所属全宗进行判定时，需要掌握以下几个方面：

首先，从文件、发文和收文等方面着手，查形成者，立档单位的内部文件及发文的存本和原稿之上均有本单位的名称，只要明确了这两种类型文件的作者，就可判定所属的全宗也就是它们的作者是档案的形成者。

其次，在特殊情况下，如文件上没有标明作者或其受理者的名称，则应对原有文件内容和形式特征，进行细致的分析和考证。如文件上保留的各种原始标记，包括有关人员的签字和标准，归档章和其日期等，均可作为判定档案所属全宗的依据。

第三，档案管理业务信息化的主要手段。伴随着如今社会、经济的进步，要在大数据条件下做好档案的管理业务，就应当全面发挥有关机构，档案管理部门的积极功能，转变以前条块的管理型模式，全面考虑新型管理的模式，通过大数据优势与综合的信息化条件，激发档案管理者的主动性，增加档案管理的业务效率，使得档案管理业务得到迅速的发展。

第四，档案管理业务适应时代要求的基本途径

如今，科技的发展突飞猛进，随着IT技术的进步，档案管理当中有关硬、软件也在逐日提升，并且逐步实现了以IT应用为核心的基本模式。然而，從近几年的应用状况来说，档案管理的相关机构，因为在财力、物力与人力等领域的投人缺乏，技术的水平还出现一定的缺陷，管理人员关注程度较低，造成档案管理环节中信息化的深人度缺乏，档案的现代化管理程度较浅。因而，面临新的局势，大数据阶段的到来，档案的管理应当逐步提高紧迫性，增加管理的信息化水平，以符合时代的发展趋势。

最后，由几个立档单位共同办理的文件，判定这类文件的归属，主要看其最后的承办单位，一般应将其归人最后的承办机关单位的档案全宗。总之，在判断档案文件的所属全宗，一定要认真细致，不可粗心。

3 强化档案人员的业务学习

近年来，在社会快速发展过程中，无论是档案的规模还是数量都取得了较快的增长，每时每该都有大量的档案产生，这些日益庞大的档案给档案鉴定工作提出了更高的要求。需要通过档案鉴定工作对档案的价值进行判定，从而将有价值的档案进行保管，对没有价值的档案进行及时销毁，从而减轻档案管理的压力，降低档案库存的负担。由于档案具有非常重要的作用，一旦鉴定错误可能带来无法估量的损失，所以需要档案人员要不断的强化自身的业务能力，通过不断学习来提高对档案的鉴别能力，确保鉴定工作的质量。

4 逐步实现档案鉴定理论与实践的统一

档案鉴定是档案管理的一个关键环节，它关系到档案的销毁馆藏的优化以及档案质量与档案效益的发挥。档案鉴定包括鉴定档案保存价值，鉴定档案的真伪。在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作属于档案的保存价值，也就是对档案保存价值的大小进行鉴定，来确定档案的存放时间，一般来说，大部分档案保存部门都注重档案的“存”而对于“毁”往往是不为的，这就有一个鉴定档案的关键。档案保存价值鉴定工作难度较大，人们一般不便轻易销毁，这样长期以来就会形成大部分无用档长期存在，如果对档案的价值判断不准确，轻视档案的存在，错误的销毁了有用之档，将难以挽救，因此，档案销毁是一个薄弱坏节，开展这项工作要慎重而认真。

在当前社会快速发展过程中，档案发挥着越来越重视的作用，为了更好的衡量档案质量，则需要档案人员定期要对档案的价值进行鉴定。档案鉴定工作具有严肃性和认真性，对鉴定人员专业知识和业务水平具有较高的要求。在档案鉴定过程中，鉴定人员要避免主观性和随意性行为，在鉴定工作中需要对鉴定的方法进行有效的掌握，需要在鉴定工作中着重对文件的内容、来源、时间、形式、全宗及全宗群内的完整度进行分析，同时还要考试档案利用者的需求，从而来对档案的价值进行准确鉴定。

5 结束语

总之，档案的整理及档案的鉴定工作是档案管理工作的基本环节，是档案的重要内容，也是档案事业的基础来源，做好档案的整理和鉴定工作，是确保档案事业健康、持续发展的关键所在。endprint