对新时期企业人事档案管理的深化探索

李佩霖

摘 要：对于企业而言，人事档案管理工作的有效性是企业合理开展社保工作的基础，也是企业顺畅运营与管理的重要前提，因此本文以国有企业的普遍情况为案例，谨就现阶段企业人事档案管理工作中浮现的问题进行阐述，探究并摸索新时期企业人事档案管理的优化策略与方法。

关键词：新时期；企业人事档案管理；多头管理

随着我国的不断发展与进步，逐渐建立起现代化的企业制度，为我国的经济发展做出了巨大的贡献。而在现代企业的运营与管理过程中，人事档案的管理工作是其中的重要组成部分。然而现阶段，我国的企业人事档案管理工作中存在多头管理与档案收纳内容不合理的情况，对人事档案管理工作的整体性与有效性造成严重影响，需要采取有效措施加以调整。

1 新时期企业人事档案管理中的现有问题

（一）多头管理对于管理整体性的影响

现阶段，许多企业在人事档案管理工作中，存在组织、人事、人力资源与办公室等多头管理现象，而这主要是由于新时期企业人才流动与岗位轮换过于频繁，兼之企业人事档案管理工作的滞后性所决定的。多头管理现象的存在会影响人事档案管理的有效性，也很容易产生人才流动而档案未能及时进行转移的情况，对于人事档案的完整性产生不利影响。另外，企业的变动也会导致人事档案管理出现问题，以国有企业为例，许多国企经历了改制、合并等巨大变动，在这个过程中，相关行政部门与人才服务中心，同样会参与到企业的人事档案管理工作当中，多头管理的情况十分严重。同时，企业变动也会容易导致员工档案的流失与散佚，导致人事档案的完整性受到影响。

（二）檔案的收纳内容缺少合理性

我国的国有企业员工与领导层的人事档案管理相类似，都包括众多的门类与内容，更加侧重于记录员工的学历信息、过往经历、工作经验与政治信息，而这一类档案内容对于国有企业而言并不具备足够的利用价值，而这主要是由于国有企业组织架构而导致的。在企业中，多数员工主要从事一线的生产、制备、开发、销售与服务工作，因而企业的发展与核心竞争力的提升，最为需要的是员工的创新能力与业绩水平，对于员工的学历与过往的需要较少，也并不需要了解员工的政治面貌等情况，因此当前就国有企业而言存在人事档案信息繁琐、档案管理不够简练等情况。

（三）人事档案意识的严重缺乏

人事档案包含了一个人一生所经历的所有学习和工作历程，以及在各个领域取得的成绩，对于个人而言非常重要。但在企业中，职工往往不太重视个人资料的填写，重要信息不准确、不完整，甚至由他人代写的情况也很常见。同时，作为企业来讲，更愿意把人力、财力、物力放在产品和市场上，忽视个人档案的整理和完善工作。企业档案制度的健全和完善会推动企业经营更好地发展。

2 新时期企业人事档案管理的策略探索

（一）对人事档案管理制度加以优化

新时期企业的人事档案管理工作，应当确保管理机制的规范性，针对现有的多头管理情况，依据企业发展的实际情况，切实发挥出党的领导作用，并在党组织的领导下，对人力资源管理责任与义务进行统一，对人事档案制定层级管理机制。就管理方式上，国有企业的人事档案管理工作应当着重满足现代化人事档案管理共工作的需要，将人事档案管理与企业招聘、岗位轮换、专业培训、薪酬福利与绩效考核等工作相结合。另外，就人事档案管理的范围而言，企业应当确认档案管理的整体性，树立统一管理的理念，建立包括临时工与劳务派遣员工的人事档案[1]。

对于企业人事档案管理制度进行规范化探索，需要对人事档案管理制度的建设加以优化，可以通过以下方法：其一，建立起人事档案内容归集制度，要求对于人事档案的收集与归纳要在第一时间进行，主动对各部门所产生的人事档案内容进行收集与归档；其二，确保人事档案鉴别的有效性，严谨细致地开展人事档案归档内容的鉴别工作，对人事档案中的内容进行合理取舍；其三，对日常的档案调取制度加以完善，严格遵循相关企业的相关规定，对人事档案进行调取时要注意保证档案的安全性与完整性；其四，对于人事档案的转移制度加以完善。对于某些已经离职或劳动合同解除的员工来说，其人事档案向新的企业或人力资源共享服务中心进行转移的过程中，需要确保档案的规范性、完整性与及时性，避免员工与档案相分离的情况。

（二）对人事档案收纳内容进行分类管理

存在人事档案管理问题的企业通常具备较大的规模，企业内部工种众多，员工类型复杂，可能包括正式员工、临时工与劳务派遣员工等，也包括决策层、管理层与一线业务员工。企业的人事档案管理工作需要满足企业人力资源管理的需要，并主动维护员工的合法权益，因而需要对人事档案进行分类的收纳与管理。以国有企业为例，在人事档案管理过程中，需要严格遵循相关法律法规与规章制度的规定，针对正式员工建立包括员工基本档案、劳务合同、薪酬档案、绩效档案、诚信档案与政治面貌等相关内容的人事档案管理制度；对临时员工与劳务派遣员工建立包括基本档案、合同档案、绩效档案与社会保障缴纳档案等内容的简易人事档案。另外，人事档案的管理还应当以不同单位、科室与部门为单位，进行分别管理。

（三）运用先进的管理手段提高信息整合效率

新时期企业的人事档案管理工作，还需要充分运用现代化的信息技术与计算机应用技术，实现档案管理的信息化建设，由传统的单一人力管理模式，转变为人力管理与信息管理合一的管理模式。传统的人力管理手段，通常以纸质为档案内容载体，档案的归纳与保存都需要投入一定的空间成本、时间成本与人力成本，而现代化的人事档案管理信息化建设，则以信息手段实现人事档案内容的信息化与数字化转换，大大节省了档案归档与管理、保存、调取的时间与资源消耗。另外，实现人力与信息管理相结合的管理模式，能够为人事档案管理提供更加丰富的管理手段与管理模式，提高档案管理效率，提高档案调取的控制效果，减少管理成本的投入。因此，新时期企业人事档案管理工作的优化发展，应当充分运用信息化的管理手段，运用档案管理信息系统，企业可以通过自我构建或对外合作的方式，建立全类型的档案数字化管理系统，可以与档案管理系统的开发企业达成合作，并确保管理系统功能模块的合理性。例如，企业人事档案管理系统需要具备多模式归档文件整理、多全宗管理模式、跨库检索查询等功能模块，应当具备数据采集与加工、数据存储与管理、数据查询利用与系统维护等功能。

（四）提高人事档案管理人员的专业素养

提高企业人事档案管理的水平与质量，还应当着重提升人事档案管理人员的专业水平。新时期的人事档案管理需要更多地使用信息化与数据化手段，因而对管理人员的技术应用能力与水平要求较高，因此，企业应当重点吸纳具有高水平与高素质的人事档案管理人才，并对现有的人事档案管理人员进行专业培训工作，需要企业充分意识到人事档案管理的重要性，着重提高员工的档案内容分类；档案收集、鉴别与归档；档案整理、保存与保护与档案转递工作的专业素养，并提高人事档案管理人员的系统操作能力[2]。

3 结语

针对我国企业人事档案管理工作的现有问题，需要企业首先以制度的形式来对多头管理问题加以解决，通过保障制度的规范性来维护档案管理工作的规范性，继而再次基础上对人事档案收纳内容进行有效的分类管理，通过先进的信息化手段构建档案信息管理系统，并着重提高人事档案管理人员的专业素养与管理水平。

参考文献

[1]曹勇.人事档案管理发展方向的探索[J].散文百家：下，2014（7）：102-102.

[2]李昭娴.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].卷宗，2016，6（3）.endprint