从档案文化视觉谈航天企业档案工作创新

◎北京海鹰科技情报研究所 于伟佳 黄韵洁

从档案文化视觉谈航天企业档案工作创新

◎北京海鹰科技情报研究所 于伟佳 黄韵洁

档案文化是以档案为核心而形成的一种文化，是人类进行档案工作中产生的观念，并在这种观念指导下形成的有关档案和档案工作的行为方式和物化成果的总和。

档案文化价值是文件形成、收集、整理、归档、保存、鉴定等过程中文件产生者和档案管理者付出劳动的总和。从资源的角度讲，档案文化价值表现在3个方面：一是档案文化具有储存、继承和传播文化等功能，是一种文化资源；二是档案记载并传递信息，此过程中形成的档案文化也是信息的一种形式，因此档案文化是一种信息资源；三是档案是知识的载体，档案文化对知识的继承和延伸起着承上启下的作用，是一种知识资源。

档案文化价值是主体与客体相互作用的体现。主体即人，客体即档案资源、社会组织及环境因素。档案文化的价值通过人借助一定的方法或技术途径，对档案资源进行有效的收集、保管和开发利用得以实现。同时，人在进行档案工作时，需要树立档案工作的价值观，以激发档案工作的积极性、主动性和创造力，档案文化的价值体现在为档案工作实践提供引导方向和精神动力。

一、档案文化建设的意义

1．档案文化建设是企业文化建设的基础

航天企业是国家高新技术和科研力量的集中地，航天企业档案记录了科研生产工作过程中的宝贵信息，是航天企业乃至国家的宝贵财富。航天档案文化是航天企业文化建设的基础，是保障航天企业长远发展的“软实力”。

2．档案文化建设与档案工作相互促进

档案文化的发达程度与档案工作水平的高低成正比，档案工作也为档案文化的发展创造了条件。一方面，提高航天企业的档案工作水平和创新能力，能够推动档案文化价值的挖掘，促进企业档案文化建设程度的提升；另一方面，档案文化的积累和发展影响档案工作者的工作意识和行为习惯，以文化为先导形成文化凝聚力渗透到文化的主体中，为航天档案工作的创新发展保驾护航。

二、档案工作创新的措施

1．培养档案文化自觉

档案文化自觉的定义为：“社会公众及档案职业群体对档案和档案工作文化属性的全面了解和理性认识，并且在了解档案文化的基础上转化成为档案文化创新建设的能力”。档案文化自觉包括档案文化意识自觉和实践自觉，是引导企业员工自发、主动、有创造性地进行档案工作的前提。航天企业的档案部门是企业档案文化资源开发利用的主体。因此，应以档案部门为中心，加强对员工档案文化自觉的培养，拓宽员工的档案文化视野。通过构建学习型组织方式，吸纳企业各部门人员参与，形成知识交流和共享的文化氛围，提升员工的档案文化价值观。另外，应加强对档案人员的培训，培养复合型人才，使员工及时掌握档案专业的前沿理论和信息化技能，促进员工主动总结和思考自身工作，提高解决问题的能力，积极融入档案文化建设氛围。

2．档案资源的开发和利用

航天企业档案文化的建设，重点在于对档案文化价值的挖掘。档案文化的价值挖掘需要通过对档案资源进行有效的开发利用得以体现。因此，应该注重进行档案资源开发利用的途径，从企业层面建立档案资源开发利用的战略计划，形成自上而下的规划体系，具体措施包括：

一是促进档案资源的数字化。档案资源的数字化是档案信息化的基础和前提。对于航天企业，一方面应加快推进传统纸质档案的数字化进程，配备相应人员和专业扫描仪等设备，运用质量管理体系原则，提高纸质档案数字化的质量和效率；另一方面，加强档案收集的前端控制，建立业务系统与数字档案馆的数据传送接口，实现各业务系统中电子文件的自动在线归档及“增量电子化”。

二是推进数字档案馆建设。数字化技术在航天企业信息化建设中的应用日益深入，大量电子文件随之产生并被分散于各个专业系统中，缺乏对资源进行集中管理和利用。为此，航天企业应当制定数字档案馆建设规划，并组织实施数字档案馆建设工作，实现数字档案资源的集中管理、存储、资源开发和网络利用。通过数字档案馆建设，一方面实现数字档案信息的日常管理和数字档案网络利用，另一方面实现与各类业务信息系统集成，并将游离于业务系统之外的电子文件也纳入数字档案馆的管控之中，完成电子文件的前端控制、信息集成和文档一体化管理，消除业务系统之间的“信息孤岛”，解决电子文件前端控制不严造成的档案资源流失现象，为进行深入的档案资源开发提供资源和平台保障。

三是加强档案知识服务建设。当今已进入大数据时代，海量电子文件的产生使得科研人员对电子档案的利用需求不再局限于文件本身，还希望获取文件资源背后的知识；档案部门的作用也不仅局限于对档案进行集中管理和提供查询利用，还应扩展为对档案资源进行挖掘、分析、提炼，提供档案知识服务。

在此形势下，运用知识服务引擎等新技术构建档案资源的知识服务和推送平台，从而实现对海量档案资源中宝贵知识财富的迅速挖掘、提炼、检索和利用，也由此实现档案工作从实体管理向知识管理的提升。具体实现方式有：第一，对馆藏档案资源进行分析，提供具有专题特色的档案信息服务，并在符合安全保密要求的条件下与图书、情报专业整合，在用户权限范围内进行资源共享；第二，可通过调查问卷或分析数字档案馆中用户利用档案的频率等信息，获得用户的利用需求，在此基础上进行资源挖掘，不断提高知识服务的效果。在知识服务的基础上，还可以结合企业管理运作机制有效整合档案知识，为企业领导层推送相关决策支持信息；第三，建立全文档案资源库，开发档案在线编研功能，打造档案文化产品。

3．多样化的宣传方式

档案宣传是促进航天工作者了解档案、提高档案和档案文化意识的重要窗口。因此，需要加大档案宣传力度和采取多样化的宣传手段。第一，统筹规划档案宣传工作，明确档案宣传目标，制定航天企业档案年度宣传工作计划，并建立相应的考核制度；第二，将航天企业档案文化建设与企业文化特征相结合，从工作实际出发建设符合企业特点的档案文化；通过企业文化宣传带动档案文化观念传播，使企业员工在工作中认识档案文化，参与档案文化建设，树立档案文化价值观，从而提高档案意识，促进其工作才能的发挥；第三，加强对档案工作人员宣传工作能力方面的培训，通过组织开展专题讲座、论坛、经验交流会等方式，使档案工作人员提高档案宣传意识，掌握档案宣传的技能和方法；第四，面向全体员工加大《档案法》的宣传力度，借助档案宣传周等活动定期进行档案宣传；第五，通过档案咨询服务，提高企业员工对档案的认识，理解档案工作不仅是档案管理者的职责，更是一项需要人人参与的工作。

4．加强企业档案管理模式创新

航天企业档案的管理模式创新可以通过逐步实现档案的知识服务，由以实体为中心的档案管理方式向以利用者为中心的方式转变来实现。传统的档案实体管理模式重保管、轻利用，不能真正满足用户的需求、充分发挥档案的价值。而知识服务是将服务着眼点从信息转化为知识，而不是仅仅根据利用者提供的线索来提供信息，是借助于人的创造性的智力活动。知识服务是档案管理从实体管理模式走向知识管理模式的关键，为实现知识服务的目标，可考虑将档案知识管理纳入企业的知识资源规划体系建设中，把档案管理人员从保管者转变为专业型的知识服务提供者，全面梳理档案固有的可利用信息，对这些信息进行科学有效地开发，制作出满足工作需求的深层次档案信息产品，以充分发挥档案作为知识积淀的珍贵资源作用，从而实现档案知识的最大经济和社会效益。

5．完善档案管理制度

档案部门制定规章制度的创新思路可借鉴国外先进经验，在“落地”实现时要符合自身档案工作实际，结合时代特色和档案信息化水平的发展及时调整和细化相关条例，对档案管理的各个环节进行控制。具体包括建立统一的电子文件收集、整理、归档过程的管理规定，保证归档资源的完整性和有效性；建立完善的档案安全保密管理制度，保证档案资源的存储安全和利用安全；在档案部门职能方面，完善其具有文化服务的职能和参与企业文化建设职责的相关规定，将档案部门定位为企业的文档控制中心、知识服务中心和企业文化宣传的窗口。▲